《Excel 职场手册：260招菜鸟变达人》一第 16 招　利用数据验证防止重复录入相同的内容

第一篇 数据操作与处理 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人本篇讲解单元格数据录入与编辑以及整理.查找与替换.行与列.工作表和文件等方面的操作技巧,主要内容包含快捷键的功能介绍.特殊数据的录入技巧.查找替换.条件格式.数据有效性定义.自定义单元格.合并单元格取消后快速输入空白区域.文本与数字格式的相互转换.工作表以及工作表标签的显示与隐藏.工作表和工作簿的保护.Excel文件减肥瘦身秘诀.Excel文件打印技巧等.

前 言 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人 2015年4月,我人生中的第一本书<Excel高手捷径:一招鲜,吃遍天>出版了.出版后的第一个月在当当网计算机新书热榜排名第一,这让我感到很意外.出书后向我请教问题的人更多了,不仅仅是腾讯内部的同事,还有公司外面的粉丝.在帮助大家解决问题的过程中,我钻研了更多的技巧,更加深刻地体会到Excel的博大精深.我特别想把这些技巧分享给大家,因此,两年后我准备再版.在此特别感谢腾讯公司以及老东家江西移动的领导和同事们对我的大力支持,感谢我的亲朋好友以及

第1章 单元格数据录入与编辑 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人本章介绍单元格数据录入与编辑技巧,主要内容包含快捷键(组合键).特殊数据的录入技巧.数据验证.快速填充.合并单元格取消后快速输入空白区域等.

第 13 招 利用数据验证给单元格添加注释,不用批注 在Excel中需要添加注释的时候,你可能毫不犹豫选择插入批注.但批注插入多了,有点眼花缭乱的感觉,而且不能批量插入.想给单元格加个注释怎么办?选取单元格,单击菜单数据→数据验证→输入信息→输入要注释的文字,如图1-1-44所示. 添加后的效果如图1-1-45所示. 如果有一列数据,需要提醒输入者不能输入大于100的数字,每个单元格插入批注是不现实的,用添加提示的方法则可以完美解决,如图1-1-46所示. 添加后的效果如图1-1-47所示.

第 11 招 为单元格设置数据录入的范围--数据验证 数据有效性在Excel 2013和2016版本菜单都为"数据验证",是为特定单元格定义可以接受信息的范围的工具,这些信息可以是数值.序列.时间日期.文本等,也可以自定义.当输入单元格的信息不在可接受范围内,屏幕上就会出现出错信息提示的对话框,而其中的出错信息也是由自己来定义的.例如,用序列来定义单元格,打开菜单数据→数据验证,设置验证条件和输入信息.出错警告. 例如:对性别设置序列如图1-1-34所示. 单元格下拉框就可以选择序列男

第 14 招 利用数据验证记录数据录入时间 如果需要记录数据录入时间,借助函数NOW和数据验证可以实现,比如,要记录每张申请单扫描时间,在D2单元格输入公式=NOW(),并将单元格格式自定义为yyyy-m-d h:mm:ss,在B列需要数据验证的单元格区域单击菜单数据→数据验证,数据来源处引用D2单元格内容.这样单击下拉框就可以记录申请单扫描时间,如图1-1-48所示.

第 15 招 利用数据验证限制单元格数据类型 如果需要限制单元格只能输入文本,不能输入数字,借助函数ISTEXT,该函数功能是检测单元格内容是否为文本,如果是文本则返回TRUE,否则返回FALSE.如果要限制单元格只能输入数字,不能输入文本,借助函数ISNUMBER,该函数功能是检测单元格内容是否为数值,如图1-1-49所示.

第 1 招 快捷键的妙用(基于Windows操作系统) Excel中常用的快捷键以及功能汇总参见附录2,下面我们重点介绍几个快捷键在日常工作中的应用.需要说明的是,下面介绍的这些快捷键基于Windows操作系统,如果是Mac,快捷键不一样. 1．单元格内强制换行--Alt + Enter 比如,日常工作中需要在一个单元格写工作总结,分几行展示,在需要分行的地方按组合键[Alt + Enter],就可以实现单元格内换行,如图1-1-1所示. 也许你通过鼠标右键设置单元格格式,把"自动换行"

第 17 招 避免数据重复录入 在数据录入的时候为了避免数据重复录入,让Excel给出提示,设置条件格式如下,如果重复录入,字体颜色就变红,如图1-1-52所示.