在软件视频会议系统应用中，用户还需配置相应外设，例如：视频摄像机、投影机或者LCD等显示设备、麦克风和扩声设备。清晰、自然的音视频交流是软件视频会议系统是否成功实施的首要因素。
设备上
对于不同的企业来说，究竟如何选择合适自己的视频会议音视频设备呢？
个人型视频会议
一般是指私人配置的视频会议，适用于3-5的小型团体会议，移动便携性强，使用个人电脑与笔记本就能参加视频会议。音视频设备配置上，使用笔记本自带设备或者便捷的usb音视频设备。
中小型视频会议
中小型视频会议适合人员不多。五十人之内就可以了。音视频输出效果方面要求比较低。音频方面配置1-2个定向的麦克风加上源音箱即可，或者直接采用便携式扬声器也能满足相关方面的需求。
视频输入设备可配置云台摄像机，视频输出设备方面可以配置一台液晶电视或者投影仪、大尺寸的显示器等离子显示器等，布局方面要采用反光白色和黑色。会议室音响效果要采用隔音设备。做好防止共振、回声现象。
大型视频会议
大型会议室的解决方案一般参会人员在六十人以内，配置方面音视频输出效果要求比较高。除配置视频会议系统以外，一般还要装会议音响系统，多个麦克系统，显示系统等等。
大型视频会议方案音视频输入输出方面要配备多路专业的麦克风以及功能扩声器音响。视频采集方面可以采用高清采集卡及云台摄像机，视频输出方面需要采用大一点显示屏，这样才能有更直观的视频效果。墙壁需要是粉白色的，要做好颜色协调的吸顶灯，音响也要采用隔音装置，防止共振、回声现象。
软件上
相较于硬件视频会议首先是基于硬件设备，移动起来非常的不方便；软件视频会议可以随时随地使用，甚至通过3G无线网络，用户只要有一台笔记本、一副耳麦、一个摄像头即召开视频会议。
那么，远程视频会议软件怎么选择？
远程视频会议软件在选择上有很多种类，企业在选择的时候要根据情况来做决定。
一、系统稳定、安全、可靠
视频系统是一个实时性很强的系统，同时传播信息时又有很高的保密要求，所以在组织会议时，系统稳定、安全、可靠运行成为最基本的要求。
二、精良的产品品质
高清晰畅的音视频会议产品品质必须要高。
三、丰富的数据协作功能
视频会议在音视频沟通之外应该拥有较强的数据交互能力，能够实现桌面共享、文档共享、网页协同浏览、程序共享、电子白板、文件传输、文字聊天等多种数据功能。
四、网络适应能力
远程视频会议系统是针对远距离空间的需求而设计的，所以数据通信的条件，就决定了视频系统工作的好坏。要求语音音质优良，音频绝对连续，图像清晰，无马赛克和异常现象。
五、兼容性
视频会议系统需要有良好的兼容性，除对自身版本升级有兼容性和周密性外，还需要与其它品牌产品的音视频信号的互联互通的能力。
六、完美会议管理功能
视频会议系统是一个共享平台，它必须是做到能让用户几分钟就能上手的会议工具，而不只是给专业技术人员使用的系统，所以系统简单易用才是产品的发展方向。
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