收到电子邮件时，往往需要根据邮件的来源、内容做相应的处理。举例来说，内容不重要的邮件，可能看一眼标题就立即拖放到专门的一个文件夹中。向小组成员发送邮件，以往可能需要点击“新建电子邮件”，输入向您汇报的小组成员邮件地址，然后再发送。或例行地向经理转发邮件，需要点击“转发”然后输入您的经理邮件地址，然后发送。有了 Outlook 2010，这些重复的操作都可以被简化为一次单击。这个功能称之为“快速步骤”。
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Outlook 2010 安装完毕后，默认即提供了“移至：？”、“给经理”、“小组电子邮件”、“完成”、“答复和删除”这五个快速步骤。除此以外，用户可根据实际需要，建立自己的快速步骤。
为了创建自己的“快速步骤”，首先点击“快速步骤”页签右下角的扩展按钮，如上图箭头所示（也可以直接点击“新建”）。
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Outlook会打开“管理快速步骤”窗口。点击“新建”，创建一个新的，指定类别或者自定义的快速步骤；
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为这个快速步骤填写一个名称，然后添加需要的操作。以上图为例，我们希望电子邮件执行快速步骤后，首先被分类为“微软项目”，然后新建一个与之相关的会议邀请，并将自己列入收件人。会议邀请的主题以“[项目启动]”开始，会议位置在“Earth”，重要性为高。
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如上图所示，快速步骤设置完成后，在邮件上点击我们创建的“微软项目启动”快速步骤，即可立可新建一个按照预先定义的会议邀请。同时，这封邮件将被标记上“微软项目”的类别信息。
除了在工具栏里点击按键，也可以在邮件上右键单击，然后选择“快速步骤”，然后点击您创建的快速步骤完成一系列处理操作。如下图所示的“微软项目启动“快速步骤”。
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