开会的学问：明确自己在会议上扮演的角色

文/本刊记者　　熊莉 刘晓云　　头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会，甚至各种论坛⋯⋯营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想，我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了？　　也许很多营销人都有同感，那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打电话找你的时候，你常常给予对方的回答是“在会上”。　　而在这些大大小小的会中，有多少是有价值的？有多少是去了以后又后悔的？还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的？　　参加的会多了，我们也会总结出一些参会的经验，对于参会的选择，每个人都有自己的原则和标准。对会议的管理，其实就是一个选择的过程和时间管理的过程，做好会议管理，你的工作效率会提高很多。(注：以下嘉宾按照采访时间排序)　　陈杨(Matthew Chen)　　安吉斯媒体集团中国区策略资源总监　　开会频率：每天至少一次；　　参会类别：公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等；　　参会装备：笔记本电脑(会上讨论文件比较多时)或者iPad(收发邮件)；　　开会场所：大部分在公司开，一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊；　　创意会议形式推荐：内容大于形式，开会是为了解决问题；　　会议管理经验：开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标，第二是在会上不能分心，对于讨论不出结果或者说不清楚的事情，可以考虑放一放。　　如何跟客户开会　　第一、明确跟客户开会要达成什么目的。　　开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知道要说什么，这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。　　第二、明确自己在会议上扮演的角色。　　分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产品，我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是出主意的人，还是了解信息的人，还是帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。　　需要注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司，还会有参与项目会议的其他公司，比如研究公司、创意公司等。这种情况下，有些时候我们在项目的
意见上会有很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要权衡。切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。　　第三、要符合客户口味。　　开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格， 有的客户喜欢看图片，有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。　　第四、会议结束一定要总结。　　这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。　　郑国强　　圣元国际营销公司市场总监　　开会频率：每周6次以上；　　参会类别：部门内部沟通会、跨部门业务协调会；公司月度会议、季度会议、年度会议、经营会议；产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等；　　参会装备：笔记本电脑(座谈会议，便于查看数据、信息等)；笔记本(参加平时常规会议，随时听、记、整理思路)；　　开会场所：总部(常规会议)；张家界、庐山、马尔代夫等(旅游激励)；欧洲(经销商会议)；　　创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议(QQ群)；　　会议管理经验： 第一，会议前，要做好充分的计划和准备。会议的组织者，要明确会议的主题、通过会议要解决的问题，提前准备好会议讨论的基本要点、草案等，提高会议效率，否则容易跑题；第二，会议中，要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议记录，及时将会议讨论的结果、意见、决议等，在会后形成会议纪要，发给相关人员；第三，会议后，要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和意见，形成纸面的要求，明确完成时间、责任人，以及相关支持人等，并明确跟进人，及时监督、跟进，通报进度，确保会议研究的事项按时落地、执行到位。　　周例会这样开　　第一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。　　要固定时间点，比如每周一上午10点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲，总结上周做了什么， 各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯例，开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅，才会提高效率。　　第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导，充分发挥主导作用。　　作为部门例会的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。所以，要在会议之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么动态， 下一步有什么策略和活动规划等，对需要明确的重点内容，要首先列一个大概的会议提纲， 以免遗漏。在人员汇报工作的过程中，哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等，组织者都要非常清楚，适时强调和引导，以确保会议的顺畅和明确会议的要点。　　第三、群策群力、充分沟通，更好地发现机会、找出问题，并解决问题。　　做市场，需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合，需要团队合作的精神。比如一个好的推广活动，不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力，设计出更吸引眼球的海报和助销工具，需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设，提出合理化的建议意见，还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、可行的策略和措施，一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多，需要相互之间充分的沟通，从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略，从而找到更好的方案和方法。　　