Windows Vista 可以提高常见 PC 活动的效率，例如创建文档、与同事和合作伙伴协作、管理电子邮件和浏览 Web。在管理文档、电子邮件、照片和音乐等信息时，Windows Vista 远胜于简单的桌面搜索，提供强大、灵活的方式来可视化和组织 PC 上的信息。此外，共享文件更加简单，浏览 Web 和收发电子邮件更加安全。
搜索
Windows Vista 使用索引技术和搜索算法提供快速、可伸缩的桌面搜索，不仅针对本地搜索进行优化，而且针对分布式数据方案进行优化，例如即时搜索另一台 Vista PC 或 Longhorn 服务器。使用 Windows Vista 集成的桌面搜索工具，可以按照名称、元数据标签，或者文件或电子邮件中任何单词立即查找文件。使用嵌入式“快速搜索”框，只需要键入要启动的应用程序的名称中的几个字母，然后按 Enter 键，Windows Vista 即会启动该应用程序。搜索还可以通过几种强大的方式进行筛选，可以保存搜索以便再次使用。
重定向文件夹/脱机文件夹
关注最终用户数据的安全性的企业会将您的文件夹（例如“我的文档”）重定向或“漫游”到服务器上。为了保证工作效率，应启用客户端缓存，使数据在您脱机或未连接到服务器上时仍可以使用。所有重定向和脱机的内容由 Windows Vista PC 编制索引，因此，所有 Windows Vista 搜索、可视化和组织功能应重新应用于该内容。
Windows Vista 计算机到 Windows Vista 计算机
默认情况下，搜索功能只搜索本地计算机，但是可以通过分布式搜索，即时搜索域中或家庭网络中另一台 Windows Vista 计算机上的公共文件夹。使用分布式搜索，目标 Windows Vista 计算机可以快速提供搜索结果。
桌面可视化和组织
尽管桌面搜索是有效管理信息必需的工具，但是它不能满足所有信息管理需要。Windows Vista 可以通过以前无法实现的方式查看和处理文件。
新的活动图标帮助您查看过去传统的系统图标，这样，您可以查看应用程序、文档、照片和视频以及基础数据的实时预览。Windows Vista 使您可以清晰地查看内容并直接转到所需的项目 — 从而为您和您的组织节省时间和提高工作效率。
属性、快速搜索框和增强的列标题
新的控件（例如“快速搜索”框和“增强的列标题”）使您很容易管理大量显示数据。可以在文件上添加或编辑文件属性或元数据（例如文档作者、歌曲演唱者或图片上的关键字），然后将其用于查找和组织 PC 上存储的内容。
Windows Vista 提取文件的物理位置，这样，您再也不必记住存储特定文件的位置，而只须了解文件大致的属性 — 实际上，只要您记住文件的任何情况，Windows Vista 就可以找到文件。
Windows Vista 提供许多方式来标记现有文件，包括导航窗格或预览窗格。导航窗格在一个控件上混合显示文件夹和虚拟文件夹。可以选择多个项目并将这些项目拖动到导航窗格的任意虚拟文件夹中，即时使用给定属性标记这些文件，也可以选择一个或多个文件，然后在预览窗格中直接更改属性。还可以在保存文件时为某些文件添加元数据。
浏览器的“快速搜索”框和“列标题”控件可以帮助您有效地缩小所选数据的范围。使用“快速搜索”框，可以键入名称或任何显示属性的前几个字母，将快速对显示的文件进行筛选，只显示匹配的项目。通过新的“列标题”下拉菜单，可以只选择筛选要依据的值。
“列标题”还具有堆栈视图，通过更加动态的方式显示数据 — 该视图是当前显示的数据的视图，但是根据特定的列标题，按堆栈进行组织。
文件夹和虚拟文件夹
文件夹是 Windows Vista 中的存储模型的一个重要部分。在 Windows Vista 中，仍可以选择将内容保存在文件夹中，但是在查找文件和文件夹时，Windows Vista 通过启用“快速搜索”框和“列标题”等工具，可以更好地利用文件夹，这是一项非常有效的改进。
Windows Vista 引入一个新的组织概念，称为虚拟文件夹，虚拟文件夹只是一个保存的搜索，在打开文件夹时即时运行搜索。然后，只要单击此虚拟文件夹，Windows Vista 就会运行搜索，几乎立即提供结果。Windows Vista 将提供许多预先配置的标准虚拟文件夹，但是，您也可以自己创建虚拟文件夹。
共享
小型企业和家庭用户对在用户和计算机之间共享文件和文件夹非常迷惑。Windows Vista 消除了技术障碍，使您可以通过将共享数据与获取、创建和存储数据无缝地集成在一起，从而轻松地共享您的信息。特别是可以在 Windows Vista 中的任意位置，使用新的“共享向导”共享内容。更容易与同一个域中的同事共享文件和文件夹：在同一屏幕中，只需选择企业 Active Directory 服务器提供了凭据的一个或多个同事，然后设置对该内容的访问级别。