十年以前，大多数人所理解的PPT就是Word化的PPT：简单的背景、大段的文字、类似文档一样的排版。
十年后的今天，如果你还这样理解或者这样做会被人笑话或者至少你已经相当落后了。
PPT是形象化、可视化、生动化的演示工具，把文字转化为图表、图片和动画，也是PPT制作的基本功。这个基本功的前提，是对文字进行有效的删减。在锐普，PPT策划师的基本工作就是对整篇的Word进行梳理、精简——去繁取简、去粗取精、去乱取顺。
锐普PPT设计师对文字的设计坚持两个原则：少、瞟。
少：文字是PPT的天敌，能删则删，能少则少，能转图片转图片，能转图表转图表。
瞟：文字是用来瞟的，不是用来读的。所以，文字要足够大、字体要足够清晰、字距和行距要足够宽、文字的颜色要足够突出。
原因性文字：在Word中我们常常使用“因为”、“由于”、“基于”等词语表述原因，但实际上，我们强调的却是结果，也即“所以”、“于是”后面的文字。所以，原因性的文字我们一般都是删除，只保留结果性文字。
解释性文字：在Word中我们常常在一些关键词后面加上冒号、括号等，用以描述备注、补充、展开介绍等解释性文字，而在PPT中，这些话往往由演示者口头表达即可，不必占用PPT的篇幅。
重复性文字：在Word中为了文章的连贯性和严谨性，我们常常使用一些重复性文字。如在第一段我们会讲“上海锐普广告有限公司……”，第二段我 们还会讲“上海锐普广告有限公司……”，第三段可能我们还会以“上海锐普广告有限公司……”开头。这类相同的文字如果全部放在PPT里就变成了累赘。
辅助性文字：在Word中我们还经常使用“截至目前”、“已经”、“终于”、“经过”、“但是”、“所以”等词语，这些都是辅助性文字，主要是为了让文章显得完整和严谨。而PPT需要展现的是关键词、关键句，不是整段的文字，当然就不需要这些辅助性的文字了。
铺垫性文字：在Word中我们经常见到“在上级机关的正确领导下”、“经过2010年全体员工的团结努力”、“根据2009年年度规划”等语句，这些只是为了说明结论而进行的铺垫性说明，在PPT中，这些只要演示者口头介绍就行了。
当然，这些规则并不是100%死板遵守，在实际制作过程中还要根据演示者的风格、喜好以及演示场所、演示观众的实际而变，灵活运用。