人们总是尝试在脑海中记录自己的的工作职责，却不去寻找一套有效的体系(无论是纸张形式还是电子形式)将它们记录下来，以便经常审视，这便是压力的来源。
本文是记者詹姆斯·法洛斯(James Fallows)对时间管理大师戴维·艾伦(David Allen)的访谈，让我们知道为什么会越来越忙以及谈谈工作效率的提升。在周四，我们将发布关于时间管理的技巧类文章：多项目管理中的时间管理 。让在职场的你，面对多项目管理时，不会陷入混乱。
人物简介
戴维·艾伦(David Allen)从事作家、讲师、顾问工作30多年。他总结出了一套面向机构的“无压力工作”方法，名叫GTD(Getting Things Done，即“搞定”)，在全世界范围内广受追捧。他的著作《搞定：无压力工作的艺术》(Getting Things Done)自2001年出版以来，已经售出了150万册，而他本人Twitter账户(@gtdguy)的粉丝数也超过了120万。
记者詹姆斯·法洛斯(James Fallows)出席过艾伦的研讨会，并随后尝试将GTD运用于生活当中。8年前，法洛斯曾在《大西洋月刊》上撰文描述过此事。人们总是尝试在脑海中记录自己的的工作职责，却不去寻找一套有效的体系(无论是纸张形式还是电子形式)将它们记录下来，以便经常审视，这便是压力的来源。而艾伦方法的理论基础也由此而来。在下文中，法洛斯向艾伦问及了今天永远在线的生活方式。同时，艾伦也会畅想我们的工作效率将会如何发展。
你陷入了忙碌危机吗?
詹姆斯·法洛斯（下文简称JF）：我打赌，大部分阅读这篇讨论的人们，都觉得他们在处理电子邮件、短信和全天候网络环境中碰到了“忙碌危机”。今天人们遭遇的压力感，是一种新现象吗？
戴维·艾伦（下文简称DA）： 每个人都有忙不过来的时候，都有脑子转不过弯的时候。我刚刚读到巴赫有20个孩子。今天的人们却抱怨说：“带孩子把我忙坏了。”那么，带上20个孩子，看看你会忙成什么样?如果你是一个音乐家，或者作家，那你的工作量就总会比别人多出一截。所以我不知道对那些从事开放职业，或者兴趣广泛的人来说，情况会不会和以前不一样。
跟多人感到茫然无措还有一个原因，是人们其实并不想我们的老祖宗那样，真正处在遭遇危机后的生存模式中。在危机这件事上，有一点挺有意思，那就是危机其实会创造出一种宁静感。为什么？因为在危机中，人们必须整合所有潜在相关的各种信息，他们必须迅速作出决定，随后必须迅速相信自己直觉作出的判断。他们必须采取行动。他们要根据源源不断的数据，调整再调整。 而且他们在某些成果上非常专注，而这些成果通常是活命——就是生存。别搞砸。别送命。
但你一旦不在危机当中之后，生存模式中被你过滤掉的世界就会涌进你的脑海。现在你要操心要扣多少税了，操心车子是不是要换轮胎了，操心“我感冒了”，操心“破打印机坏掉了”。现在，那些涌进你脑子的东西又换成了电子形式，而且还7×24小时不带间断的。
为了应对这些，你需要学会一些执行技巧，和迅速决定如何分配有限资源的能力。阳光下没有新东西。今昔不同的，只是需要做出这种执行决定的人的数量。你觉得忙不过来，只不过是你太低估这种执行上的需求了。
没有信息加载这回事
JF：那我们今天需要处理的巨大信息量呢？在造成某种变化的程度上，这难道不是一种变化吗？
DA：没有信息过载这回事。 要有的话，你进图书馆的时候早就撑死了，更别说上网的时候会给撑爆了。
实际上，世界上信息最丰富的地方是最让人放松的地方，那就是自然。它地貌多样，细节丰富，就连输入的形式也各种各样。实际上，你要是想疯掉的话，那就处理掉你接收的所有信息吧：这就是所谓的感官恶化。
自然所包含的信息丰富，但其中有意义的东西却相对稀少 ——对人来说，可能也就是些浆果、熊、蛇、暴风雨、毒橡树之类的。正是有意义的东西如此稀少，才强迫我们改变行为，做出决断。电子邮件的问题在于，它不仅仅是信息，它还是对潜在行为的需要。浆果、蛇和熊都是信息，但它们是嵌入式的信息，而且你不知道它们当中的具体信息是什么。但电子邮件就不是这样，它的特点是随机性的积极强化(positive reinforcement)，这也是其致瘾的根本。
