如何用好那70%的时间：来自成功CEO们的建议

编者按：本文来自First Round Review，他们准备的文章既讲故事，还同时向创业者提供可操作的建议，以助力打造优秀的公司。本文作者Bill Trenchard是First Round Capital的合伙人。科技公司的CEO平均每年工作300天，每天14小时。也就是一年4200小时。这个统计数字和大多数的科技公司管理者与创业公司的员工相比，差别并不大。4200小时听起来像是很多，但对于他们中的很多人来讲，还是远远不够用的。这里头，有近30%的时间是用在收发Email上。还有另外三分之一是花在开会上。有研究表明，这部分时间有一半以上都是完全浪费的。可以研究一下一个典型的CEO的日程表，你会发现其中70%的时间安排都不是最优的，我自己的经验也同样说明了这点。在加入First Round成为合伙人之前，我在三家公司担任联合创始人兼CEO，包括LiveOps。现今，我每周与数十家公司的创始人见面，帮助他们发展自己的团队，让他们自己和员工有更高的生产率。他们自己也明白，每一小时，都该用在推动企业前进，创造良好的产品，谈判，聘请最好的员工上头。只是时间怎么都不够用。那么，该怎么做才好呢?今年，我有几个星期都花在我们的年度CEO峰会上，但也趁这个机会，能遇上几位老朋友，和他们叙叙旧，他们可都是在管理时间方面的超人。我的目标是找出他们如何充分利用好每个工作小时的技巧和窍门，以及他们所使用的方便的软件。我把我和他们的经验总结成下面这八个策略，可以帮助我们不再浪费时间，不再错过任何机会。1.说不当你的公司变得很优秀了，你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过LinkedIn，Email来跟你联系，要跟你去喝咖啡，要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉强记得他的名字，他却要你把Facebook上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说：“No”。要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么，毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是，在这方面你得有个底线，我也会教你一些比较容易say no的办法。尝试一下这个“No”模板—它是一个罐头回复，适用于任何你想say no的普遍情况。我最早是从Mark Suster那里听到这个做法，他是一个企业家和投资者，这个办法替我节省了无数的时间，大大减轻了我的焦虑。举一个例子：你好Bill，很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运，我的公司正发展的不错，但我现在压力很大，为了我的事业。我常去一些社交活动，但恐怕最近就不太方便。你最好的，Josh这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是，他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转，也如实说明了情况，但要记得把话说死，别留下机会，让他们再找上门来。有了这个批处理模板，你可以跟销售人员说不。在投资者会议，如果你不想再投钱，你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板，包括在LinkedIn上的回复信息。包括你久违的朋友来Email要求一个会面的答复。最终，你肯定会用到它们的。2.做一个Email忍者推荐给那些没用过SaneBox的人，我是它的粉丝，它是这么的简单。有点像Google Priority Mailbox，很给力，并且在iPhone上工作良好。它建立了一个批量文件夹，能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件，你永远不会看到它。它很准确，能节省大量的时间。我所认识的大部分CEO，在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信，看一下，然后把它们放下来，拿起来，放下来，然后是一次一次又一次?这简直叫人精神错乱。然而，我们大多数人正是这么处理Email的。我观察到的Email忍者会使用三种方法：全天候。你的邮箱始终是打开的，一有邮件进来，你就处理掉。你非常有责任心，但这样的话，遇到那些需要深思熟虑的项目，你会很难集中精神。分批处理。你每天会有两到四次来查看Email，并马上把所有事情都处理掉。助理。你有一个全职的或者虚拟的助理，来帮助检查你的Email，把真正重要的邮件打上标签，并提醒你那些需要立即处理的事项。当然，这样的话你需要建立一个私人的收件箱，不过这可以让你的生活整个焕然一新。如果你没有一个助理，我会建议你使用方法二：分批处理。它可以让你在需要的时候，专注于处理Email，同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是，装一套插件。像Asana这类的任务管理器里就有，可以让你把Email从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱，邮件留待稍后处理。经验法则：如果你可以在两分钟内回复好或者处理好Email，那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟，就把它移动到你的任务管理器里，待后续再处理。你这样做时，也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序，不用再花时间去收件箱里头处理。我听过一些人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省掉30%的时间。Gmail还提供了一个设置，只要你点击发送，邮件就会自动归档，让你的收件箱每天都干干净净的。最后，也许也是最有用的就是TextExpander 或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语，就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。3.管理好你的精力以前，平均每人每天会步行12英里。但现在我们更多的是坐着。我们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了，Harvard Business Review研究发现久坐的危害堪比吸烟。如果你在高科技行业工作，平均每天会有9.3小时是坐着的。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人，我们天生是需要运动的。这对我们的健康是至关重要的，也是我们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门：七分钟锻炼法。这已被科学证明。也是纽约时报提过的。在7分钟里做好12个动作，事实证明它很有效。散步式开会。