1.1 分析听众——知己知彼
PPTology建议读者们形成以听众为中心的心态。我们可以用“AUDIENCE听众分析法 ”对听众做透彻的分析,也可以用DISC模型快速分析。另外,以听众为中心要贯彻在整个PPT/Presentation过程的前、中、后。
1.1.1 以听众为中心的心态——从“我、我、我”到“听众、听众、听众”
做PPT/Presentation,一定要颠覆原有的“以我为中心”的习惯,即我对某某领域非常精通,我有一大堆精美的PPT素材,我想让听众如何。
反之,要形成新的“听众为王”的理念和心态,如图1-4所示。
因此,知名的PPT/Presentation专家Nancy Duarte在她的《Resonate》一书中说道:“You are not the hero who save the audience; the audience is your hero(你不是拯救听众的英雄;听众才是你的英雄)。”
在准备PPT/Presentation之前,首先要对听众做透彻的分析。如果忽略这一重要步骤,演讲者会自觉或不自觉地按照自己的兴趣偏好、现成的PPT素材来编写PPT。而如果听众的兴趣点和关注点与演讲者想当然认为的都相反,PPT/Presentation的效果肯定不如人意。
那么,如何全面系统地分析听众呢?可以从如图1-5所示的3个方面来分析。
(1)听众是谁:主要是听众所在的机构、部门及其头衔等信息。
(2)听众特征分析:对听众的进一步深入分析,可用下面的A-U-D-I-E-N-C-E听众特征分析法来系统全面地分析。
(3)听众最关心的问题:分析听众最终是要提炼出听众最关心的几个问题,这些问题指导着后续整个PPT内容编写、PPT视觉设计和PPT演绎互动
1.1.2 AUDIENCE听众特征分析法——透彻分析听众的框架
“AUDIENCE听众分析法”从A-U-D-I-E-N-C-E8个方面多维度地分析听众,如图1-6所示。
Attitudes:听众对PPT/Presentation的态度,是很热切地希望聆听?还是被老板要求例行公事?甚至是出于竞争等原因有所敌意?
Understanding:听众对主题的理解程度,是非常熟悉?还是一无所知?还是介于两者之间?
Demographics:听众的职位、年龄、教育水平等。
Interests/Issues:听众的兴趣点/痛点。国外的PPT/Presentation书中经常出现一个词W.I.I.F.M——What’s In It For theM?,即你的PPT/Presentation对听众的好处是什么?
Effective techniques:对听众最有效的沟通模式和手段,是生动的案例?还是权威的数据?
Negative factors:可能会引起听众反感的因素,比如夸大其词?或者过于细节?
Customized:如何为听众量身定做PPT/Presentation?
Expectations:演讲者与听众彼此的期望。
演讲者应该根据AUDIENCE的不同而制定相应的策略。
下面是3个典型的PPT/Presentation场景的听众分析过程,读者朋友们可以看到,如图1-7所示的AUDIENCE结构化分析法可以通用于各种场景。
1.1.3 DISC个性评估模型——快速分析听众的方法
在某些特殊情况下(比如要做一个即兴的Presentation),演讲者没有足够的时间给出即兴全面的AUDIENCE分析。那么此时可以利用经验,根据听众的职位类型,对应到不同的人格类型。DISC个性评估模型不失为一种快速有效的听众分析方法,DISC个性模型从4个主维度特质对个体进行描绘——Dominance/支配型;Influence/影响型;Steadiness/稳定型;Compliance/服从型。(详细信息可百度百科“DISC个性测验”)
一般情况下,CEO对应于Dominance(支配型)个性;销售对应于Influence(影响型)个性;经理对应于Steadiness(稳健型)个性;工程师对应于Compliance(谨慎型)的个性。相应地,演讲者应该有对应的应对方案,如图1-8所示。
更极端的情况下,我们连听众职位可能都不一定了解,那么我们可以借用一下老祖宗的“麻衣相术”了。所谓相由心生,不同人的性格往往日积月累地会体现在相貌上。
1.1.4 听众为中心贯彻Presentation始终
如图1-9所示,听众为中心的理念应该贯穿整个PPT/Presentation的前、中、后。
- 前:在PPT/Presentation之前对听众做全面透彻的分析。
- 中:在PPT/Presentation开始后的整个过程中,随时观察听众反应,由此调整节奏和详略。
- 后:在PPT/Presentation基本结束之后,安排问答等互动环节。
越有经验的演讲者,越会根据现场情况,及时调整PPT/Presentation的讲解重点。