谈谈应付帐款的管理

今天，对应收帐款的管理已成为企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段，是企业财务管理甚至经营管理中的重点。相比之下，对应付帐款的管理则鲜被提及。在会计理论中，应付帐款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，它反映的是经济交易中“买方”与“卖方”之间的关系，即作为买方的企业与作为卖方的供应商之间的关系。传统观念认为，既然大多数生产要素的市场是买方市场，只要我有购买需求，就会有
卖家找上门来，与供应商的关系如何并不重要，因此对应付帐款不存在有意识的管理，对帐和尽可能地延缓支付货款成为应付帐款管理的主要内容。但是，在目前流行的供应链理论看来，企业与供应商之间决非“买”、“卖”关系这么简单，而是一种长期的战略合作伙伴关系。通过与供应链上游企业间的紧密联系和协同运作，充分利用内外资源，使供应商有效地参与到企业自身的产品设计、销售预测、成本降低甚至管理运作方式的改进等方面，从而创造了一种新型的、能够增强企业核心竞争力的商业运作模式。加强应付帐款的管理，是维护企业与供应商之间的良好合作关系，保证企业可持续发展的重要途径。本文从财务管理角度出发，谈谈如何进行应付帐款的管理。一、 规范应付帐款的会计核算核算是管理的基础和信息来源，错误的核算将导致错误的信息和错误的分析结果，因此规范应付帐款的会计核算至关重要。1. “应付帐款”科目的设置与核算 为了保证数据来源的统一性，减少核算级次，对供应商的核算通常只采用“应付帐款”一个一级科目，“预付帐款”业务反映在“应付帐款”的借方（编制会计报表时需根据其余额方向进行重分类）。“应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付（或预付）的款项，借方红字反映收到供应商退回多付的款项；贷方蓝字反映实际收到的材料或商品，贷方红字反映退回供应商的材料或商品；期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项，贷方余额反映公司应付未付的款项。“应付帐款”科目应按供应商设置明细账或按往来单位（供应商）核算。2. 帐务处理及时性要求在采购业务发生后，财务部门应及时取得货物出入库单据并做帐务处理。在企业实际工作中，由于货物流转与单据流转并非完全同步进行，做帐的及时性往往很难得到保证；而帐务处理不及时导致的财务信息的时间性差异，将直接影响应付帐款帐龄分析的准确性。如何保证物流单据流转的及时与畅通，是企业业务流程管理中应解决的问题。规范应付帐款的会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础。二、 建立供应商基础信息档案供应商基础信息来源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载。由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性，对于从前两种渠道得到的供应商信息，仍需进行适当的加工才能加以运用，因此第二、三种渠道相结合，即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基础信息档案，是较佳的选择。供应商基础信息的内容视企业管理需要而定，通常应包括以下信息：供应商名称、供应商简称（或编号）、国别、城市、供货商品类型（或品种）、开始合作日期、结算币种、结算方式（细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等）、信用额度、信用期、（预付情况下）首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐号，等等。应当注意的是，为了增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析，必须保证上述信息中至少有一条（如“供应商简称或编号”）与财务软件中的供应商资料完全匹配。三、 创建应付帐款帐龄自动分析表格为了分析企业对供应商欠款时间的长短，维护企业对供应商的信誉，为资金安排提供轻重缓急的依据，需要象对待应收帐款客户一样，对应付帐款的帐龄进行分析。传统的帐龄分析方法是，从应收（付）帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析，其结果是速度慢、工作量大、准确度低，在客户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。笔者在实际工作中，总结出一种结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法：在按月收集供应商采购额、付款额的基础上，将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一张工作表中，然后运用EXCEL函数，自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额分布的应付帐款帐龄分析表（受篇幅所限，具体编制方法在此省略）。简化的“应付帐款帐龄分析表”格式如下： 序号 供应商名称 国别 产品品种 币种 信用期/天 近半年累计采购额 近1年累计采购额 本期应结算金额 欠款余额 360天 结合供应商基础信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息，如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等。四、 建立供应商分类管理系统1. 供应商ABC分类法库存ABC分类法同样可以被移植到供应商管理中来：供应商中的少数将占采购总值的大部份。