保持收件箱整洁
清空收件箱（或至少保持收件箱整洁）的第一步是按时间段划分电子邮件，这会让您工作更有效率。第二步是随后严谨地使用一个系统来处理该时间段内的邮件。在每个时间段或工作日结束时，处理完收件箱后，剩余邮件的最少数量将会是不同的。根据您所从事业务类型、工作方式、职位和公司文化的不同，剩余20封邮件可能是一个比较好的结果。在某些工作环境中，有些用户可能会减少至5封甚至没有剩余邮件。只要在收件箱中不超过20到30封邮件，就可以快速找到所需邮件并有个大概了解。当然，最重要的还是，它让您感觉很爽，远远强过承受着2584封海量邮件的压力，那样确实让您有愧于心，因为很难从中找到自己需要的东西。
利用DANF系统处理电子邮件时间段
也许您记得以前经常说及如何削减办公室用纸：一次只取一张纸。这对于电子邮件也是一项好的指导方针。许多邮件在您第一次阅读时就可以处理它们；而有些可能需要2到3步。因此，当您开始处理电子邮件时，逐个阅读所有邮件，并根据以下方面及问题评估它们（删除（Delete）、现在执行（Act Now）、归档（File）——简称为DANF系统）。
- 删除：删除收到的邮件可以节省大量时间。尽可能多、尽可能快地删除。您应该问自己的第一个问题是：我可以毫不犹豫地删除此邮件么？通常情况下，只需看一下发件人和主题行就足以做出这个决定。
- 现在执行：当您开始电子邮件时间段的工作时，应立即处理重要且紧急的邮件。对于只需3至4分钟即可处理完成的小事情，也要立即处理。如果将这些邮件留至后续处理，可能会不断地堆积起来，在两天后可能会花费一个多小时才能处理好。计划将来的时间期限，创建一项任务来关注这些小事情，或者在“待完成事项”列表中多次查看它们，这些方式都比您立即处理完成它更耗时间和精力。毕竟，您无需中断去完成另一项不同的任务，因为您当前的任务就是处理电子邮件。因此，赶快解决它们，这样做离您清空收件箱又近了一步。
- 归档：若看起来处理邮件的时间会超过5分钟，且它不需要额外的中途留意，则将它归档至合适的文件夹结构，留待后续处理。但应确保以一种您熟悉的方式保存它，下次只需单击它，即可在需要时再次找到它（在本章后面的“创建和使用自己的文件夹结构”一节中，您将了解有关文件夹结构的更多信息）。
重要
要想有效地应对电子邮件泛滥势头，删除键是您最好的朋友和最重要的助手。也可以通过您的黑莓手机帮助您。
也可以使用Eisenhower 图的4个优先级别来划分不能立即处理的邮件（参见第2章“如何更有效地使用任务和优先级”。检查是否建立了3个合适的文件夹（删除第4象限或D级别的邮件）。可以在全部处理完所有新收到的邮件后，在预定时间或在电子邮件时间段内处理这些文件夹。如果无法立即处理它们，通过在日历上安排自己的约会，将非常重要和紧急的Priority-1/A/象限1的邮件纳入计划之中。
如果不确定能否立即删除某封邮件，可考虑以下事项。
- 询问自己是否需要回复、后续操作，或简单答复（是否真有必要）。
- 如果不：询问自己是否后续需要查找此邮件中的信息，是否需要再次使用搜索条件查找此邮件。
- 如果不：删除此邮件。
小心
确保遵循公司有关归档和存储电子邮件的政策。公司也许不允许永久删除某些（极端的情况下是全部）本书建议您删除的邮件。在这种情况下，可创建一个类似于“杂项”、“无用文件”等的文件夹，可以将我们建议删除的邮件放至其中。
归纳电子邮件
要保持收件箱有条不紊，应遵循以下3条指导方针。
- 必要的后续操作很明确，或邮件包含有关特定约会或时间期限的信息：将邮件转换为任务或约会。
- 邮件需要在未来特定时间或未来特定步骤予以答复：将邮件保存在文件夹结构中，并将它标记为未来处理（参见本章后面的“标记仍需处理的邮件”）。
- 不需要答复或其他后续操作，但想要保存邮件以备后续查看：在文件夹结构中归档邮件。
将电子邮件转换成任务或约会
有时，一封电子邮件不止是一项（或几项）需要执行的任务。其他还有约会（也包括航班或酒店确认），或有关约会的额外信息（如日程或行车路线）。
