有不少人认为开会是没有意义的事，是在浪费时间，可当你把开会拆分成一个个小环节，每一步都有它存在的意义和价值，都是不容忽视的。很多职场人有70%的时间浪费在了无效的会议中，那么如此情况在漫漫职业生涯持续下去，会是多么可怕的一个数字。
一次会议的成败，很大程度上取决于这次会议的筹备情况。开会不同于上课，不单单是召集大家到会议室中就坐、轮流发言、最终结束这么简单。
在会议的筹备上，可以很清楚的看出一个人工作能力和思路。其中还能够体现策划力、沟通力、掌控力等诸多技能，不要以为会议前被擦干净的白板与灯光亮度的调整这些小事微不足道，每个人都会看在眼里。
可以说，工作技能上的差异，完全可以在一次会议的筹备中体现出来。同时，在筹备会议的一整套流程里，也会让这些能力得到综合性的锻炼。
1. 合理安排会议时间，是对所有人的尊重
1 ）从最高级的领导空档时间入手
如果有高级领导要出席的会议，一定要事先确定领导的空档时间。因为他们日常有极多的出差或者商务会面，公务繁忙。一般需要高级领导参与的会议，基本都要他们在会议当中做最终决定或者提出意见参考。如果无法准时参加有可能会延误项目进程，导致后续的工作手忙脚乱。
可是，如果到会议开始领导又临时外出怎么办?这也是对你应变能力的一个考验。
根据工作经验，我有这样几个小建议。
①开设电话会议
如此一来，领导在等候飞机或者乘车外出的路上，可以即时参与会议进程，进行意见反馈。如果乘坐飞机无法接通电话，依然可以在下机时参与进来，获知会议的讨论结果并提出观点。
②会议照常举行，提供备选方案
在项目无法拖延的情况下，即使高级领导不在会议仍要如期进行，如果无人进行决策，可讨论出1套主要的执行方案，2-3套备选。会后和领导进行沟通，如果主要方案没有通过，可尝试提出备选建议，被领导采纳后，可在此召集会议，目标明确的进行细分。
2 ）根据议题内容，前后各预留15分钟的机动时间
工作当中的意外事件随时有可能发生，所以在会议时间的设置上也要预估出一部分的“弹性时间”。
比如原本大概需要半个小时的会议，在会议室申请时则需要留出一个小时的时间。如若前一个会议稍有延后，也不会耽误正常进度。若是人员临时有事，会议适当推后，也不至于影响到接下来会议室的正常使用。
当然，身为项目经理，要对于会议当中的意外事件有所把控，尽量安排在合理有序的范围内。而不能因为预留了弹性时间，而随意浪费。
3 ）小型会议，安排力求短小精炼
如果是小型的工作分配的会议，时间安排尽量短。到这一步，前期的策划讨论大都已经理出了方向和结果，只要按照之前的规划按部就班的行动即可。
待到会议进行，清晰的分配工作任务并设定时间节点，尽快散会即可着手开工了。
2. 详尽的资料准备，会议成功了一半
1 ）设定会议目标与细致的会议议程
作为会议的组织者，要对此次会议的目标和意义做出清晰的判断。根据需要实现的目标，对会议的节奏进行拆分，按照合理的逻辑去规划每一阶段的议题。
因为在讨论阶段，大家思维发散时经常会偏离主题侃侃而谈，时间不知不觉就这样流逝掉了。而设置细致议题的作用，就可以让会议的组织者进行良好的控制，每个阶段讨论出结果即可进入下一环节，不停留在某一话题过多时间。
2 ）根据议程，对资料进行收集整理
会议前海量的资料搜集能够保证会议结论的较高质量。一来你能够对整体需要讨论的话题进行比较宏观的考量，二来在资料整理的过程中，会有一些一手的想法可以在会议中提出，能够给与会人员极大的参考和帮助，在开阔思路的同时，也许还会带来big idea。
3 ）保证资料的有效到达与阅读
在资料的搜集与整理之后，需要对重点与次重点进行一些划分。让分工不同的人一眼便分清楚哪些是重点，哪一些仅仅作为内容的参考。
身为项目经理，要做的不只是整体沟通和内部任务分配。还应该在执行上，多思考如何让团队成员高效率、高质量的完成工作。
3. 将会议信息顺利传达
所有会议一定是有这些人所组成的：会议组织者，必须参加的人，可选择参加的人，做出决定的人。
所以作为组织者，事先要确认名单，并做到提前通知，先口头传达再邮件确认，并在邮件中列出初步的议程和任务细分，附件中加入整理好的资料。让大家在开会前准备好内容，这样才能有条不紊的进行。
还有一点要注意，通知邮件一定要同事抄送给与会人员的领导，一方面是知晓作用，另一方面也避免了事后的扯皮。