了解邮件项目需求 CIO明确五步骤[1]

信息化项目在开始之前,CIO必须与相关人员确定项目的具体需求。因为项目需求就好像指南针一样,对于项目按照正确的方向行走起着至关重要的作用。很多信息化项目失控,最后以失败告终,很多都是因为没有在信息化项目开始之前,确立项目需求导致的。

  但是,很多CIO只知道为了工作而工作,他们在工作之前,从来不会先去">了解用户的真正需求,就忙于开始项目。结果,到项目快要结束了,才发现用户的需求没有满足,再回过来重新开始。

  所以,项目需求的确立对于信息化项目的推进是非常重要的。其实,用户需求的调研也是比较有规律,我们只要脚踏实地的去做,就可以收集到用户的需求。下面我以一个企业内部邮件系统为例,来说明确立项目需求的步骤及注意点。

  第一步:确定项目的常规需求。

  作为企业内部邮件系统,当然一些常规需求都必须要满足。如用户可以指定是否需要设置邮件接收提醒业务,即当其他员工收到我发给他的邮件时,能够给我提个醒;如邮件发送失败通知功能,如我因为邮件地址错误等原因邮件无法发送到收件人时,要能够提醒我;如邮件签名功能,在邮件的末尾能够自动加上我预先设置的签名事项。

  这些常规需求一般比较好收集,你只要登陆到其他邮箱,一般他们具有的常规功能一般都需要具备。

  第二步:跟用户沟通,确立项目的特殊需求。

  跟员工沟通,收集他们需要的除常规以外的需求,是最重要的,也是决定项目成败与效果好坏的最关键的地方,而且,这也是以后项目验收的重要尺度。所以,在项目开始之前,充分收集用户的个性需求,这是非常重要的。

  如何才能收集员工的个性需求呢?我的做法是,鼓励用户去试用。具体的来说,就是先给员工每个人在网络上申请了一个邮件帐户,先让他们用个一两个月;然后,把他们在上面操作的认为需要改进的内容,一一提出来。如此,有了他们实际应用的经验,就可以提出一些有建设性的改善建议。

  如他们在使用过程中,发现群发邮件非常的不方便。员工希望在未来企业自己的邮件系统中,能够实现部门之间的群发。具体的来说,我某个销售订单,我可能要发给生产计划人员、采购人员、成本会计、销售总监、物流总监及相关人员等,我能够自己定义群发地址,把邮件一次性群发给需要的人员,而不用我一个个的去选择地址。还可以把经理层设置为一个群发地址,8630.html">有时候需要召开管理层会议时,也就不需要一个个的选择了,一次选择一个群发地址就可以了。这确实比现在的一个个选择再实现群发要简便许多。

  如邮件地址自动填充、校对功能。现在网上的邮件地址虽然也有自动校对、自动填写的功能,但是,那只是针对已经把该邮件地址加为好友的情况下。但是,在企业中,不可能把每个员工地址都设置为好友呀。他们希望在新的邮件系统下,对于企业内部的员工,都能够实现邮件地址的自动输入与校对,无论以前有没有发过邮件。

  再如,大附件的上传。用户最不能接收的就是上传2M的产品图片时,那个速度简直让人难以忍受。为此,他们希望在自己的服务器上,对于产品图片等体积比较大的附件时,能够提高上传速度,不要让他们多等。确实,这也是很多邮件服务器的通病。但是,企业若自己有了内部服务器的话,就可以很轻松的解决这个问题。因为员工在发邮件时,可以先把照片上传到企业自己的邮箱服务器,然后再通过一定的方法发给外部服务器直到用户终端。

  有了经验就有发言权。经过一个月左右的试用,企业员工纷纷提出了许多很有建设性的意见,这些需求都是比较具有使用价值的。

  第三步:对需求进行整理,让用户进行书面确认。

  员工提出需求,我们需要认真记录。但是,中国的语言呀,太复杂。有时候,一句话,从不同的角度考虑,会有不同的理解。所以,为了减少用户与我之间的认识误差,我在收集好了用户提出的需求之后,还需要进行整理成书面文档,要让用户确认需求。

时间: 2024-09-11 09:15:24

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