近几年来，民营企业已逐步成为了国民经济中的重要元素，是不可低估的经济主体之一。无论是民营企业的老总及相关人员，还是档案部门的工作人员都已意识到，民营企业的发展离不开档案工作，就像我国的经济协调发展离不开民营企业一样。档案管理是企业发展的重要保障，一个企业的决策要依据各种资料、数据、信息等，没有档案管理、资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会，求得发展。在社会规范化、法制化不断强化的同时，档案作为现代企业信息工作的重要组成部分，发挥着越来越重要的作用。因此，民营企业档案工作的发展，一定要适应企业发展的需要，结合信息化、科学化管理的新模式，注重质量和效益，成为企业的档案保管中心、信息中心、展览中心和文化中心，这样才有可能使我们的档案工作有质的突破和发展。
作为大型民营企业之一，苏宁环球集团借助数字化的手段，使档案管理打破了以往单一的“收管”职能，将档案信息与企业业务信息等其他信息资源融合在一起，充分将机构的战略目标、业务职能与档案管理需求结合在一起，拓展档案信息的服务功能，从而提高企业的效率、效能，并以此作为衡量档案工作的重要指标。这一转变，对于信息时代苏宁环球集团档案工作的生存与发展是至关重要的。
苏宁环球集团的档案信息化历程
苏宁集团创始于1987年，始创人张桂平先生。苏宁集团从电器贸易做起，1992年开始进入地产界，如今集团已发展成为集房地产开发、商业连锁、医药科技、五星级酒店、新型建材生产、汽车贸易、采矿业、通用航空、门窗制造、物业管理等行业于一身，总资产超过60亿元的超级航空母舰，成为国内首屈一指的大型综合性民营企业。2004年苏宁集团正式更名为苏宁环球集团。近年来集团荣获“中国企业500强”、“全国民营企业五百强前十名”等荣誉称号，旗下的苏宁地产荣获“2003年度南京市民营企业纳税第一大户”、“江苏省房地产企业50强、民企第一强”等殊荣。
随着苏宁环球集团经营规模的快速扩大，它的信息化也同步发展起来。在竞争日益激烈的房地产业，苏宁环球集团的决策层面临着众多的经营问题，急需了解和掌握项目成本的构成状况、销售情况、顾客资源状况等信息。苏宁环球集团的领导意识到，只有应用信息化管理手段才能全面而彻底地解决以上问题。正是在这种理念的引导下，苏宁环球集团建立了成本管理系统和营销管理系统等业务信息系统。
这些支撑苏宁生存和快速发展的系统都产生了大量具有重要价值的数据，而这些数据正是我们所说的企业文档信息资源。文档信息是企业在日常的业务活动中生成、使用并留存备查的具有惟一性的凭证信息。管理好这些信息，不仅是每一个企业的重要职责，同时也是企业信息化建设战略不可或缺的必要环节。基于这样的认识，苏宁环球集团不失时机地将档案的数字化管理纳入到其信息化建设的轨道当中。
2006年8月，经过反复的考察与研究，苏宁环球集团选择了北京量子伟业时代信息技术有限公司（www.pde.cn）开发档案数字化管理系统，实现“民企第一数字档案馆”的目标。
苏宁环球集团为了实现这一目标，在深入调研的基础上，针对企业业务特点和已有的系统环境，研发出一套PDEv7.0综合档案管理系统。
苏宁档案管理系统的特点
由于民营企业灵活高效的运行机制，短短的时间里会产生大量的档案、资料等信息，如果仍然以传统的管理方法管理这些档案资料，天长日久，有些档案就容易分散，甚至流失，无法达到全程监控，也不利于信息的完整和准确。所以，北京量子伟业公司（www.pde.cn）的PDEv7.0综合档案管理系统根据苏宁环球集团档案工作的现实情况，通过合理的流程设计和功能设置，将档案收集、整理、管理、库房管理和统计等工作环节全部借助系统完成，实现了档案管理业务操作的现代化。档案管理的业务操作摆脱了手工方法，大大提高了档案管理的工作效率。同时，也实现了企业档案信息的集中管理。
