批注是为文档某些内容添加的注释信息，包括文字批注或者声音批注。这里首先介绍一下文字批注的使用方法。
一、插入文字批注
可按以下步骤进行：
1.将光标定位到要插入批注的位置，也可以选定要进行批注的那部分内容(文本或图形等)。
2.执行“插入”→“批注”，一对方括号将包围选定内容，页面右侧显示一个“批注”框，两者以同色粗实线连接，同时将自动显示“审阅”工具栏。
注意：如果没有选中对象，只是将插入点定位到某一位置，Word将自动识别插入点两侧的内容，以文本为例，是词组则自动以词为批注对象，非词组则自动以右侧单字为批注对象，连续的字母或数字被视为一个整体批注对象。
3.在批注框中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。
4.当某处的批注输入完成以后，单击文档的任意位置，批注标记颜色变浅，批注框的指示线变为虚线，边框变为较细的实线。
注意：添加批注后，将“I”形光标移至正文中的某一批注对象上，将显示批注者姓名、批注日期和时间，在批注框前部，显示的是批注者的缩写。如果在下面的批注中需要使用另一个批注者姓名和缩写，可执行“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡，在“姓名”框和“缩写”框中分别输入新的名称，最后“确定”。在默认设置中，不同审阅者所作的批注将呈现不同的颜色。
二、查看与编辑文字批注
插入批注以后，可以使用“审阅”工具栏中的按钮对其进行操作：
打开“显示”下拉菜单，选中“批注”，就能看到文档中的所有批注。反之，可以暂时关闭文档中的批注。
打开“显示”→“审阅者”，在子菜单中清除其他审阅者的姓名，保留要查看的审阅者姓名，则文档只显示该审阅者所写的批注。
修改批注很简单，用鼠标在批注框内单击，即可在插入点位置修改批注内容了。
要删除某处批注，只要用鼠标右键单击此批注框，选择快捷菜单中的“删除批注”命令即可将其删除。
如果要删除文档中的所有批注，可单击“拒绝所有批注”按钮右侧的下拉按钮，在菜单中选择“删除文档中的所有批注”即可。
使用“审阅”工具栏还能完成关于批注的其他操作，如隐藏批注框(气球)、显示“审阅窗格”、一次性删除某一个审阅者的所有批注等等。单击“显示”菜单中的“选项”，在“修订”对话框可以进行批注格式与显示等方面的设定。
此外，在Tablet PC上，还可以使用墨迹，直接在屏幕上或用鼠标书写批注。
具体操作的动画演示过程如下：
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