(1) 可将所有供应商区分为三个不同的部份：Ａ类供应商：采购额占采购总额的70~80％、但数量只相当于供应商总数的15~20％。Ｂ类供应商：采购额占采购总额的１５~２０％、数量相当于供应商总数的30~40％。Ｃ类供应商：其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计，采购额占采购总额的5~10％、数量相当于供应商总数的60~70％。(2) 将“应付帐款帐龄分析表”按近半年或近1年累计采购额由大到小排序，计算出累计百分数。通常情况下，当累计采购额百分数达到70％时，组成这些采购额的供应商即为A类供应商；当累计采购额百分数达到95％时，组成70％~95％采购额之间的供应商即为B类供应商；剩下的属Ｃ类供应商。(3) 对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施： 类别 发展策略 优先级 内部流程参与度 往来记录 A 战略同盟，共同成长 始终优先 溶入到企业内部销售预测、订货计划制订、结算等主要业务流程中 最准确、完整、明细地记录基本信息、商品数量与金额、运输、服务与产品质量、损失等情况 B 平等协作，互惠互利 关键时优先 只参与部分次要流程 只需正常的记录处理 C 按需交往 不优先 不参与内部流程 最简单的记录处理　　 2. 规范结算条件 类别 结算条件 A 尽可能长的信用期、一定的授信额度 B 一定的信用期 C 供需双方协商 　　 3. 规范结算流程清晰的结算流程，能极大地增强财务工作的计划性，减轻结算工作量，提高财务工作效率。可从以下几方面规范结算流程：(1) 规定结算期：根据本企业结帐日期（如每月25日），以月为周期划定一个时间周期（如上月26日~本月25日）为结算期，供应商在这个结算期内的所有交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对帐、统一付款的前提，可大大提高工作效率。(2) 将结算工作划分为以下几个时间段：a、 对帐期：一般在企业结帐日期结束后几天内，在此期间集中安排与供应商的帐务核对工作。对帐结束后，双方应就对帐结果予以书面确认。b、 资金计划提交期：属于企业内部业务流程，一般在月末进行。由采购或用款部门提交下月付款计划，财务部门根据资金状况进行审核并将审核结果反馈给采购或用款部门。c、 付款申请提交期：一般在付款日前一周内，由采购或用款部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单，按企业付款审批流程进行审批。d、 发票提交期：一般在对帐后几天内或付款日前几天，由财务部门通过采购部通知供应商提交发票。e、 付款期：一般每月集中一、两次付款，由财务部门根据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。以上结算流程适用于提货后付款或有一定信用期的供应商的货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务的结算，则需根据实际情况而定。五、 规范采购合同文本对于不同类别的供应商应采用不同的采购合同格式：由于A、B类供应商与企业是长期合作关系，因此应签订一年内或一个较长时期内有效的一般性（框架性）合作协议，以后每次订货时，以双方传真或信函形式往来的订货清单或采购指令为准，免去频繁起草采购合同的繁琐；针对C类供应商的采购合同格式，则应包含合作协议的相关条款与订货清单的内容，不能只有订货清单。合作协议应包括以下内容，以避免日后因交易产生的经济法律纠纷而带来的经营风险：1. 供销双方的单位名称、地址、电话、联系人、银行帐号、税号等基本信息；2. 对订货清单或采购指令法律效力的说明：如“依据本合同所制定的补充合同、订货清单、采购指令及相关修订书等，与本合同构成一个统一的整体，与本合同具有相同的法律效力”；3. 关键名词术语的定义和解释；4. 产品的技术规格和标准；5. 知识产权的约定；6. 包装、运输与保险；7. 结算条件：含结算期的约定、信用期、对帐时间和方式、付款方式、币种、发票类型和提交时间，等等；8. 质量保证和售后服务；9. 反贪条款：防止贿赂和贪污行为；10. 违约责任和不可抗力的定义；11. 合同变更与解除的情形约定；12. 合同期限；13. 争议的解决方式（尤其应注意仲裁或诉讼地点的规定）。六、 建立供应商信用评级制度不同于以预防收款风险为目的的销售客户信用评级，对供应商的信用评级是为了考察供应商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面的实力，以决定是否选择该供应商作为长期合作伙伴。优质的供应商伙伴能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。1. 对供应商的信用评级需要搜集以下资料：供应商的资产状况、财务状况、经营管理能力、以往业务记录、企业资信等。2. 建立供应商的信用评估模型可按以下步骤进行：1) 确定信用评级需采用的大项及其子项目因素或指标体系；2) 确定各大项及其子项目因素或指标的分值权重；3) 确定各项目因素或指标的计算公式或评分原则（分值）；4) 确定综合测评分值对应的信用等级名称及其含义。最后，结合供应商的信用等级和“应付帐款帐龄分析表”反映的业务交往记录，确定被授信额度大小和期限长短。当然，能否取得相应的授信结果，取决于企业采购部门与供应商之间商谈的效果。“市场的竞争将不再是单个企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争”。企业只有从战略高度出发，有目的、有系统地管理好与供应商的关系，加强对应付帐款的管理，才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。