在保证苏宁环球集团档案管理活动延续性的基础上，PDEv7.0综合档案管理系统充分展示了其先进性的一面，帮助本企业的档案管理实现信息化的飞跃。苏宁环球集团档案管理系统的架构与设计上，其主要特点有以下三点：
1、客户端的简化和方便性
为了配合苏宁环球集团集中式的数据管理方式，量子伟业（www.pde.cn）PDEv7.0综合档案管理系统改变了原有的C/S系统架构，采用B/S系统架构，重新设计了三层架构，客户端为瘦客户端安装，不需要安装数据库，而只需安装通用的浏览器软件。这样不但可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便、网络结构更加灵活。假设一个用户的决策层要开一个讨论库存问题的会议，他们只需从会议室的计算机上直接通过浏览器查询数据，然后显示给大家看就可以了。甚至与会者还可以把笔记本电脑联上会议室的网络插口，自己来查询相关的数据。
中间层为COM+服务层，服务可与数据库分离。这样既简化了客户端系统的安装，兼顾了数据的便捷使用和安全管理，同时也大大降低了企业数据库建设的成本。采用这种技术，系统的开发者无须再为不同级别的用户设计开发不同的客户应用程序了，只需把所有的功能都实现在Web服务器上，并就不同的功能为各个组别的用户设置权限就可以了。各个用户通过HTTP请求在权限范围内调用Web服务器上不同处理程序，从而完成对数据的查询或修改。
现代用户面临着日新月异的竞争环境，对用户内部运作机制的更新与调整也变得逐渐频繁。相对于C/S，B/S的维护具有更大的灵活性。当形势变化时，它无须再为每一个现有的客户应用程序升级，而只需对Web服务器上的服务处理程序进行修订。这样不但可以提高公司的运作效率，还省去了维护时协调工作的不少麻烦。如果一个公司有上千台客户机，并且分布在不同的地点，那么便于维护将会显得更加重要。
2、实现跨全宗的数据集中管理
像苏宁这样的大型企业常常会面临部门、子公司间的协作问题，各子公司协作不同的子公司的数据集中保存到总公司的服务器上，不但数量庞大而且容易产生混乱，处理不好会造成资源严重的浪费和效率的低下。因此，最佳的解决办法就是将每个子公司的档案数据设为一个全宗，进行多全宗管理。PDEv7.0综合档案管理系统可以根据企业的特点灵活的定义组织结构，并对人员按照组织结构的进行权限的分配；在管理策略上，可以为每个全宗定义个性化的管理策略和行业特性，降低了业务管理模式统一之后，档案信息不统一的情况；数据集中化，并可以根据需要实现跨部门跨全宗的共享，提高整个组织的档案利用效率。
3、高度的安全性
企业档案信息，尤其涉及业务活动的部分，往往都是重要的商业秘密，因此，作为保管企业档案信息的档案管理系统必然对安全性具有很高的要求。在PDEv7.0综合档案管理系统中，通过三层架构设置，改变了以往客户机器直接访问数据库的做法，而是通过中间层访问数据，实现文件服务器、应用服务器、数据库服务器相分离，从而得以保证档案信息的安全。
同时，该系统还设置了五级安全保障。所有人员操作权限统一管理、统一控制，并根据不同身份，从数据库、模块、功能、数据、数值五个层次进行严密控制，严格控制不同级次不同单位不同人员操作、查看档案信息的权限，确保档案信息安全。此外，用户的各种操作都将自动被记录到系统日志当中，以便管理人员查看。
苏宁环球集团设计的最新档案管理系统，是以科学的管理理念为基础、以用户的实际需求为导向、以最佳的成本收益比为保障的。只有这样，才能在保护好档案的同时，全面发挥和彰显档案在企业经济活动中的价值。
信息化建设为苏宁环球集团带来了可观的经济效益，对于未来的发展，苏宁环球集团早已成竹在胸。苏宁环球集团计划对在现有ERP系统所累计下来的数据进行加工，通过知识管理系统自动获取内网(中国电器网、苏宁电器网和OA系统)、互联网、邮件系统等信息源的信息，建立统一企业信息资源库，通过竞争情报系统对数据信息进行分析进而得到更准确的决策系统。这一美好的远景注定了档案管理系统必将在其中扮演重要的角色。