今日我们来看一下Exchange Server2010中的个人邮件归档功能。
在早期的Exchange版本中，用户需要进行邮件存储一般是创建个人文件夹.pst文件，这种方法也是用得最多的，就是将Exchange服务器上的邮件通过Outlook下载到本地存储上，用户可以离线访问这些存储的邮件，所以也称为离线模式，存档方法是，打开Outlook界面，点击文件----信息----清理工具---存档。在此，我选择收件箱，文件指定为D:\20130412\Archive.pst。如下图所示：
然后在线用户的收件箱上右键复制文件夹，然后，在“将选定文件夹复制到文件夹”选择“存档”---“收件箱”，确定。然后在如下图所示：
然后用户可以在用户在线收件箱里选中需要存档的邮件，按住Ctrol键拖到存档下的收件箱中即可。查看D:20130412下的Archive.pst文件已经增加大。
另外一种方法称为缓存模式，Outlook 2003 以后的版本中引入了缓存 Exchange 模式，为用户提供一个更好的联机和脱机体验。缓存 模式使得用户能够在已连接环境和断开的环境之间切换而不会打断 Outlook 体验。该模式还可使用户在使用 Outlook 时不再受网络延迟和连接问题的干扰。缓存模式就是在本地存储上存放一份与Exchange服务器邮箱邮件同步的OST文件，此文件称为Offline Store离线文件，Outlook从存储此文件的的用户本地副本运行，会定期从 Exchange Server 计算机更新缓存邮箱和 OAB， 但用户不能像打开PST文件那样直接打开OST文件；还有一种方法就是使用Outlook自动存档功能, 将用户的在线邮件执行自动存储，保存到客户端本地的存储中，默认文件名是：Archive.pst。用户可以通过在Outlook中打开Outlook数据文件的方式挂回Outlook界面中成为存档夹，供用户离线访问旧邮件时使用。在此以Outlook2010为例说明如何设置：单击文件---选项---高级 ，打开自动存档设置，单击以选中在存档时间间隔复选框，然后键入一个数字，在该天若要指定自动存档过程的运行频率框中。 如果要将项目存档之前得到通知单击以选中在自动存档前提示复选框。 如下图所示：
以上几种存档方式已经不适合于现在的管理方式，例如手动存储和自动存储是将邮件下载到客户端的本地，如果服务器上不再存储，则管理员管理员无法对这些文件进行管理，无法保证满足邮件的保密合规要求。Exchange Server2010的个人存档功能提供了用户在Exchange服务器上创建一个备用位置来存放邮件数据，用户利用Outlook2010或OWA可以无缝地访问在线邮箱和存档邮箱，在二者之间实现邮件的移动、复制等。