中文Access2000速成教程--1.3 在“设计”视图中设计表

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第三讲在“设计”视图中设计表

　　为了能像在中文Visual FoxPro 6使用“表设计器”那样在中文Access　2000中设计表，需要通过“设计”视图来进行操作，其步骤如下所述。

　　步骤一、在“员工工时与工资”数据库窗口中单击“新建”按钮，如图12所示。然后在图13所示的“新建表”对话框的列表中选定“设计视图”项，并单击“确定”按钮。

图12　单击这个按钮

　　此后，屏幕上显示出名为“表1”的窗体，如图14所示。在这个窗体中可以如同在中文Visual FoxPro 6中使用“表设计器”那样定义新表中的字段，以及字段类型，不同的是还能为每一个字段制定简短的说明。通过该窗体右下方的信息框，还能读到各种与操作有关的提示信息。

　　步骤二、在“字段名称”栏中输入字段名后，单击“数据类型”栏。

　　此后，Access　2000会自动将此字段设置为默认的数据类型：文本，并在此栏中显示出来。若要设置为别的类型，只需要单击该栏，让一个下拉按钮显示出来后，即可通过它进入如图17所示的下拉菜单来选择指定新的数据类型。接下来的您可以分别设置好“客户单位”、“单位地址”、“经营项目”、“联系电话” 、“合同金额”，等字段。

图13　选定“设计视图”列表项

图14　在“字段名称”栏中输入字段名

图15　单击这个下拉按钮

　　在Access　2000中，字段名的最大长度可达到64个字符，也可以使用空格，所提供的数据类型如下表所列。

表：中文Access 2000中的数据类型

图12　单击这个按钮

操作时，在表“设计”视图上方某单元格中输入一个值后，即对相应的属性进行了设置。备注、超级链接和 OLE 对象字段不能设置索引。如果要对字段中包含了 1 到 4 位小数的数据进行大量计算，需用“货币(Currency)”数据类型。“单精度(Single)”和“双精度( Double)” 数据类型字段要求浮点运算。“货币”数据类型则使用较快的定点计算。　

　　注意：：如果在表中输入数据后需更改字段的数据类型，保存表时由于要进行大量的数据转换处理，等待时间会比较长。如果在字段中的数据类型与更改后的DataType 属性设置发生冲突，则有可能会丢失其中的某些数据。

　　步骤三、单击“小数位数”设置栏下拉按钮，并从下拉列表中选定小数位数。

图16　单击这个下拉按钮

　　将“合同金额”设置为“货币”数据类型，将光标移入位于下方的“常规”选项卡中，并进入“格式”栏后，该下拉按钮就将显示出来，参见图16。顺便说一下，在这个选项卡中可以控制当前字段的属性，那些在上方的列表不能完成设置操作，都可以在此进行。

　　注意：：上述使用下拉按钮的操作，还可以在中文Access　2000的其它的地方用到。

　　步骤四、单击工具栏中的“保存”按钮，或者单击该视图的“关闭”按钮，关闭它。

　　“关闭”按钮位于表“视图”窗体的右上角，与别的Windows应用程序相同。单击它后，一张新的数据表就创建好了。接下来，屏幕上将显示如图17所示的询问对话框，单击它所提供的“是”按钮后，还可在图18所示“另存为”对话框中指定新表的名称，本章所给出的名称是“客户与合同金额”。

　　注：：若您打开了中文Access 2000的“帮助助手”，那么下面的两个对话框将由它提供。“帮助助手”可以在线即时帮助您通过操作，使用“帮助”下拉菜单可以控制是否让“帮助助手”显示出来。尽管“帮助助手”为操作Office 2000提供了很好的帮助，但本书还是建议您最好不要使用它，因它老是会在屏幕上显示一些动作，会干扰操作视线，以后熟悉这个软件了再使用它吧！