信息具有价值
非常令人惊讶，在不过就是一段数据的临时对象上，能寄予多少价值呢？但是信息并不是凭空存在的；它由其环境上下文中的所有活动事物所使用。从感知化学梯度以定位食物的细菌，到依赖仪器以安全重返地球大气层的太空宇宙飞船宇航员，信息仅在特定的上下文中对特定的用户具有价值。如果没有正确的信息确定、捕获、管理和表示，您将很难做出任何决策——业务、个人或政府决策——更不用说做出好的决策了。要正确管理信息，必须了解信息的使用方式、信息的用户和用途。
管理内容的第一步是确定值得管理的内容（似乎有点自相矛盾）。并非所有信息都具有相同的价值，特别是因为价值是由对数据感兴趣的用户确定的。对于管理如何在流行网站上定期显示重新募集资金广告的能力来说，广告主管要比普通网络用户对其更感兴趣。信息的价值评估必须基于主要受众的主观需要。内容的用途是用于产生收入还是提供教育？受众由儿童还是成人组成？信息是否用于娱乐？用于业务开发？用于阐明政策？
如 图 1 所示，您可以从以下三个关注事项中的任何一个开始确定任何数据集合的价值：受众（用户）、信息的用途（上下文）或信息本身（内容）。
图 1 ">信息管理关注事项的交集
数据的使用方式这个上下文不仅影响数据的确定，而且还指导着信息的捕获和表示。例如，业务主管可能对某笔潜在投资的财务状况具有极大的兴趣，但是很容易被大量的详细财务报表弄得不知所措，从而导致猜测而不是理由充分的决策。在此例中，该上下文涉及到必须如何对数据进行总结或建模，以消除无关数据并集中于核心问题——该笔投资是合理的还是充满了风险？上下文全都涉及到如何提出正确的问题以了解所管理的信息的最终用途。
内容并非始终可容易地访问，并且可能不是处于可管理的形式。例如，以美国政府的 1040 纳税申报表形式为例。虽然许多人利用纳税申报表的直接电子提交方式，但有大量的人仍然向 IRS 办公室邮寄纸张形式的报表。如果要求以电子方式管理所有税务提交（很快就会有这样的要求），则 IRS 信息管理人员将面对将报表从纸张形式转换为电子形式的问题。信息的形式将会直接影响管理机制，也许还会将可能的解决方案限制到基于非计算机的管理。
作为另一个例子，请考虑一下您当地的图书馆：旧的卡片目录很久以前就已转换为电子形式，但是内容（图书、胶片、地图等等）仍然由必须存储在书架上或盒子中的物理对象组成。
最后，信息用户是个混合体。有些用户是信息能手，能够找到准确的正确关键字集，而其他用户在查找有用的信息时却非常费劲。而且，并非所有用户都具有相同的需要；有些用户更喜欢复杂、详细的显示，而其他用户则更喜欢允许自由浏览的简化表示形式。这类似于坚决的购物者与其他购物者之间的对比，坚决的购物者知道自己想要的确切商品，而其他购物者则只是希望四处闲逛并查看可能感兴趣的商品。有效的信息管理策略必须同时支持这两种类型的用户。
技能和能力
只有在上下文中才能理解信息……
信息管理的一个关键要素是能够确定有价值的信息，并组织该信息以最适合特定的受众。此任务要求您能够以批判的思维考虑什么内容重要和什么内容不重要。批判思维代表着教育、经验和研究的结合。
教育为信息管理人员和预期受众提供了一个共同的起点；语言、导航工具、分类和表示形式全都基于您和您的信息用户之间的共同认识。经验是通过尝试多种方法并发现哪种方法有效来获得的——经典的“反复试验”方法。研究使您可以通过其他人所犯的错误而不是通过您自己的繁重工作来获得好处。信息管理人员必须熟悉批判思维，以推理出所要管理的信息集合。从信息确定到分类以至控制、利用和存档，在信息管理的每个阶段都需要做出判断。
信息遵守熵定律……
在没有外力作用下，信息存储库趋向于往无序的方向发展。必须连续不断地对数据进行管理，否则数据将陷入混乱状态。请再次考虑一下您当地图书馆的例子。如果允许用户不仅可以从书架上取走图书，而且还可以将图书放回原处或增添新图书，则遗漏或登记错误会导致不可收拾的混乱局面。不幸的是，许多内容管理方法寄望于用户能够自己管制自己（例如，“共享驱动器”），这些方法聊胜于无，通常会导致灾难性的后果。