“省出大企业”法则之三：决战行政部

如果行政部，分析办公成本时像调研部门一样细致严谨，推行新政时如广告部一样循序善诱，执行规定如财务部般一丝不苟，如秘书般对你的工作需求了如指掌，那么，他就是能省出大企业的王牌行政部。　　2004年以前，过了夜里9点半，神州数码业务人员“联系客户”的高峰就到来了。而2004年以后，全部改在正常工作时间，这不是业务部门的调整，而是来自信息化管理部，一项改革，节省了神州数码近千万的通讯费用，而这项改革的背后，还有一本详实细致的通讯状况分析报告。　　信息化管理部郑小维的报告，让神州数码的管理层看到了这个“客户沟通高峰”的真实原因：手机支付网络电影下载、私人长途电话，甚至有人靠电话积分换取免费手机和礼品。晚上九点半，财务部下班以后，一个新的付款窗口却打开了，员工利用这个窗口支取了本该节省下来的近千万。一位神州数码的员工估算，由此开展的通讯改革，节约的支出是原来的25％-33％.而在此前的2003年底，联想也已经实施了控制通讯费用的措施：为员工配备小灵通，同时把移动电话报销配额削减一半。AdCIS.CN品牌营销网面对办公成本节省，不只在大企业，对于那些发展中的中型企业更是尤为重要。　　在从南京到北京的列车上，一位德本电工的技师大谈自己的省钱哲学：“其实我可以乘飞机去北京，但是，我决不会这么做，因为坐火车可以省出一台笔记本电脑的油水，还能落个节约成本的美名”。现在的目的地是天津，我可以选择直接从南京去天津，但是却以买不到票为名，从南京去北京，然后从北京去天津，其实，我会从郑州转车直接回天津。按照时间计算，我到北京的时间是夜里11点30分，第二天从北京去天津，这样，我不出现在北京，却可以获得多一天的补助、多一天的三星级宾馆住宿和北京标准的三餐补助，以及从北京到天津最昂贵方式的单程交通，粗略算下来也有1000元。以此类推，“全程优化”成果竟然真的有8000多元。　　德本电工行政总监李响用上面的例子来描述他刚上任时的情景：“小伎俩可以吞噬大企业！”2004年11月上任以来，李响推行的旅差优化节省下来的支出，相当于整个华南区办事处半年的办公成本。说到方法，李响的话出人意料：“行政部的成本控制是一个系统的过程，方法却总是非常简单。”　　李响介绍说“其实我就是把出差的同事当作物流标的，实现类似GPS的定位而已。”在德本，行政部门接受全国的出差申请，并根据出差申请制定行程优化，所有省会及二级城市的住宿和票务都由总部的指挥中心完成，这样，出差人员不再需要顾虑机票，每到一个目的地，也可以直接按照手机短信上的地址到离客户最近的指定酒店住宿，而这一切，是依靠总部行政部门和携程、亿龙等旅行协助机构共同完成的。总部会尽量根据拜访客户所在的位置，选择合乎标准且距离最近的酒店，并且随时接受员工对这种安排的投诉和建议。　　完成这一切，行政部门所需要做的不过是一个来自台湾的行程跟踪软件，和一名专有协调秘书，每个月的成本不超过4000块。　　计划推广的初期，行政部门遭遇了来自全国分公司的抵抗，一些员工投诉：为了和总部沟通行程，发生了很多的长途通讯费用，这样做太烦琐！而李响的新策略很快让这些投诉者哑口无言：“总部协调中心开设了新的热线，专门接听投诉，并且申请了受话方付费业务。”这样一来，抱怨和抵触面临细致的量化评估，无端的指责不攻自破。　　德本电工在总部推出这些措施的时候，大家都觉得是天方夜谭。“其实非常简单，我们不仅没有增加一个秘书，还在3个月以后减少了5个秘书，节约了一成的移动通讯成本，并且提高了所有会议和信息沟通的效率”。