《Excel 职场手册：260招菜鸟变达人》一第 14 招　利用数据验证记录数据录入时间

第一篇 数据操作与处理 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人本篇讲解单元格数据录入与编辑以及整理.查找与替换.行与列.工作表和文件等方面的操作技巧,主要内容包含快捷键的功能介绍.特殊数据的录入技巧.查找替换.条件格式.数据有效性定义.自定义单元格.合并单元格取消后快速输入空白区域.文本与数字格式的相互转换.工作表以及工作表标签的显示与隐藏.工作表和工作簿的保护.Excel文件减肥瘦身秘诀.Excel文件打印技巧等.

第1章 单元格数据录入与编辑 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人本章介绍单元格数据录入与编辑技巧,主要内容包含快捷键(组合键).特殊数据的录入技巧.数据验证.快速填充.合并单元格取消后快速输入空白区域等.

前 言 Excel 职场手册:260招菜鸟变达人 2015年4月,我人生中的第一本书<Excel高手捷径:一招鲜,吃遍天>出版了.出版后的第一个月在当当网计算机新书热榜排名第一,这让我感到很意外.出书后向我请教问题的人更多了,不仅仅是腾讯内部的同事,还有公司外面的粉丝.在帮助大家解决问题的过程中,我钻研了更多的技巧,更加深刻地体会到Excel的博大精深.我特别想把这些技巧分享给大家,因此,两年后我准备再版.在此特别感谢腾讯公司以及老东家江西移动的领导和同事们对我的大力支持,感谢我的亲朋好友以及

第 13 招 利用数据验证给单元格添加注释,不用批注 在Excel中需要添加注释的时候,你可能毫不犹豫选择插入批注.但批注插入多了,有点眼花缭乱的感觉,而且不能批量插入.想给单元格加个注释怎么办?选取单元格,单击菜单数据→数据验证→输入信息→输入要注释的文字,如图1-1-44所示. 添加后的效果如图1-1-45所示. 如果有一列数据,需要提醒输入者不能输入大于100的数字,每个单元格插入批注是不现实的,用添加提示的方法则可以完美解决,如图1-1-46所示. 添加后的效果如图1-1-47所示.

第 16 招 利用数据验证防止重复录入相同的内容 如果要在A列输入数据,为了防止数据重复录入,可以用数据验证定义,如图1-1-50所示. 这样,如果数据重复录入了就会提示,如图1-1-51所示错误.

第 15 招 利用数据验证限制单元格数据类型 如果需要限制单元格只能输入文本,不能输入数字,借助函数ISTEXT,该函数功能是检测单元格内容是否为文本,如果是文本则返回TRUE,否则返回FALSE.如果要限制单元格只能输入数字,不能输入文本,借助函数ISNUMBER,该函数功能是检测单元格内容是否为数值,如图1-1-49所示.

第 12 招 数据验证引用序列不在同一行或同一列怎么办 进行数据验证时需要引用的序列多行多列怎么办呢?可以把多列变为一列,方法见第57招到第59招.本招另辟蹊径,通过定义名称的方法实现,解决思路:定义一列或一行数据名称→数据验证定义→修改定义的名称引用位置为多行多列.如果要引用的序列是多行多列,如图1-1-39所示,序列有3行2列,进行数据验证定义鼠标选中后会提示错误,如图1-1-40所示. 选中需要引用的B列,输入定义的名称:业务,再对A列做数据验证定义,如图1-1-41和图1-1-42所示.

第 11 招 为单元格设置数据录入的范围--数据验证 数据有效性在Excel 2013和2016版本菜单都为"数据验证",是为特定单元格定义可以接受信息的范围的工具,这些信息可以是数值.序列.时间日期.文本等,也可以自定义.当输入单元格的信息不在可接受范围内,屏幕上就会出现出错信息提示的对话框,而其中的出错信息也是由自己来定义的.例如,用序列来定义单元格,打开菜单数据→数据验证,设置验证条件和输入信息.出错警告. 例如:对性别设置序列如图1-1-34所示. 单元格下拉框就可以选择序列男

第 29 招 将单元格数字变成条形图 用数据条可以清晰看到数据的大小,不需要通过制作图表就能看出来,如图1-2-14所示. 如果只想显示数据条,不显示数字,在编辑格式规则时在"仅显示数据条"前面方框内打钩,如图1-2-15所示.