如果您自己正在发送此类邮件，使用会议请求（设置或更新约会，参见第5章）或使用Outlook 功能来分配他人任务可能会更实用一些。如果采用这种方式，收件人只需单击一个按钮，即可在其任务列表或日历中保存邮件信息。
小心
使用此功能来分配他人任务时务必小心。创建并委派一项Outlook任务对于其他部门或公司的客户、同事和经理来说，可能会让人产生独裁、夸张的感觉。如果您不确定任务委派（如发送必要的数据）的接收情况，最好是撰写正规的电子邮件。
如果您收到这样一封类似于普通电子邮件的邮件，应该将其转换成任务或约会，以便在需要时可以快速地再次找到它。
如何从电子邮件创建约会或任务
1．右键单击收件箱中的邮件，保持按住鼠标按钮。
2．将邮件拖动到导航窗格底部的“任务”或“日历”组按钮，释放鼠标。
3．在弹出的快捷菜单中单击想要的操作。例如，选择“作为带附件的任务移至此处”，如图1-4所示。这将自动从收件箱中删除该电子邮件。
建议“作为带附件的任务复制或移动至此处”（而不是“作为带文本的任务复制到此”）。“作为带文本的任务复制到此”会将整个电子邮件的内容（包括头部，如发件人）作为文本插入任务的说明窗格中。作为带附件的任务插入电子邮件消息有很大的不足，您无法直接阅读文本，而必须双击插入的信封图标才能打开阅读。不过，这种方法能够同时附加好几封邮件，以一种紧凑的方式表示出来。可以保存原始邮件及其所有图片和附件（如果作为文本复制，则图片和附件会全部删除掉）。双击附件后，还可以采用完全相同的方式使用“答复”、“转发”和“全部回复”功能，就好像在收件箱中打开邮件一样，或者说，就好像已经将邮件放进跟进文件中，为它指定日期、优先级，甚至提醒。它后续会在任务中显示出来。下一章将会详细讨论这
一点。
4．Outlook 会打开新的任务窗体并自动使用该电子邮件的主题。添加截止日期，必要时定义一条提醒，即可完成该任务项。
5．单击适当的按钮，保存并关闭新任务。
如何为电子邮件发件人快速创建新联系人条目
1．保持鼠标左键按住，简单地将整个电子邮件拖动到导航窗格底部的“联系人”组按钮上（在这种情况下会复制文本）。
Outlook会创建一个新联系人。它自动使用邮件发件人的地址和姓名，并在便笺框中显示原始邮件的全部文本。
2．选择除签名之外的所有文本。
3．按删除键删除文本 ，以便仅保留签名。
4．选择公司名称（若只有一个单词，双击它即可选中，若为一整行，则3次单击可以选中整行，也可以仅单击第一个单词的前面，拖过整个公司名称，直至到达名称结尾）。
5．单击选定的文本，将公司名称拖动到“单位”文本框。
6．对于所有相关数据，如电话号码，重复第4步和第5步。
7．转移数据并删除不必要的信息后，单击相应的按钮，保存并关闭新联系人。
在Outlook联系人中为每个联系人创建一个条目对于您来说意义十分重大。实际操作此流程几次后，仅需几秒钟即可根据电子邮件中的签名创建一个新联系人。创建联系人的好处有以下几点。
- 若电话号码或电子邮件地址已更新，可以始终在联系人中找到当前数据（在较老的邮件中可能找到的是错误的电话号码）。
- 若发件人不再继续发送他在第一封邮件中已发送过的地址数据，您不必再搜索海量邮件。
- 若您旅行期间需要，还可以打印出这些地址列表，或将其转移至iPhone或BlackBerry。
- 通过将这些联系人数据放至公共或共享文件夹，也可以将其提供给您的
同事。
如何从较长邮件的某些部分创建任务和约会
如果电子邮件包含多个段落，每个段落表示单个任务或约会，可以执行以下操作。
1．逐一选择各个部分。
2．释放鼠标按钮，指向选定文本，再次单击它。
3．将选定部分拖动到导航窗格上相应的组按钮（如“任务”或“日历”），然后释放鼠标按钮。
Outlook会打开新的约会/任务窗体并将选定文本输入新条目的备注字段。
4．如有必要，添加有意义的主题行和更多信息。
5．单击相应的按钮，保存并关闭新的任务或约会。
如何将多封电子邮件插入现有任务或约会
可以将单封或多封邮件（以及约会、任务、联系人和备注）追加到已有的约会、任务和联系人中。例如，您可能想要追加一封包含电话会议访问数据的邮件，以及两封包含将要讨论的新文档的邮件。
1．双击日历中的约会，打开约会条目。