JF：能再说明一下吗？
DA： 比方说你从你妈妈那收到一封邮件，或者你从你老板那收到一封邮件——它们都包含着蛇啊浆果啊熊啊这样的信息，但它们却没法一目了然，除非你看了这封邮件之后才行。现在，你脑子里的哪块下意识地不断在想：“这没准有用，这没准有用，这没准有用，这没准能改变我正做的什么事情，刚好那个事情我还不想下决定……”然后你就会把这个想法扩大上千倍，就算没那么多，也会扩大到上百倍。
做决定的能力就和肌肉一样，这些等着做决定的事情会消磨你的精力。 如果才过了半天，你就做出了很多决定的话，那你就没多少毅力去处理剩下那半天了。于是，我们就会带着“可能有比手头上还重要的事情等着处理”的焦灼痛苦感(Gnawing Sense of Anxiety)神游。你不记得那件更重要的事情是什么，但总之就是比你正在干的事情重要，所以你就心神不宁了。于是，你在工作的时候就会操心家里面，回到家就又会操心工作上的事情——总之不管在哪，你都是身在曹营心在汉的状态。难怪的你的工作效率一落千丈，也难怪你的压力跟山一样。
那现在和过去有什么不一样?除了这种情况的发生频率之外，没别的不一样。在过去的72个小时里，你我处理的工作变动和优先级改变已经比你的父辈在一个月，甚至一年内处理的量还要多。我读到1912年的时候，人们还抱怨过电话，抱怨的内容和今天人们抱怨电子邮件的内容没什么两样：“天啊，我的生活质量都给毁了”;“打电话只是流于形式，没什么意义”;“电话只能带来干扰和分心!”读起来就跟现在一样。1983年，我在洛克希德头一次接触这些问题的时候，也听到过类似的抱怨。那几年，你口袋里要是有个日程本的话，那你绝对会被人当作痴迷工作效率方面的怪胎。和过去不一样的是，经历这种紧张感的曾经只有少数人，而如今，则是各行各业的大多数人了。
而且随着组织结构的层级越来越平面化，各行各业中的“执行责任”也越来越多。 在军队，一个下士在今天的战场上要做多少决定?假如我是一个下级军官，碰上了《黑鹰坠落》里的那种情况，CNN拿个麦克风戳在我的面前要采访我，那我什么该说什么不该说?这就是美国空军军事学院(Air War College)连全球政治和环境感知这种将军才需要的东西都教给学生的原因。我们的社会越平面化，我们就越需要更多的职业人士具备刚刚谈到的那些技能。
如何处理忙碌的情况?
JF：我们未来处理“忙碌”的情况会怎么样？会因为技术变得更好？还是会因为过载变得更糟？还是说两者皆有？
DA： 我觉得，总是让你心慌马乱，挣扎摆脱的“忙碌陷阱”，它的程度和深度会继续增加，因为越来越多的人会受到它的影响。
你头脑中处理的事情需要外在化——用某种信任的方式捕捉下来。 你要捕捉那些有潜在意义的事情，你要搞清楚这些事情对你意味着什么，你还要把这一切梳理成思维图，如此你才能从更广阔的角度来看待问题。随着更好科技的出现，我希望有一套思维图——能够梳理我那些思维图的思维图。然后我可能会说：“好，我现在要处理哪个思维图?有亲戚要过来吃饭，我要不要先处理家庭思维图?”然后，你可以继续处理“哦，我侄女要来，她喜欢吃这个，她最喜欢粉色，她的狗叫……”之类的事情。然后你把事情放在一边，说：“这个思维图处理得差不多了，接下来处理哪个思维图?“或者：“算了，去朗读会儿诗歌吧。”
这些问题其实都是老问题。不过我们能找到更好的工具，让大脑舒坦起来。
最后的话：
我们总依赖大脑来记录我们的工作任务，但往往却陷入了忙碌危机，一时不知所措，我们会抱怨任务太多或者信息过多，这些都不能成为借口。戴维·艾伦告诉我们：头脑中处理的事情需要外在化——用某种信任的方式捕捉下来。你要捕捉那些有潜在意义的事情，你要搞清楚这些事情对你意味着什么，你还要把这一切梳理成思维图，如此你才能从更广阔的角度来看待问题。