虚拟办公室10大误区

文/Mark A.R. Mitchell　　在追逐成功的道路上，小企业要面对很多挑战，那些采用虚拟办公室的企业面临的困境更大。为什么要犯下那些明明可以避免的错误呢？在虚拟办公或
移动办公中存在10大误区，要小心避免：　　1.数据备份失败：要想毁掉一家企业，这是最灵验的办法。就像不管我多少次提醒别人要备份文件，结果还是都一样——大部分人就是不见棺材不落泪。不过如果你是通过移动办公设备工作，或自己在家干活，一旦数据有什么闪失，你的所有辛苦就全都付之流水了。　　解决办法：用外置硬盘或某种网络存储服务每天备份数据。　　2.在网络连接上省钱：连接团队和客户的通讯线路就是你的生命线。你在这里省一分钱，就是省掉了一分成功的可能。　　解决办法：选择你承担得起的最快的宽带连接，不要差太远。　　3.工作习惯马马虎虎：别把虚拟办公室不当办公室，即使你穿着睡衣办公。　　解决办法：保持精力集中，记住你在做什么，效果会很好。如果你忘记了这点，其他人也会被传染。　　4.不接触外界:没有货真价实的办公室不意味着你需要放弃与顾客和同事之间的传统联系方式，即便做不到经常，偶尔也可以。　　解决办法：找时间与其他人近距离沟通是很重要的，这不仅能了解客户的近期情况，还可以避免陷入混乱。如果你平时不在公司办公，也需要偶尔将母舰靠岸。这能帮你回忆起为什么要选择这条路。如果你平时在家办公，也该经常出去走走，参加行业会议或客户会议。你需要想办法维持创意，而保持和其他人的互动是非常有效的办法。　　5.工作前不做IT计划：在虚拟办公室，很多人会自己决定想要使用哪种信息技术。有些人迷恋苹果机，有些爱用台式机。有些喜欢黑莓手机，有些则拥护Palm Pre或iPhone。不过所有这些偏爱最后可能会造成IT大混乱。　　解决办法：如果你是老板，你需要制定一套IT计划。用一堆很难对接的技术来组建虚拟办公室，只会浪费你去干正事的宝贵时间。所以要订好标准和目标，而且很清楚自己为什么选择这些。　　6.想要完全控制虚拟员工: 虚拟办公室的一个优点是有弹性，最怕弹性过大就变成了松懈。如果你想完全控制员工的时间，那是自讨苦吃。　　解决办法：在移动或虚拟环境，你根本不可能监控每个人每分每秒在做什么，所以何必浪费时间呢？熟练的虚拟员工与不成熟的打混族不同，他们会集中精神完成工作。他们可能会骑上一天山地自行车，然后晚上10点开始工作，但一定会按时完成。如果你希望他们出席会议或随时待命，要确定事先通知他们，但别期望他们会按照上班时间老老实实坐在桌前。　　7.放弃管理虚拟员工：虽然什么都想管是个问题，但完全不管也不行。如果你没有清楚地定下期望值，或根本没有期望值，你以及每个为你工作的人最终都难逃失望这一必然的结局。　　解决办法：留意为虚拟员工设定的目标、成果和时限。鼓励他们在出现困难的时候立刻寻求帮助，否则就放手让他们自己去完成你给他们的工作。他们会用最适合自己的方式，在你要求的时间内做完。　　8.无法评测员工表现：你必须了解手下的虚拟员工能否在一个只有少数办法、甚至没有办法能证明他们在办公室上班的环境里好好工作。雇人的时候怎么了解这点呢？　　解决办法：过去的虚拟工作记录会很有帮助，如果没有记录，你就必须靠自己的眼睛去看清人，准备些类似这样的问题，“为什么你想在这样的非传统环境下工作？”或者“你如何组织工作生活？”或者“当你在工作时如何处理家里的需求？”如果你不仔细考察未来员工的勤奋程度，一段时间后就会为你和你的企业带来更多麻烦。　　9.忘记自己的界限：传统办公室仍然是界限分明的空间，哪怕配有游戏机和桌球台等休闲设施。你每天离开家去那里工作，但如果你在家里工作，这种界限就可能像其他东西一样，变成了虚拟的。　　解决办法：你应该想办法在工作和家庭生活之间划出一条健康的界限。如果不这样，两者可能都做不好。准备一个专门的房间，每天工作完毕只要合上一扇门就可以将一切隔在身后，这是非常好的办法。　　10.无法体会虚拟办公室的乐趣：虚拟或移动办公室可以成为你一直梦寐以求的经营工具，不要错失享受它的乐趣。　　解决办法：你拥有一个独一无二的机会，可以自己选择要用什么工具和技术来工作，按照自己的心意打造工作环境，并拥有完全的控制权。如果你不利用好这个机会为自己、员工、客户建立起一个最合适的工作空间，你就完全错过了虚拟工作室的最大意义。 （译/金笙）