2．对于Outlook 2010/Outlook 2007：在约会中，选择“插入”选项卡，然后在“添加”组中选择“Outlook项目”，如图1-5所示。
对于Outlook 2003：在“插入”菜单中，选择“项目”命令。
3．在“插入项目”对话框中的“查找范围”框中选择相应的文件夹，然后在“项目”框中选择想要插入的邮件。
4．单击“确定”按钮，插入邮件。
5．保存并关闭更改后的约会。
如何使用标志将电子邮件标记为Outlook 2010/Outlook 2007中的任务
1．在带有旗帜标志（“标记状态”）的列中右键单击。
2．使用快捷菜单分配截止日期（今天、明天等）。
这会将电子邮件自动转换为待办事项中的任务（参见第2章），然后进行任务列表（参见第3章“如何有效利用周规划器赢得更多时间”和第4章）。通过使用快捷菜单，还可以将邮件标记为受关注、清除标志，或添加提醒 （在Outlook 2010/Outlook 2007中，将邮件从收件箱中移至另一个不同文件夹时，会显示一个闹钟）。
在快捷菜单中还有一个“设置快速单击”命令，可以指定在单击该列时标志的功能（如设置截止日期为“明天”或“今天”）。完成之后，在标志列只需单击一下，即可将邮件标记为任务并设定截止日期为明天。再一次单击，将邮件标记为已完成，相应的任务也就完成。标记功能甚至可以在黑莓手机上使用：如果使用的是BlackBerry OS 5（2009年随BlackBerry Bold 9700引入）或更高版本，也可以在黑莓手机上标记邮件。其上设置的标志同样可以在Outlook中出现，反之亦然。
相比将电子邮件拖动到“任务”组图标而言，这种方法有以下好处。
- 切换至任务视图时，Outlook直接在“待办事项”列表中显示原始邮件。如果在任何电子邮件文件夹中将电子邮件标记为已完成，也就将任务标记为已完成；同样，如果在任务视图的“待办事项”列表中将邮件确认为已完成，也就在收件箱（及任何电子邮件文件夹中）将电子邮件标记为已完成。如果在“待办事项”列表或电子邮件列表中删除电子邮件，电子邮件也将从其他位置删除。
- 无需任何额外的步骤，即可通过图标字段排序或筛选任务列表（参见第2章），以便始终在底部、以某种特定视图显示电子邮件，甚至只显示邮件而不显示常规任务。
- 采用拖放方式将电子邮件转换成任务，这种方法在以前版本的Outlook就已经存在了，但它仍有3个重要好处。
- 如果想从收件箱中删除邮件以保持电子邮件的整洁性，却又需要在后续答复它，则通过拖放方法将其转换为附件是一种很好的选择。若使用标记方法，删除任务的同时电子邮件也会删除掉。若将电子邮件复制或移动到任务，则可以决定是否保留电子邮件，后续也可以单独删除包含电子邮件副本的任务。
- 可以在同一位置（即任务文件夹）保存后续需要关注的所有项。采用这种方式几个月后，您会看到有关某个项目的电子邮件并继续其工作，或者更新演示文稿幻灯片，继续与某人通过电话联系，或者订购新的打印机墨盒，所有这一切都在您的任务文件夹中。然而，如果采用标志方式标记电子邮件，它会变成不同的数据源，不会显示在某些Outlook视图中。根据用户所显示的窗格不同，这在Outlook 2007/Outlook 2010中可能会导致混淆。（这里省去了一些技术细节，因为这与版本有关且很难解释清楚。简而言之：如果您对电子邮件很看重，需要后续跟踪，则拖放方法更好一些，尤其是可能需要调整主题行时，或者需要在备注字段添加更多信息时。）
- 使用拖放方法后，必要时可以添加更多注释，在任务的备注字段添加其他电子邮件和数据附件，而不会改变原始邮件。
总之，取决于您自己，不管是喜欢使用久经考验的拖放方法处理电子邮件（哪怕是最新版本的Outlook），还是喜欢通过标记邮件来转换它们。这取决于您的工作方式以及来自电子邮件的任务复杂性。（您是否更改过标记为任务的邮件的主题行？您是否撰写过含义不清的主题行？您是否将大量邮件标记为任务，而又想要在不同视图分别显示它们？您是否使用过BlackBerry OS 5或更高版本的黑莓手机，它也可以显示标记并与Outlook同步？）