马年春节前夕，湘潭市档案局向全市各机关、团体、企事业单位发出《关于建立数据资源管理制度的通知》，要求各单位充分认识建立数据资源管理制度的重要性，准确把握数据资源管理制度建设的原则与内容，确保相关制度的建立健全和贯彻落实。
早在2012年8月，湘潭市政府办公室印发《湘潭市档案数据管理试行办法》，从记录管理的角度从档案管理的职能拓展全面切入数据管理，明确市、县（市）区档案局负责本区域内档案与数据资源建设的统筹规划、组织协调和指导监管，开展档案数据中心资质认定和考核评价等工作。经市编委批准，2012年6月湘潭在全国率先建立档案数据中心，负责全市数据的接收、存储、维护、利用等管理工作。两年来，数据资源建设有了良好开端。启动“湘潭记忆”数据库工程建设，为1000位湘潭人物、100个事件、100个项目建立数据；组织专门团队对网媒、平媒反映湘潭政治、经济、文化等各项活动的文档、图片、视频数据进行收集、存储，目前已收集135家单位网络媒体数据；部署数据的定期接收，在全市开展第六个十年档案移交工作，提出档案实体与档案数据同时整理、先移交数据后移交实体的原则，已有21家单位完成数据移交。档案管理系统与电子政务内网成功对接，各单位电子公文数据实现即时归档移交。目前，全市档案数据中心机房建设容量达到10TB，数据存量达到4TB。以数据共享、服务区域经济社会发展和方便广大人民群众为目标的湘潭档案资讯平台、全市诚信资讯公共网络平台已经开发成功，即将上线运行。
这次印发《关于建立数据资源管理制度的通知》，旨在推动全市建立数据资源建设、管理、开发的长效机制和运行秩序。
《通知》强调了各单位建立数据资源管理制度的重要性与必要性。随着信息化建设的推进和无纸化办公的普及，全市各单位在各项职能活动中产生和形成了大量数据，作为现代记录的数据与传统记录的纸质档案一脉相承，都是不可再生的可持续发展的战略资源，是人类的科技成果和智慧结晶，是各项事业进一步发展的基本条件和创新源泉，对政府决策、经济建设、文化传承、社会管理、民生改善等具有重要的价值。目前这些数据大都散存于各单位的办公系统、业务系统、网站、政务微博、信息平台以及多媒体、数码设备上，没有综合性数据管理机构、人员、制度实施统一管理，数据随意删除、丢失甚至损毁、盗卖等现象时有发生，也不利于数据共享，迫切需要尽快建立完善的数据资源管理制度体系。
通知明确了数据管理制度建设的主要内容：
一是配备人员、明确职责。各单位可根据实际情况，设立数据中心或数据管理办公室，并配备专（兼）职数据管理员或由档案管理员兼任。《通知》规定了数据管理员的基本职责。
二是确定本单位数据收集范围。《通知》分机构信息数据、人物信息数据、决策、运行及业绩信息数据、电子政务和电子商务信息数据、项目建设信息数据等板块，分别划定了数据收集的基本范围。要求各单位兼顾现实需要与未来发展，加紧确定本单位数据收集范围，全面开展数据收集工作。
三是制订本单位数据管理制度。《通知》以附件的形式，印发了五个基本制度，要求各单位结合实际，经过优化细化，形成本单位数据管理制度体系。
为确保制度落实到位，《通知》要求各单位高度重视数据资源建设，加强组织领导。组织本单位相关人员进行政策、制度宣讲和操作培训，积极争取各部门的理解和配合，培养和增强干部职工主动进行数据形成、积累、移交的良好习惯。加强人才培育、引进，安排专门数据机房、业务管理用房，配置必要的数据管理软硬件系统，纳入单位常年性经费安排，有条件的单位还可开展档案、数据、信息资源“三位一体”示范工程建设，不断提高本单位数据资源建设、管理、开发、服务的能力和水平。
作者：沈友志
单位：湘潭市档案局