协同办公平台说到底是一个庞大的管理系统，管理要素包括人、事、物，如何实现系统内各要素的最优状态，产生最大效能，则决定了协同办公软件必须具备三个特性。
一，功能性。
任何软件的开发都应该建立在需求的基础之上。明确功能需求是软件开发前就应该考虑的问题。而不是人云亦云，一拍脑袋便投入到协同办公软件的开发中，最终导致产品同质化严重，没有竞争性的优势可言。
市场上很多协同办公软件都存在这方面的问题，功能设置贪多求全，结果导致无一而精。在这方面做的比较好的两款软件，一是主打团队沟通的钉钉，主要解决的是大型及连锁类企业沟通不畅的问题。然之则针对中小型企业财务管理特点，添加了现金记账模块，经营者不仅可以方便了解到每一笔收入、支出，还免去了代理记账的费用。
二，易用性。
易用性主要体现在交互界面上，包括界面的布局设计，操作的逻辑与流程，交互信息的显示等方面。这就要求软件开发过程中不仅要实现科学合理的结构设计，又要保证界面操作简单，容易上手。功能名称、图标排列、提示信息等的设置应该遵从常规性的使用习惯，用户能够以最直观快捷的方式实现操作，避免使用障碍和困难。
因为使用协同办公软件的人既有中高层管理者也有基层员工，甚至对电脑操作不太熟练的人，上面提到的钉钉、然之在这方面做的都不错，另外，主打移动办公的eteams在这方面做的也很好。
三，可扩展性。
在系统的开发设计中需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，因为企业的业务、人员、部门不可能是一成不变的，这就要求协同办公软件能够做到“随需应变”，根据企业的变化情况做出相应的调整，及时快速的适应企业的管理需要。开发人员在编码时就要充分考虑到这种情况。
当企业面临业务扩展、部门增加等情况时，只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块即可。华天动力、九思软件、然之协同是这方面的典范，客户可以按需定制，实现个性化针对性的服务。
当然，随着开发技术的不断发展及企业需求的日渐多样化，除了这三个方面的特性，对协同办公平台提出了更多的要求，这就需要各软件开发企业及工作者需要做出更大的努力。