过去几年涌现出了大批“颠覆性”的新型科技初创公司，它们扎堆进入市场，为小公司和大企业推出各种各样的软件即服务(SaaS)和应用软件解决方案。乍一看，这是个好消息。然而，“选择太多了”这个短语也许同样适用，甚至可能反而阻碍云服务的采用。
就文档管理系统(DMS)而言，集中是多年来的目标;然而，市面上出现了拥有广泛整合功能的新技术，比如SAP Modules和风头正劲的后起之秀Slack，这些新技术正在彻底改变集中这个想法。
如今，数据、文档和设备日益扩散开来，所以基于云的文档管理系统试图运用严格的规则和流程不再切合实际――毕竟，随风弯曲的树才屹立得最久。
未来会灵活多样
用户日益要求其DMS(以及整个协作技术)具有更大的灵活性，但是这实际上意味着什么呢?更多的选择到头来会不会反而阻碍云服务的采用呢?
去年年底，我曾对在线文档管理的未来做了诸多预测，得出结论：新技术的出现和发展将取代更成熟的服务，但是对业务决策者们来说，它们也可能会搅浑这趟水。
今年会有众多不同的平台浮出水面，并且在企业界受到追捧，数量之多将是空前的。实际上，从完全采用者获得的价值提升方面来看，企业社交网络(ESN)的持续崛起就好比上世纪九十年代个人计算机的崛起。
所以，一套更灵活、更多样的文件管理工具是好事，还是它实际上会导致一些公司面对太多的选择，对云服务避而远之?
无缝整合是关键
市面上一系列广泛的业务流程和工作流程解决方案似乎让人无所适从，但是如果各个应用程序以一种安全、无缝、直观的方式彼此整合起来，多少有望缓解这种情况。这让用户可以自由、灵活地选择最适合其工作的工具，并轻松地将工具整合到企业内容管理(ECM)策略中。
云服务旨在帮助形形色色、大大小小的公司减少成本、改善协作和提升效率，这应该都会对账本底线带来显著影响。尤其是文档管理系统让员工可以随时随地访问信息，甚至可以与同事同时操作。这种解决方案的灵活性意味着，公司本身能够变得更灵活、更敏捷、更有竞争力。
更加合作的方法
当然，可用工具方面拥有更多的选择，以及更高的可访问性和移动性比十年前更僵硬的系统要好，是不是?如今，人们极有可能在家办公，他们想要这天通过智能手机或平板电脑来访问重要的业务信息和文档，次日想看看在办公PC上是不是实现了同步。
安全的、基于云的平台也非常受欢迎，因为它们让自由职业者和合同工(拥有必要的访问权限)可以从世界上任何地方登录，从事于某个项目或工作流程。
由于旨在便于远程办公、文件共享及在线合作的SaaS和应用软件开始在企业界受到追捧，与它们整合的文档管理系统将被迫跟上步伐，或者更棒的是，领先一步。
最终，如果这些工具提供一种真正的解决方案，为用户简化生活，那么能够从一系列广泛的选择中选出合适的那一个，然后径直添加到现有的工作流程中，肯定是桩好事。
安全性和便利性
基于云的DMS、SaaS和ESN采用率大幅提高，这恰恰表明了企业行为在信息管理方面正发生怎样的变化和进化。就远程联系和合作而言，自带设备(BYOD)这一方法正迅速成为常态，这有助于推广“始终在线”的理念，尤其是在初创公司当中。
由于可穿戴技术和物联网变得更加普及，开始生成宝贵数据和洞察力，公司内部的消费化现象会随之加剧。将控制权从IT部门夺过来、交到用户的手里可能很危险，但也有其优点。提供安全、适当的设备、工具以及平台，让你的员工可以使用他们最熟悉的技术，这有望提高生产力和满意度。
虽然安全性和便利性有时似乎是个矛盾体，但是它们俩始终是需要考虑的关键因素，这在短期内不太可能会发生变化。
模块化的崛起
那么，遍地开花的颠覆性技术果真给基于云的DMS提供商出了一道难题?并非如此。它让我们保持警觉，并迫使我们将整合放在解决方案的首要位置，这对用户们来说完全是好消息。
模块化业务工具(比如SAP Business ByDesign)提供了多样化的SaaS产品，适合项目管理、人力资源、客户关系管理及另外许多业务流程。我觉得，模块化会成为最佳文档管理系统的一个必要元素，让中小企业和大企业能够堆叠和构建满足其具体需求的灵活、定制的解决方案。
至于有没有像一应俱全式的DMS软件包，我无法确信，不过拥有广泛整合功能的新技术意味着，在未来几年，灵活性和选择会日益受到用户们的重视。
本文作者：布加迪编译
来源：51CTO