我们都知道，信息化项目需求若中间变更，那时很麻烦的一件事情。会增加许多额外的成本、会延长项目的周期、增加项目的风险等等。所以，在项目需求调研的时候，我们要尽我们的最大努力，把需求都一个个定义清楚，以
防止项目后期对项目进行比较大的更改。
所以，我们项目需求整理好之后，就有必要对用户提出的需求，跟员工进行一一的确认，看看他们的需求跟我们的认识是否一致。若不一致，要即时调整，再进行确认，直到我们跟用户之间达成统一的认识。
在书面确认时，最后不要忘了在需求确认书的末尾，签上自己的大名，并让用户签名。这主要是强调这需求调研的重要性，要让员工明白，这个需求一确认，就不能随意更改了。这可以加强他们的责任心，促进他们提出更好的提案。
第四步：跟同行沟通，看看有否一些新的创意。
人的认识难免有误区，有些点子，可能用户还想不到。但是，我们作为CIO，就一定要想法设法的去寻找一些共性的问题，以提高信息化项目的使用效果。这是我们CIO的职责，否则的话，要我们CIO有什么用呢?
我在企业中搞邮件系统项目的时候，就跟很多朋1150.html">友联系过，他们有的是企业已经上了邮件项目的，有的是给别的企业实施邮件项目的，总之，他们都有比较丰富的邮件">项目经验，他们给了我许多非常有用的建议。
如有位朋友跟我说，虽然企业内部邮件服务器，可能没有附件大小的限制，但是，外部邮件服务器，对这方面都会有比较严格的限制。为了使的内部邮箱发给外部邮箱的邮件，附件能够顺利带过去，还是需要设置一定的规则的。否则的话，邮件附件很可能在邮件的传递过程中，丢失。
如有位朋友跟我说，企业自己的邮件服务器，当用户把邮件拖拉到本机后，最好能够在邮箱服务器上仍然留有备份。而现在外部的服务器，利用客户端工具把邮件拉到本机文件夹后，要么直接删除了，要么用户可以自己设置是否在邮箱服务器上存有备份。但是，从用户维护的角度来看，最好邮件都能够集中在邮箱服务器上备份，除非用户直接删除邮件，则这些邮件内容都不会因为用户的拖拉而删除。
过来人的经验是要多听听得。我们要通过多种渠道，去获取跟我们实施的项目有关的需求。闭门造车，是很难有所成就。我们作为CIO，要充分利用自己的优势，去获取更多的项目需求信息。在获取项目需求的时候，我们不能一棵树上吊死，不能只依靠员工的力量;而是我们要通过多个渠道，去取得项目的需求，去寻找更多的可以改善信息化项目应用效果的需求。
第五步：对项目需求进行重要性排序。
项目的常规需求有了，用户的需求也收集上来了，还听取了一些同行的意见，接下去，就是要对现有的需求进行整理，并且按照重要性进行排序。
为什么要对需求的重要性进行排序呢?这是因为人无完人，物无完物。最完善的信息化管理软件，也有其不如人意的地方。邮件也一样。我们不能因为其满足了企业99%的需求，1%的需求没有满足就把他一脚踢开了。我们要考虑这个未能实现的需求对于企业管理的重要性，如果不重要的或者这个需求可有可无的，在没有其他更好选择的情况下，我们还是可以采用这个系统的。所以，邮件项目若能够实现企业的全部需求那是最好;若不幸，其不能满足企业全部需求，但是，其可以满足企业排在前面的80%的需求，那我们仍然可以考虑这个系统。
其次，这也是以后项目进行考核所必需的。大家想想，若实现一个关键性需求给软件加十分，而实现一个普通需求也给软件加十分，这种方式考核肯定是不科学的。要根据需求的重要性等因素，给项目来加分，而不只是按数量来取胜。
经过以上五个步骤后，我们作为项目经理，就了解这个邮件项目的需求，就可以在这个基础之上，作项目需求确认书了，就可以按照这个需求，一步步的开始实施信息化项目。等到这些需求一一实现的时候，就是项目成功之日。