试试看
1.检查您对电子邮件的响应:多长时间检查一次新邮件?真的需要这么频繁地检查吗?如果不需要立即回复每件事情,则禁用收到新邮件的通知。
2.为自己安排一个约会,用于创建自己的文件夹结构以清除收件箱,立即归档第一封邮件。根据收件箱邮件的多少,为自己安排一个约会,以检查所有剩余的邮件,按需删除或归档它们。
3.在收件箱中找到3封仅包含任务或约会的邮件(或者在收到下一封合适的邮件时完成此练习),并将它们转换成任务/约会。找到在签名中包含个人联系人数据(与您有关且尚未添加到联系人)的电子邮件。使用此邮件通过拖放方法建立一个新联系人,继续使用相同方法为所有相关的新联系人数据建立联系人。
4.标记所有无法立即处理(或不想立即处理),但需要在明天中午前关注的邮件,用红色标志作为其标记状态。
如果使用Outlook 2003:创建一个搜索文件夹,列出所有标记的邮件。在明天中午前,花时间去打开此搜索文件夹并处理这些邮件。然后继续标记出第二天中午到期的邮件,用红色标志作为其标记状态,如此反复。
作为一种替代方式,如果使用的是不同版本的Outlook,通过分类功能自动为至少3个发件人的邮件标记颜色,您经常收到这3个发件人的重要邮件。创建一个搜索文件夹,以显示所有带相同颜色标记(类别)的邮件,而不管它们处在哪个文件夹中。
5.在某段时间等半天都不要检查新收到的电子邮件(如果不能立即实施,可以在下一次冗长会议或者在周一早上尝试一下)。记下您收到的新电子邮件数。在您处理所有这些邮件时使用秒表计时,根据DANF系统一个接一个地、尽可能快地处理完成。(在使用DANF系统两周且熟练操作后再次计算时间。)确定按时间段处理邮件带来的好处(比如每天3次,每次30分钟),如果可能,设置按时间段处理收件箱的固定次数(而不是一旦收到新邮件就立即处理)。
6.检查收件箱中的邮件:哪些主题行与内容及重要性相距甚远,没有明确是否需要回复,让您犯迷糊?怎样对主题行进行措辞以使之明确?然后浏览发件箱文件夹,检查上个月发送的电子邮件的主题行,确定您是否存在上述问题。
7.重复第6步,但这次检查邮件正文的风格、含糊不清的措辞、期望回复的明确表达以及正文内容的长度。在以后撰写邮件时将这几点记在心里。甚至可以简短总结一下如何改变,并打印出来。