有效沟通保留电子证据保护隐私小心邮件泄密

从一个交流工具来看，E－mail在传递信息方面比口头传达能让人更好地思考和修饰语句，所以在沟通上有着先想后说的优势，也可以充当很好的记录的作用。比如，与客户沟通的记录和团队工作的备忘。　　故事中的竹子，一开始就是因为忽略了这一点，在和客户的沟通中吃了亏，从这个角度讲，哪些邮件需要保存和保存时间需要多长，都是要谨慎考虑的。　　在团队沟通方面，E－mail 的群发和抄送功能，较之传统的沟通方法有着明显的优势，它可以减少很多会议，也可以将向领导汇报工作简化为一个“cc(抄送)”。当然，竹子的案例告诉我们，cc有让大家了解你的工作和监督合作方工作进度的作用，只是在群发和抄送的过程中，有些规则是一定要了解的，比如，你的群发邮件当中是否传达了消极的或有违公司政策的信息，在抄送时，抄送的范围以及谁是接收人，谁是被抄送人，都是需要搞清楚的。　　这里最典型的就是不能越级汇报，不论是使用E－mail或者是其他的沟通工具，这都是一个忌讳，这里只要把握住你的直接汇报人是谁，抄送永远给只是需要了解工作的其他人，在这个原则下，有时你甚至不需要考虑官阶的问题。　　如同传统的办公室沟通方式一样，例如公文传递、口头汇报等等，既然是沟通就必然涉及办公室政治。所以当E－mail成为交流的工具后，也不可避免地成为同事间、部门间、上下级间相互谈判、报功、讨饶、提
意见和建议、取证甚至是相互指责、倾轧和陷害的载体，所以要学习的并不仅仅是所谓的E－mail使用规则，更是如何通过E－mail来玩转办公室政治。　　办公室政治表面上看起来是很复杂的事，但只要牢牢掌握沟通工具使用的基本规则，即便无功也不会有过。例如竹子，如果没有出现越级汇报的错误，也不会为上司间的矛盾点炮，沦为斗争的替罪羊。对于职场新人，这些是不可忽略的，否则就会吃亏。尽管大学里不会开设这样的课程，但这却是进入职场的必修课。　　在复杂的办公室人际当中，即使再小心也很难做到事事完美，就好像那句话说的，人在河边走怎能不湿鞋，对于竹子而言，其实她的失误只是压倒骆驼的最后一根稻草，但是她的领导恨不得让她负了全责。所以竹子也要清楚，她要承担的只是那根稻草的责任，因此不必有太多的自责和沮丧，感叹一句自己运气不好也就罢了。　　所谓人算不如天算，对于那些在办公室政治当中不慎失足的人而言，除了吸取教训不再去犯规则错误之外，也要去理清楚，哪些责任应该自己承担的，哪些是老天爷加在自己身上的，正如从生涯规划的角度来看，生涯规划不外乎三件事，我的事、你的事和老天爷的事。　　网络提供给人们一个良好的信息平台，它令世界变得更为透明与扁平，这不仅意味着人们视野更为开阔、与世界距离变得更小，也意味着个人的隐私区域也在变小，甚至存在着隐私被公开的危险。E－mail作为办公网络化的一部分，在一个公司中起着同样的作用，它一方面让信息传达更为通畅便利，另一方面也将信息的传播最大限度的公开化。　　所以，在这样的一个网络时代，你的电脑就是你的一部分，如果想保有自己的隐私，那就看好自己的电脑，这里当然包含了你的E－mail，QQ，MSN，SKPYE……就如同你讲某些电话要小心不要被别人听到一样，西西是一个还有些良心的小贼，我只能说，西西的例子也许少见，值得大家警惕。　　其实，E－mail只是一个简单的沟通工具，但是当它遇到办公室政治的时候，就变得颇为微妙和复杂，也显得并不那么容易去掌握，甚至令人头痛。这主要的原因是，当人们谈到办公室政治的时候，常会带出一副神神秘秘的样子，甚至谈虎色变，似乎办公室政治，常常令人感觉不以为然又不得不重视。　　其实，办公室里遇到的这些人，和我们在生活中遇到的任何人，甚至自己的家人都是一样的，每个人都会有自己的需求和期待，都会有直接的、间接的或是让人意想不到的表达和沟通方式，只因这些发生在办公室里，就变成了办公室政治。如果从这个角度来看，我们是不是可以用平常心去看待办公室政治以及E－mail在办公室中的使用呢。