葛承志　　奇艺网销售部运营中心高级总监　　开会频率：至少两天一次；　　参会类别：公司内部会议(本部门会议、跨部门会议、总监级的领导例会)、对外营销会、客户培训会；　　参会装备：笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器(因为常常到台前讲PPT，用翻页器比较方便，红色激光能强调重点)等；　　开会场所：除公司、酒店外，还有咖啡厅；　　创意会议形式推荐：曾经在上海出差时，需要上海和北京的同事共同开会，于是两地同时打开PPT，当时用电话会议系统，将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高，有时候也表达不清楚；　　会议时间管理：利用Outlook的会议通知，或者要求会议组织方提前发短信。　　客户培训会怎么开　　第一、明确开会的目的和对象。　　我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人，他们来自市场部或采购部，是涉及广告投放和营销合作的部门。　　开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容，一般会要一个提纲，然后准备相关的素材、做PPT。如果对方是较高级别的人，就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。　　第二、当听众三心二意怎么办？　　如果开会地点允许的话，我不会坐着讲。因为开会的人也坐着，各自对着各自的电脑，如果双方没有目光交流，听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲，我会站在投影仪的边上讲PPT，让听众在看到PPT的同时也看到我，通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。　　在开会过程中加上一些互动，比如讲到发展历史、社会热点现象时，可以顺势提几个小问题，使听的人不至于睡着或者走神。　　当培训会的人数比较多的时候，演讲时不可能照顾到每一个人的表情，就要下意识地增加一些互动环节，比如有奖提问，给回答正确的人分发小礼品；也可以做一些比较风趣幽默的阐释，利用社会的热点问题做一些类比等，以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。　　一般我会尽量控制时间，预留10～20分钟时间给到QA环节，看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问，而且问题也很尖锐，这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣，没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的，或者他们不感兴趣， 或者我讲得不好。　　这时候我会跟相关同事沟通，看下一步还需要讲些什么，需不需要会后发书面资料给他们，或者将来准备内容的时候有什么需要注意的，为下次的培训积累经验。　　跨部门沟通会心得　　很多人会忽视跨部门沟通会，其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力，都很重要。　　在开会前，要做好充分的准备，这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下，首先要有明确的目标，将待解决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出，让大家准备好解决预案，然后拿到会上讨论，就会比较有效率。　　问题有两种：一种是开放式问题，比如这是什么、该怎么办等等；另一种是封闭式问题，即抛出问题后给出几个选项，看各个部门之间对这几个选项的态度，然后选出最优方案。或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题，让大家在会前事先准备好预案，就不会在会上扯得太远。　　在会议末尾，会议组织者再强调一下今天讲了什么，下一步的计划是什么，还需要解决什么问题，做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报， 用电子邮件的方式发给参会的人。　　蒋美兰　　捷希女鞋集团中国区行销部副总经理　　开会频率：每天至少1～2次；每周有3个固定会议、2个专案会议；忙时，40%以上的时间都在开会；　　参会类别：主管会议、部门会议、专案会议、创意会议；　　参会装备：电脑、手机、创意参考资料；　　开会场所：公司大小会议室、外面咖啡馆、旅馆、商场；　　创意会议形式推荐：团队所有成员在封闭式酒店开会，没有外界以及日常琐事的干扰，开会效率非常高；另外就是在卖场现场开会，能够与团队成员迅速及时地沟通，效果也非常不错；QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式；　　会议时间管理：最简单的就是Outlook，可以提醒会议时间；其次还要了解与会者的行程安排，根据每个成员的日程安排确定会议时间，并设置时间提醒。　　专案会议怎么开　　捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会， 以这次大秀的专案会议为例：　　第一，开会之前，要明确开会的目的。这次大秀，我们从三个月前就已经开始策划准备，每一次的会议都有不同的目的，通过每次的会议来推进专案的进程。　　第二，需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解，并且准备会议所需道具、档案等一系列东西。自开始策划大秀以来，专案会议可能每周都需要开， 会议流程如下：　　1)回顾上周的会议记录；　　2)确定当周的进度；　　3)确定各部门、协力厂商工作现状；　　4)确定需要各部门协调事宜；　　5)讨论决定下一步需要做的事情，并且分工落实到人。　　第三，为了保证会议高质高效地完成，需要注意以下几点：　　1)事先说明预期产出，做好流程及时间分配并严格执行；　　2)确定每个伙伴都会到达现场(可以设置提醒功能)；　　3)确定所有与会需要的素材都完整出现；　　4)确定下一目标及未来的日程表安排。　　第四，会议结束后，需要检查会议记录，随时确定下一步安排好的工作正常进行。　　第五，一般情况下，开会如果超过9 0分钟，人心其实已经涣散了，会议品质就极差，因此，控制会议的时间也是会议召集者需要注意的一个问题。　　会议沟通心得　　我们有一种特殊的会议形式，即“绿灯会议”， 这是我们的创意发散会议。在这样的会议上，参会成员可以针对自己的品牌自由发言，但任何人不可以先提困难。　　另外，有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨， 或者有新的同事加入，对新环境不够了解，不敢发言。这时，上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言，并且赞美他们的点子，增加他们的自信。还有一种比较好用的方法，就是指派实际的工作给这样的人，让他们对相应工作产生责任感，这样便能调动起他们的积极性。　　那么，如何与老板或者客户沟通？其实很简单， 那就是站在他们的立场上想问题，事先想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站在对方的位置解决好这些问题后，说服他们当然也就不成问题了。