几乎每个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式，而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证明站着办公可以降低心脏疾病和癌症的风险，可以提高情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常运动，可以尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。精力的管理不只是身体上的，还应该包括要了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律，深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要利用好向上的周期，你得像运动员那样来安排你的日程表。拿出你全天最灵敏的一到两个小时，花在对你而言最重要的的三件事上。这里有一个CEO的日程表：他们把早上用来做最需要创意的项目讨论。研究表明，大多数人都是在早上最具有创新意识。处理Email然后是站立式的会议，这天最后的工作依旧是处理Email。请注意在这些事项当中都有安排休息时间，这样可以保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。当你想休息的时候，你需要确实的休息一下。去散步，听舒缓的音乐，做一些跟工作不相关的事。跟你的同事闲聊下，也可以发现一些他们工作之外的事情。4.打造执行手册对于任何你重复过三次以上的工作，请详细写下过程。指定出执行手册，然后交给别人去做，这样他们可以用完全相同的方式去完成它。要做好这个手册，千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。这也是Uber迅速扩张的原因。他们已经发展到超过70个城市，并且占领了市场。他们是怎么做到的?一个执行手册。每到一个城市，他们手上会有一个清单，写满了必须要做的每一件事情，只有轻微的区域性调整。他们已经多次练习，进行了测试，最后制定好完整的执行手册。所以，现在他们只需要执行就可以了，就像拿钥匙开门那样容易。“ 那些成功人士都善于做记录。但是创业公司仅仅这样做还不够。 “我所见过的扩张得最成功的创业公司，在早期就提出了系统化的共同行动和核心操作，并让此成为一种习惯。5.会议外的收获有多少次，你和某人进行会议，这个会议对你的公司而言至关重要，但你却找不出办法来增进你和这个人的关系?他可能是你业务发展的合作伙伴，客户或者任何人。会议内容可能不大容易听懂，当你走出会议室，你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好印象的机会好像很渺茫。要打破僵局，您需要了解他们的职业挑战。如果你不知道，就问他们。假设你在一个B2B的环境里，什么是你客户的客户的要求?对此你能帮他们做点什么?“我们有多少人能列出我们的客户那边，排名前三的职业挑战?”要真正充分利用好会议，必须在私人和工作之间搭一座桥。不必很深入，可以很简单问一下，最近会不会去哪里度假啊。然后记下他们的回答。在会议之外，创造条件去更深入的认识这个人，加深你们的关系。例如，他喜欢骑自行车，就可以向他推荐一条你知道的很棒的骑车路线。这会产生一个变革性的转变。6.优化内部会议创业公司往往要进行很多的会议。太多了。减少一些。最简单的办法就是去掉那些状态汇报的会议。你并不需要不断地与团队成员开会，只为了听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在一个Google Doc里，让每个人每周都去读一次好了。永远不要在做出决定之前，离开会议。 “当涉及到决策会议，请迅速做出可逆的决定。大多数决定在创业公司里都是可逆的，但我们花太多的时间来思考。把人聚到一起，有了正确的数据和正确的人，就可以迅速做出决定。对所有的决策会议都这样做，除非它是真正的不可逆转的决定。那就花更多的时间，进行更多的
对话，把你的顾问和董事会都召集起来。不然的话，决定然后执行就好了。作为创业公司，最大的优点就是迅速做出改变，因为一共也就这么几个零部件。7.助理技术的伟大之处在于可以提高我们的效率，但它也有局限性。雇佣一个助手来帮你，无论是办公室里的或远程的，都是值得的。虚拟助手和服务，像是TaskRabbit，专注于特定任务，很强大。但是，他们不能知道你脑袋里的想法，不能替代你做出决定。所以有可能的话，雇一个全职的助理跟你在一起工作。这对你的帮助会超乎你的想象。除了能够根据你的行为模式替你做出一些决定外，他们还可以协调很多的事情。如果雇一个全职的助理是不可能的话，就尝试用个虚拟的吧。有很多便宜的服务，像是Prialto，他们可以帮你处理一大堆的事物。他们可以帮你订购和寄送礼品，还有听写功能，还能一次性安排好多次会议等等。听写功能，是不应该被低估的，因为它能提高效率。我建议你安装一个叫做Voxie的App。你打开它，只要对着它说，“起草一个给Chris的Email，”然后把内容口述出来就好了，“Chris你好，很高兴在今天早上跟你碰面了。谢谢你能拨空参加。“你的虚拟助理能轻松地做下录音记录，而当你打开你的收件箱，草稿已经在那里了。你需要做的就仅仅是点击发送。“ 会议的后续工作会有极大的影响力，但你多久会做一次? “现在，你可以在会议结束的几秒钟内，就起草好后续的Email了。8.给你的团队一根杠杆我最近跟一个CEO谈过，他是我认识的最有效率的人，他信仰“走动式管理”，实际内容就像听起来的那样。他每天就在办公室里转圈，停下来挨个跟他的团队成员讲话。他问他们：什么阻碍了你的工作进展?是否有任何瓶颈或障碍?我可以帮你做什么吗?需要什么资源或流程，可以让你的工作进展得更快些?所以我建议你，去问一下这些问题的答案，并帮你的团队满足他们的需要。如果你希望他们可以快速的完成工作，你首先得自己先快起来。向他们提供所需要的帮助，他们才能在时间内完成工作。响应速度是关键。AwayFind是一个批量处理Email，相应紧急的要求的工具。当有人给你发送一条高优先级的消息，你会得到一个警告，而不必保持收件箱全天候的打开。很多时候，你会听到你的员工卡住了。他们会因为部署新功能或与重要人士发送Email而紧张不已。他们会为了debug一个小错误而挥汗如雨，然而却无视另一个更大的项目已经停滞不前了。当这样的事情阻碍了他们前进，你能问的最好的问题就是：如果失败了，成本是多少?如果两万人里头只有两个人认为这个新功能不够完美，你就不需要花费这么多的时间。助其化解风险。你作为一个管理者，要这样做才能更好的利用时间。80/20法则适用于任何事情。也就是说要把80%的时间花在真正有效益的事情上面，只有20%花费在琐事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工，尤其是工程师，在一开始总是要求完美。但是，这不是你想要的。你想要的是速度。如果你掌握了这些简单的窍门，你就可以将那70%的时间最大限度地使用好。你在会议或者Email上会花更少的时间。最重要的是，你有时间去领导你的团队，去鼓舞人心，去搞定生意和改变世界了。[本文编译自：firstround.com]