付款冲账流程，在">ERP系统的整个流程体系中，是一个相对简单的业务流程。但是，其重要程度，在ERP的流程体系中，却是排在前面的。因为它是控制企业付款的最后一道关卡。若这里没有控制好的话，则在后续的作业中，就很少会有对应付款的控制。所以，无论是在ERP系统的设计中，还是在实际工作中财物总监或者企业一把手的关注程度，都对这个流程提出了比较高的控制要求。而ERP系统也不负众望，在其中设置了一道道关卡，来限制企业付款的准确性。不多付、不早付是流程设计中的核心思想。
下面笔者就结合下面的流程图，来谈谈付款冲账的基本实现过程。
步骤一：付款冲账需求。
对于企业的付款冲账，有多种情况。
一是根据应付帐款单来足额付款。如某个供应商当月只有一张应付帐款单，则就可以直接根据这个应付帐款单生成付款单。但是，在大部分时候，供应商就会有多张应付帐款单，此时，付款单对应多少张应付帐款单呢?这就需要用户进行一个判断。
二是没有足额付款的情况。也就是说，无论供应商当月有一张应付款单还是几张应付帐款，他们当月应付帐款单的总金额为50万，但是，企业付款单只付了45万。遇到这种情况的话，就是未足额付款的情况，则该如何处理?
第三，还要考虑应付帐款单有没有到期的情况。即，应付帐款单上显示的付款日期是9月19日，但是，付款单的日期是8月5日，此时，系统该如何处理?因为在未到付款期就付款的话，对企业来说肯定会有损失。所以，从付款控制的角度来讲，是不允许提前付款的。但是，在实际工作中，由于一些特殊的原因，如一把手的要求等等，会有提前付款的情况，此时，系统又该如何处理呢?
所以，付款冲账的需求有很多种。一般来说，可以细分为如下情况：
1、一对一的付款冲账需求。也就是说，一张应付款单对应一张付款单。
2、多对一的付款冲账需求。也就是说，一张付款单不是只付一张应付款单的钱，而是同一个供应商当月到期的可能有多张，把多张应付款单的钱汇总在一张付款。
3、没有发票付款的冲账需求。一般情况下，付款之前都需要供应商提供相关的发票，在没有发票之前，企业可以拒绝付款，即使货款已经到期了。但是，在有些特殊的情况下，也需要在没有发票的情况下付款。
4、没有到期的情况下付款。在应付帐款没有到期的情况下，系统中如何强制付款?
这是企业付款冲账时遇到的常见的四种情形，下面，笔者将按这四种具体的冲账情形，阐述具体的处理过程。
步骤二：付款单录入。
在系统中，录入付款单有两种方式，一是根据应付帐款自动生成付款单，二是手工录入付款单。一般用户需要根据企业自己的实际情况，选择合适的处理方法。
1、根据应付帐款自动生成付款单。
这种处理方式，根据笔者的了解，在实体企业中，一般很少用到这个流程。相反，在一些商品零售企业中，这个流程反而用到的比较频繁。一般情况下，在以下几种情形中，应用这种处理方式的话，比较方便。
如在结帐的时候，一个供应商只生成一张应付凭单。在根据当月的收货单生成应付帐款单的时候，企业用户可以指定是一对一生成呢，还是一对多生成。也就是说，当月同一个供应商可能有多张进货单，对于这些进货单，是只生成一张应付帐款单呢，还是每张进货单生成一张应付帐款单。若采用的是一对一的方式，则此时，采用这种付款冲账作业流程比较方便。
2、手工录入付款单。
无论在何种情况下，手工录入付款单都是可以操作的，只是操作的步骤多少而已。
一般若不是足额付款，如一张应付帐款单金额为50万，但是，企业这个月这负25万的情况下，利用“手工录入付款单”就不容易出错。有时会，企业可能是到一定额度在付款。如跟某个供应商协商确认，当跟供应商的到期应付帐款到100万时，就付款;每次付100万。当月，该供应商的累积到期应付货款达120万时，企业就需要付款100万。此时，一方面一张付款单可能对应多张应付帐款单，而且，还不是足额付款的情况下，采用“手工录入付款单”的话，灵活性会更高一点。