[page]　　如果行政部，分析办公成本时像调研部门一样细致严谨，推行新政时如广告部一样循序善诱，执行规定如财务部般一丝不苟，如秘书般对你的工作需求了如指掌，那么，他就是能省出大企业的王牌行政部。　　2004年以前，过了夜里9点半，神州数码业务人员“联系客户”的高峰就到来了。而2004年以后，全部改在正常工作时间，这不是业务部门的调整，而是来自信息化管理部，一项改革，节省了神州数码近千万的通讯费用，而这项改革的背后，还有一本详实细致的通讯状况分析报告。　　信息化管理部郑小维的报告，让神州数码的管理层看到了这个“客户沟通高峰”的真实原因：手机支付网络电影下载、私人长途电话，甚至有人靠电话积分换取免费手机和礼品。晚上九点半，财务部下班以后，一个新的付款窗口却打开了，员工利用这个窗口支取了本该节省下来的近千万。一位神州数码的员工估算，由此开展的通讯改革，节约的支出是原来的25％-33％.而在此前的2003年底，联想也已经实施了控制通讯费用的措施：为员工配备小灵通，同时把移动电话报销配额削减一半。AdCIS.CN品牌营销网面对办公成本节省，不只在大企业，对于那些发展中的中型企业更是尤为重要。　　在从南京到北京的列车上，一位德本电工的技师大谈自己的省钱哲学：“其实我可以乘飞机去北京，但是，我决不会这么做，因为坐火车可以省出一台笔记本电脑的油水，还能落个节约成本的美名”。现在的目的地是天津，我可以选择直接从南京去天津，但是却以买不到票为名，从南京去北京，然后从北京去天津，其实，我会从郑州转车直接回天津。按照时间计算，我到北京的时间是夜里11点30分，第二天从北京去天津，这样，我不出现在北京，却可以获得多一天的补助、多一天的三星级宾馆住宿和北京标准的三餐补助，以及从北京到天津最昂贵方式的单程交通，粗略算下来也有1000元。以此类推，“全程优化”成果竟然真的有8000多元。　　德本电工行政总监李响用上面的例子来描述他刚上任时的情景：“小伎俩可以吞噬大企业！”2004年11月上任以来，李响推行的旅差优化节省下来的支出，相当于整个华南区办事处半年的办公成本。说到方法，李响的话出人意料：“行政部的成本控制是一个系统的过程，方法却总是非常简单。”　　李响介绍说“其实我就是把出差的同事当作物流标的，实现类似GPS的定位而已。”在德本，行政部门接受全国的出差申请，并根据出差申请制定行程优化，所有省会及二级城市的住宿和票务都由总部的指挥中心完成，这样，出差人员不再需要顾虑机票，每到一个目的地，也可以直接按照手机短信上的地址到离客户最近的指定酒店住宿，而这一切，是依靠总部行政部门和携程、亿龙等旅行协助机构共同完成的。总部会尽量根据拜访客户所在的位置，选择合乎标准且距离最近的酒店，并且随时接受员工对这种安排的投诉和建议。　　完成这一切，行政部门所需要做的不过是一个来自台湾的行程跟踪软件，和一名专有协调秘书，每个月的成本不超过4000块。　　计划推广的初期，行政部门遭遇了来自全国分公司的抵抗，一些员工投诉：为了和总部沟通行程，发生了很多的长途通讯费用，这样做太烦琐！而李响的新策略很快让这些投诉者哑口无言：“总部协调中心开设了新的热线，专门接听投诉，并且申请了受话方付费业务。”这样一来，抱怨和抵触面临细致的量化评估，无端的指责不攻自破。　　德本电工在总部推出这些措施的时候，大家都觉得是天方夜谭。“其实非常简单，我们不仅没有增加一个秘书，还在3个月以后减少了5个秘书，节约了一成的移动通讯成本，并且提高了所有会议和信息沟通的效率”。[page]　　完成这些成就的并不是什么高科技，只是在行政部门的电脑上安装了一个短信群发平台。