2009年，在欧莱雅集团成立100周年之际，一套崭新的人力资源管理系统在欧莱雅中国全面上线。该系统的建设兼具以人为本、技术领先、以及周期短、成本低、见效快的特点，堪称行业内SAP人力资源管理系统建设的标杆之一。
寻找人力资本管理的利器
作为全球最大的化妆品公司，自1996年底进入中国市场以来，欧莱雅公司凭借先进的营销方式及对中国消费者及市场的准确把握，在中国的业务突飞猛进，员工队伍也迅速发展到7000多人。目前，欧莱雅已成为中国市场上最知名和最受尊重的跨国企业之一。
员工数量的不断增加，给欧莱雅中国公司的人力资源管理带来巨大的挑战。在上线SAP系统之前，欧莱雅中国一直应用一款国产的HR管理系统。“这款软件比较适合中国的国情，但是员工数量增加以后，它的功能就不能满足我们的需求了。”欧莱雅中国薪酬福利运营总监高景薇指出。
旧系统主要有以下三方面的局限性：
• 系统不能支持人力资源部门全面了解公司整体的人力资源状况；
• 系统缺乏计算和预测人力成本的功能；
• 系统不能为人力资源管理部门提供决策支持。
在2008年全球性金融危机背景下，人力成本计算和预测的需求在欧莱雅中国变得更为迫切。因此在2009年初做预算时，欧莱雅中国人力资源管理部门开始考虑换掉现有HR系统以满足不断深入的人力资本管理需求。在接下来的两个月时间，欧莱雅中国开始对供应商和系统进行考察和选型。
值得一提的是，欧莱雅中国经过多年的发展和IT应用，人力资源管理体系已经比较完善，管理流程也很顺畅，人力资源部门对IT的需求非常明确。因此，在选择解决方案的时候，他们非常关注解决方案能否完全满足他们的实际需求。“我们理想的HR解决方案应当是－对企业员工要操作简单；对管理层能够提供明晰的信息；对人力资源部门要流程严谨。”高景薇说。
欧莱雅中国看了很多国际领先的服务商提供的解决方案，其中也包括一些基于SAP HR的解决方案。直到最后，看到IBM提交的解决方案他们才眼前一亮。“普遍认为，SAP的HR产品设计比较死板，可IBM却给SAP‘冷酷的心’披上柔软的外衣。”高景薇这么认为。在欧莱雅中国项目中，IBM应用的人性化组织结构图输出、灵活门户流程审批、PDF表单展现、年度编制规划与人力成本预算等最佳实践所形成的解决方案，很好地满足的欧莱雅中国的管理需求，其中有些功能甚至给人力资源部门带来了惊喜。
给SAP披上柔软的外衣
负责欧莱雅中国HR项目的IBM咨询经理阎峰指出，SAP HR的标准功能确实难以满足欧莱雅中国的一些个性化需求，需要进行很多个性化的开发。比如说，SAP HR标准产品中设计的假期审批流程是一级审批，而欧莱雅中国实际管理中的审批则是多级的。IBM恰好在这方面具有很强的优势。“在面对客户时，我们不是一个人，而是整个IBM的团队。” 阎峰所指的，是IBM经过多年积累形成的全球共享的智力资源和方法论。
据了解，在欧莱雅中国的人力资源管理系统项目上，IBM实施团队首度全面应用了IBM 解决方案中心开发的解决方案包。IBM 的SAP专家们将多年来在国内外SAP实施的成功经验总结并重塑，形成SAP解决方案包。在IBM 解决方案中心有很多这样的针对不同行业或不同业务领域的解决方案包。IBM的实施团队根据客户的需求选择相应的解决方案包，直接安装在客户端并进行的适当调整即可应用。
正是IBM的SAP解决方案包给SAP“冷酷的心”披上了柔软的外衣。最让高景薇兴奋的是人力资源组织结构图。组织结构图是IBM基于SAP HR开发的一个典型应用，它能够清晰地展现员工的个人信息、照片，以及人员关系图。
使得系统变得柔软的另一个途径是Portal信息的展现。欧莱雅中国的自助门户选择了较为易于员工和经理接受的友好且美观的展现方式。例如，PDF格式的个人信息表单与工资单，以及Flash格式可灵活设置的人力资本管理地图。这些创新的技术的使用，结合SAP企业门户原有的可视化图形展现功能与BW的灵活分析报表功能共同发挥效用，使新门户的推出很快就得到员工与经理接受与认可。此外，自助门户提供中英文两种版本以及多种主题风格供用户自由设定，让员工与经理可根据自身的喜好与习惯进行选择，使他们的操作更加得心应手。
网上审批流程的设计是让欧莱雅青睐的又一因素——网上审批流程是人力资源管理部门使用频率较高的功能。为了方便经理与员工的使用，同时便于流程控制人员的监督与协助，IBM在流程执行的过程中，嵌入了一套集成的邮件提醒程序，从流程发起(或自动发起)到流程最终完成，每一环节相应的参与人员均会收到包含相应信息与提示的提醒邮件。此外，方案中的经理任务委任功能可以帮助经理们在保持账号安全性之下将审批事宜委派给其他用户。