相对来说，中小企业多数存在技术力量/储备较弱，规模偏小，抵御系统灾难/风险能力弱等缺点;同时由于竞争环境和成本压力，中小企业的IT状况也很难在短时间内得到加强。
没有专职IT，遇到问题是车到山前必有路:要么自学成才，要么向朋友伸出求援之手;
有IT，但IT资源紧张，主要人员都投入到企业核心业务的支持，无心顾及客户端问题，企业用户怨声载道;
有IT，但一旦遇有执行特殊临时性IT 项目时，便捉襟见肘，拆东墙补西墙，结果都不尽人意。
使用企业专用电子邮箱，可起到如下效果:
方便内部员工信息交流，提高沟通效率;使企业内部各部门的信息交流更加高效，特别适合一些几地办公的环境，并且使交流内容有案可查。
辅助移动办公，达到协同工作的目的;只要有网络的地方，都可以使用电子邮件随时随地传信息。
加强内部安全信息管理;一方面对于内部下达的各项指令可根据邮件进行追踪，做到有案可查，另一方面，可以通过加密邮件的方式传输一些企业机密信息，防止信息在传输过程中被截获破译。
方便公司与客户、供货厂商、后勤厂商等进行大容量数据传输，提高商务协作效率。
维护并提升公司统一品牌形象;对外提供带有企业标志的邮箱，可以向客户传达一个规范、正规的企业形象，利于企业销售的开展。
那么，考虑到以上分析的难处，我们提供的邮件系统解决方案，就需要从硬件到软件一体化解决完成，并且平时的维护工作量与难度降到最低。
中小企业对用于企业的邮件系统的四个基本要求:一是基于自己的域名;二是维护成本低;三是稳定;四是特性强，特性强是指希望厂商能提供像防 病毒、防垃圾邮件等等功能。
在功能上，中小企业的邮件系统要实现以下功能:
1.利用 WWW 浏览器即可线上处理您的电子邮件，电子邮件在线收信、发信功能，电子邮件的自动转发(Forwarding)，电子邮件拒收条件的设定(Filter)，可以有效的拒绝各种垃圾信件。自动回信功能(Auto-Responder)，支持 POP3 邮件地址本设定，电子邮件全文检索功能。
2.企业级邮件系统，具有海量、高效、安全、可靠等特点，能够满足企业级用户对邮件交换的需求，更能够作为企业 电子商务的信息交换平台。完全能够满足企业内部频繁的信件交流的需求，在访问量非常大的情况下，仍然能够保持较高的邮件处理速度。
3.支持POP3/IMAP4/SMTP等标准EMAIL协议，能够与其它电子邮件系统直接交换数据;支持Outlook、Eudora、Foxmail、Becky等大多数邮件客户端程序，满足用户不同的使用习惯。
4.采用SSL技术和数字签名技术，保证邮件的安全性，为了满足企业用户保护商业秘密的需求，邮件服务器提供了完善邮件加密和认证功能，采用SSL技术对邮件的存储和传输实施加密，保证邮件不被窃取和篡改;并且提供数字签名技术，以保证邮件的真实性。系统提供了从普通级到绝密级等多种保密等级，以满足不同环境下的保密需求。 为管理员提供基于WEB的配置界面，使系统的配置维护工作变得易学易用，管理员能够通过WEB界面直接管理用户帐号、权限，调整系统的各项参数。
1. 灵活部署，按需扩展
这种软硬一体的Exchange邮件方案充分考虑客户的具体情况，为客户量身定做最合适的方案，针对客户的应用情况，给出最为合理的建议，并且对客户的以后应用扩展做了充分的考虑，保护用户的投资。
2. 安全可靠，保证业务
软硬一体的Exchange邮件系统方案在设计时，充分考虑了用户的业务需求，从高可用集群，到系统备份，到数据的高可靠存储等系统的不同层面进行改进，使得无论什么时候系统出现故障，都可以迅速的恢复业务，保证系统的高可用性，保证用户的业务不间断运行，为用户节省了时间和人力。
3. 专家服务，专业方案
这种软硬一体的Exchange邮件系统方案在浪潮实验室进行了严格的测试，并且对系统备份及恢复也做了充分的设计及实验，针对用户的要求，将由专业工程师做设计实施，保证系统运行稳定可靠，出现故障时迅速恢复帐号及数据，为用户提供最完善的服务及保障。