不过在手工录入付款单的时候，仍然需要手工的去选择对应的应付帐款单。若应付帐款单的总额没有达到付款单的金额时，也就是说，付款单的金额大于应付帐款的总额时，就意味着企业多付款了。为此，在付款单进行审核时，系统就会进行判断，若存在多付的情况，则系统会根据用户的设置，要么提示警告、要么拒绝审核。
若企业的冲帐是一对一的，则处理起来比较简单，直接采用“根据应付帐款单生成付款单” 作业生成付款单即可。若企业一般都是全额付款的话，还可以把付款单设置为自动审核。如此的话，利用这个作业生成付款单后，系统会自动审核付款单，从而提高付款单的处理效率。
若企业遇到的是多对一的付款冲账需求，则可以先通过手工录入付款单，输入付款的总金额之后，再手工的指定所要冲销的应付帐款单据。这里要注意，当所选择的应付帐款单据总额没有达到付款金额时，一般付款单是不允许审核的，因为这会造成企业资金的损失。此时，还会遇到一种情况，即多张应付帐款，其总金额有50万，而企业付款单金额只有40万。此时，这40万，该如何在这几张应付帐款单中分配呢?ERP系统的规则是按照到期的先后顺序来进行分配的，直到金额分配光为止。
在没有发票的情况下，若企业要强制付款该如何呢?在付款单单据设置中，可以进行相关的设置。如可以设置，在应付帐款单中，若没有发票信息的话，该如何处理?只是警告呢，还是交由其他人员进行审核，又或是任何情况下都不允许在没有发票的情况下进行付款。具体的安全级别，需要企业根据自己的实际情况进行设置。不过，笔者有个建议，若企业一方面要求没有发票的不能付款;一方面又允许在一些特殊情况下，如特权人物审核同意付款的情况下，可以付款。有这种多面性的情况时，最好把付款单设置成为两种，一种是严格控制发票信息，没有发票不能付款;另外一种是警告，在供应商发票没有的情况下，会提示相关的人员，但是，最后仍然可以强制审核。如此分开处理的话，对于后续的统计、追踪都会比较方便。
若供应商的付款日期还没有到期的情况下，则在系统中又该如何处理呢?在用户关联应付帐款单的时候，系统会把付款单的日期跟应付帐款单据中的到期日进行比较，如果还没有到付款到期日企业就付款的话，则系统会进行相应的处理。如系统会警告ERP 系统操作员，说这笔货款还没有到期，是否仍然需要付款，此时，若用户仍然选择要付款的话，则仍然可以继续后续的操作;若用户选择否的话，则系统就会忽略刚才那比关联动作。如用户还可以提高安全级别，在系统单据设置的时候，可以强制指定，无论在何种情况下，对于未到期的货款，都不能够审核付款单。
若存在预付款的情况下，该如何呢?在付款的时候，若该供应商存在预付款的情况下，又该如何冲帐呢?这又有两种情况。
若企业用户在操作ERP系统的时候，是根据“应付帐款单自动生成付款单作业”生成付款单的话，则系统会自动寻找预付款单，然后会自动冲销这比预付款单句与应付帐款单。
若企业是手工开立付款单的话，则系统在用户选择供应商的时候，会在系统中寻找有否这个供应商的预付款单据。若有的话，则系统会提示用户是否需要冲销这张预付款单。若需要冲销的话，则预付款单据中的金额会自动累加到付款金额中。然后，这个总金额再去所关联的应付帐款单的金额进行比较，看是否存在超额付款的情况。
另外，对于任何一笔异常的冲帐作业，在系统中，都会有报表可以显示这笔异常作业。如是否有超额付款的情况，如是否有在没有发票的情况下付款的情况，如是否有提前付款的情况，如是否有未及时冲销预付款单据的情况，都会在报表中一览无余的显示出来。这方便企业用户对这些意外情况进行管理与稽核。