登录全市档案协同管理系统、输入个人资料，5年前的任职文件全都在电脑屏幕上一目了然——如今已在缙云工作的吴素芬，因为评职称需要调阅过去在庆元的工作履历，原以为至少得花一整天时间往返500公里才能“搞定”，没想到档案部门的工作人员只花了1分钟就解决了这个难题。
这套自主研发、化繁为简的崭新系统，集机关数字档案室、档案登记备份和云档案信息共享系统于一体，率先实现了市本级、9县(市、区)及全市各级党政机关数字档案室这“1+9+N”的协同管理，目前已被国家档案局科研所认定为全国首创。
“我们运用‘云计算’技术，依托政务外网平台在全市统筹构建了1市9县分布式部署的‘云档案’体系，不仅覆盖全市各级党政机关，还架设了具有获取资源进馆、查阅全市信息功能的分布式服务网络。”据市档案局局长陈鸿斌介绍，先人一步的“云系统”拆除了全市各级、各部门机关数字档案室的信息围墙，有效规避了过去常见的“信息壁垒”或“信息孤岛”现象。
作为建设“智慧丽水”的“先遣部队”，市档案局以市本级为中心、9县(市、区)为节点，建起了全市统一的档案目录数据库和全文数据库，所有已经开放的数字档案都能在同一平台上实现“百度式”检索利用，查询人只要在搜索栏输入关键字，就可以在自己的权限范围内检索市、县、乡所有机关档案室的电子文件和数字化的纸质档案。
“这也意味着，市县乡三级的机关部门都不再需要单独配备服务器、管理软件和网络环境，只要在全市统一的信息共享网络平台上，就可以随时对电子文件进行归档、移交、登记备份和共享查阅。”陈鸿斌告诉记者，这套独创的系统还具有整体容灾备份和单点备份的功能，“如果出现数据问题，可以单独对某个部门的数据进行修复还原，确保了档案与电子文件的安全性。”
强大的云端档案库不仅提升了政务效率，更为普通百姓带去了许多意想不到的便利。松阳县西屏街道瓦厂村村民吴庆亚告诉记者，就连自己的退休生活补助情况，都能通过网络直接调阅，而在过去，查档流程全凭手工操作，工作人员必须先通过目录查找相关材料，再到档案室按图索骥，才能最终将复印件交到查阅人手中，“经常得排队，等得很辛苦”。
尽管“集档案信息大成”的目标已经实现，但创新的脚步却并未因此停止。随着手机移动终端应用的全面兴起，市档案局又启动了“掌中档”研发项目，将档案信息通过手机直接传送到千家万户。
“我们在现有政务外网‘云档案’的基础上，引入移动办公技术建立了丽水档案移动查阅中心，把‘云档案’信息共享系统改版移植到了手机客户端。”陈鸿斌说，通过这个客户端软件，手机用户可以方便地查阅全市各级机关档案室的所有归档文件，真正实现了“随需随取”。
目前，我市已有200多个机关单位在档案协同管理系统上进行了电子文件的在线归档和移交，各类共享电子文件已超过30万件，为提供“一站式服务”和“一键式检索”奠定了坚实的基础。