以往，每次召开会议，都需要会议发起人把参加会议人员的名单交给秘书，由秘书打电话逐个通知，往往是对方在拜访客户的时候不得不接听电话，并且在赶到会议现场的时候对会议主题一无所知。应用了这个平台以后，系统将在会议开始前4个小时自动把会议信息发到所有人的手机上，内容涉及会议名称、主题、发起人、地址、时间，以及基本的背景资料。会议参加人只需要在收到通知后发任何内容回复到指定号码，就表示已经收到，或是否能准时参加。为了预防短信被遗漏，信息发出1小时如果没有收到回复，系统会提示秘书，再由秘书打电话询问原因。　　和所有优秀的行政管理者一样，“省和不省对企业有同样的作用，”李响明白，“节省的目的是为了提高效率，从而增加效果，单纯的吝啬和节俭是任何企业都不需要的。”www.AdCIS.com.cn一个新员工到公司报道了，在填写了各种表格以后，这位新员工被询问：“可以选择把您最重要的纪念日告诉行政部门，我们将为您提供提醒；其次，请确认您自己更愿意过农历的生日还是公历生日，是哪一天？”看上去烦琐的过程却是为了保证人力资源部门的生日会效果，以及帮助企业完善文化建设。李响说：“这也是一种节省。”　　李响曾经做过调查，在80年代以前出生的员工，有很大一部分人把农历的生日作为自己庆生的日子，尤其是我国的北方，每年总有3成以上的员工，在接受人力资源部庆祝的时候，嘴上表示感谢，却并不是处在幸福的心理状态之下，自然也不会有感恩之心。增加一个过程，不只是杜绝了浪费，更重要是把握了和员工深入沟通的机会。　　李响告诉记者：“95年我在德国工作，远在北京的父亲在他生日那天收到了我公司寄的贺卡，上面是老总签名的一段话：您的儿子很优秀，他是值得我们尊重的好员工，谢谢。”为了这句话，李响的父亲还专门打越洋电话来嘱咐儿子要好好工作。　　“很少有人计算过一个‘烂网管’值多少钱，如果计算以后你会发现：他可能是公司里面最贵的员工。”李响给记者算了一笔账，现代办公环境下，几乎电脑或者网络瘫痪的时间，就是使用者暂停工作的时间，如果发生了全系统的瘫痪，那么，整个维修时间内所有员工时薪乘以维修时间就是这次瘫痪的成本。所以，一个月薪3000块“烂网管”绝对可以让你的企业损失50000块。品牌营销网AdCIS如果在德本电工的总部，当你的电脑出了问题，系统网络部门会马上为你提供备用的笔记本电脑，然后选择把电脑拿走修理，或者等你休息的时候就地修理；如果你有一个非常重要的邮件要发送，而整个系统崩溃了，系统网络部门马上可以为你提供无线发送或者提供最原始的拨号上网。　　李响说：“我们不仅拒绝造成巨大浪费的系统维护人员，同时也拒绝继续使用一个月里面有2次维修经历的打印机和传真机，因为，让所有人都来迁就一台办公设备，甚至培训所有人成为应付那太烂机器的行家里手，这个过程所造成的隐性成本损失实在太大了。”　　采访的最后，李响对记者说：“如果有人现在还不明白行政部在公司成本上的作用，那希望他去财务部，看看成本一栏，去人力资源部听听企业文化评估和人力无形成本，他将明白自己正在行使着怎样的权利和义务”。　　1.先弄清楚所有工作的目的。例如：如果明白了客户拜访的真实目的永远是考察你的公司，那么，询问咖啡加糖的比例就不能省略。　　2.俭省和优化的工作永远没有尽头，因为管理成本浪费是绝对的，降低浪费是相对的，这种努力永远不会停止。　　3.认真面对所有对行政制度的投诉和抱怨，尤其是那些即将辞职的员工所说的。　　4.这是一个服务部门，你的同事正生活在以你为“服务提供商”的酒店里，你的服务水平将提高客户的层次和品位。　　5.当成本、员工满意程度、指令发生冲突，请参考第一条。　　6.当出现第三条请参照第四条。