就现在来看，电子邮件是大多数公司的关键业务工具，不过就对于电子邮件来说，公司的战略管理方面还存在缺陷。因此许多公司为了看中微软Exchange的中心协调和有效的地址管理功能，却不愿运行邮件服务器24x7。
微软已经进入托管/云电子邮件主机市场，目前，微软Office 365是微软公司发展最快的产品。相比之下，Office 365迁移变得尤为重要；电子邮件沟通尤为关键，因此必须保证Office 365迁移是安全的。公司需要针对Office 365迁移认真规划，每一步都要进行测试和验证。
检查电子邮件策略
目前主要的商业电子邮件策略包括标准的（内部Apache或者网络）邮件主机、Exchange主机或者运行内部Exchange服务器。策略不同，最适用的迁移方法也有所不同；在某些情况下，可能意味着，以不同的方式、不同的工具，迁移电子邮件用户。
对于一个Exchange用户来说,首先要考虑的问题是SharePoint迁移。需要考虑：公司是否已经自行定制了SharePoint或者其经销商已经代表他们定制了SharePoint。如果已经完成了定制，那么，公司要么运行SharePoint Online，要么就在Windows Azure，微软的云中运行SharePoint。一些自定义工具（AviPoint 、MetaVis、Quest等等）将现有的SharePoint结构——（大多数情况下）包括元数据，迁移到SharePoint Online。
对于那些通过经销商获取Exchange的公司来说，第一步应该联系经销商，看看经销商是否有特定的工具来促进Office 365迁移。微软有自己的一套在线资源和工具，但是与经销商合作的那些公司，经销商往往比较了解装配，并且具备特殊的有效工具来促进迁移。此外，微软鼓励经销商从提供小型企业服务器转型到提供Office 365工具包。
第二步是建立Office 365的活动目录链接，以及其他使用单点登录(SSO)的应用程序。这样的话，所面临的挑战是,要想使用Active Directory，就需要与Office 365联合单点登录,同时支持其他应用程序。不使用Active Directory的公司，现在可能根本不想参与进来，同时他们正在考虑迁移到Office 365。至少,这意味着失去了他们正在寻找的cloud-only模型。如果公司想要实现单点登录，尤其是公司如果正准备迁移到cloud-only架构，那么公司可能希望发掘其他受欢迎的微软应用程序的单点登录模型（Centrify、Okta、Ping）。
如果企业已经从第三方提供商那里获取了托管Exchange，那么，最好要检查一下主机文档,检查主机文档如何支持托管服务与Exchange之间的迁移，将Office 365迁移视为一种Exchange迁移。组织所面临的挑战是,对内部Exchange迁移有效的管理流程，可能并非适合所有的托管版本。用户调查报告显示，用户的托管Exchange提供商一般不支持他们迁移到Office 365，因此不要奢望从提供商那里获得太多的帮助。不过，许多前面列出的促进SharePoint迁移或SSO的第三方工具，能够起到一定帮助。
通过输出电子邮件和PST文件（在Outlook中）形式的其他数据，重新输入到Office 365中，可以促进个人用户的迁移。这种方法几乎一直很管用，但是Exchange托管版本和Office 365之间需要进行转换。最好是在周末或放假期间完成，因为，好几天没有电子邮件，填充和验证新的设置，用户不会受太大的影响。
Office 365迁移遇到的障碍
对于那些不使用Exchange的公司来说，迁移Office 365则面临着巨大的挑战。在这种情况下，可以分两步完成迁移Office 365。首先，根据需要建立Office 365 SharePoint和SSO/活动目录托管Exchange环境;第二步是邮箱迁移。第一步最好咨询一下有关设置Exchange标准的书籍和教程,并花费一定时间，采用一些假邮箱和用户账户来建立并测试Office 365配置。
用户从POP3或者IMAP客户机迁移到Office 365真的很难。对于Outlook的用户来说,创建用于转移邮件和地址簿的PST文件的方法相当简单。对于那些不使用Outlook的用户来说,移动这些信息可能很困难。使用多个电子邮件客户端的用户，可能遇到过兼容性太低的问题,邮箱转换工具可以解决这个问题， 使用的特性不同以及涉及的邮件客户端不同，邮箱转换工具发挥的作用也不同。用户提出的最好的建议是：保证Outlook许可证的安全，首先迁移到Outlook，检查迁移的结果，然后使用以上描述的过程，从Outlook迁移到Office 365。
迁移到Office 365最重要的一点是：检验测试、迁移并验证迁移过程的每一步。没有工具或者过程应该应用于实时数据，如果不检查它首先与一组包含的测试账户填充代表电子邮件样本和地址簿条目。
还要记得最后一步是在处理实时数据之前，验证邮件设置和共享资源（Active Directory或其他SSO、SharePoint、文件夹和文件结构等等）。迁移用户（例如部门）也可以减轻迁移的负担，使那些经常交互的用户能够同时完成迁移。制定计划对保证成功迁移来说大有帮助，很多用户认为Office 365值得努力。
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