利用PPM加强治理
弗吉尼亚州设备生产商Hamilton Beach Brands的信息服务部门高级主管Jerry Hodge原以为他那小小的IT部门只有约20个项目，但其实却有60个项目。Shawn Johnson是跻身于《财富》500强的金融服务公司信安金融集团（Principal Financial Group）的项目组合主管助理，他记得有一次三名项目经理出席规划会议时，三个人准备的">项目规划居然都要求在同一时间获得同一资源。当然，最终结果就是，这些项目一开始就注定失败，因为没有足够的可用资源。
这时PPM登场了。PPM是项目组合管理，目的在于根据所有拟订的项目来衡量可用资源，比如时间和资金，并且运用一致的方法让资源与业务目标相一致。
弗雷斯特研究公司跟踪分析PPM的高级分析师Lewis Cardin说: “项目组合管理让公司可以比较所有的投资机会，确定哪些投资机会给战略目标带来最大的积极影响。这么做对业务主管而言正中下怀，因为这些战略目标正是考核他们业绩的标准。”
应用PPM并非易事，但却日益重要。Cardin指出，目前的IT预算中几乎20%用于项目开发。同时，只有约30%的公司实施了项目组合管理，不过70%左右的公司称设有项目管理办公室来监管项目。
Cardin说: “PPM在公司中的采用率相当高。我们关注了PPM市场的主要厂商，它们的收入增长当中25%、30%或80%来自公司客户和许可费。”
PPM的三条腿
虽然PPM涉及到许多复杂软件，但软件只是它的一部分，其他部分更为重要。
Hodg说: “PPM有三条腿，那就是人、流程和工具。”他领导的30人IT小组使用Innotas On-Demand PPM这款SaaS产品。
首先是业务流程。信安金融集团的Johnson预测: “要是没有明确的流程，会很麻烦。”他所在的集团使用Primavera的PPM工具，管理着大约1000个项目管理用户及5700名员工; 这些员工使用的是Primavera工作时间记录单，这是项目管理工作的一部分。
弗雷斯特研究公司发现，导致PPM失败的最常见原因之一就是，还没有落实业务流程，就试图建立PPM。
UST Global这家IT和商业处理服务公司的CIO Tony Velleca也认为: “必须了解业务流程和业务问题。”UST Global让开展600多个项目的约5000个用户使用Innotas。他特别指出，对流程的这种关注还必须贯彻到培训方面。“我们的首期培训可能过于偏重技术。后来改变介绍PPM的方式就越来越吸引人了。”
选择PPM工具前，就要开始做流程方面的工作。Hodge说: “我顺带做这块工作，所以我可能把六个月当中的大部分时间用于落实流程，让我的团队能有最佳表现。我在引入工具前，需要从人这方面入手。还要确保落实了所需的流程，我要对从事项目管理的人员进行培训。”
人对整个PPM过程很重要。PPM离不开信息，员工必须提供信息，而且所提供的信息的详细程度常常大大超过以往。PPM所需的工作量通常大于原有的工作方式，所以会遇到阻力。Cardin说: “公司引入了一些严格规定和流程，要是相关的人不理解这对他们有什么好处，就会出现阻力。”
Hodge说: “不但要管理项目，还要对公司文化进行重大改变。”因而，只有当PPM得到公司上下一致接受时，流程才能顺畅起来。这意味着既要得到上层的大力支持，又要步调一致地向员工宣传PPM的价值。
要考虑的另一个重要方面就是PPM经理本身。Cardin说:“项目管理办公室的成败取决于领导才能，这需要非常注重合作的项目管理人员。”
有效控制项目
抛开治理不说，PPM最重要的功能之一就是，它能更有效地控制项目——要是项目开始出问题，它会发出警告。
采用者在谈论PPM的优点时，通常不会提到节省成本。Velleca表示，由于简化了收集及组织项目方面的数据，UST Global确实省下了一部分成本，但这不是最主要的。
Velleca说: “如果一个重大项目失败，公司可能至少会损失100万美元。”因为UST Global的大部分项目是针对外部客户而实施的，所以这直接影响到公司利润。
他说: “我们的重点放在与客户之间的长远关系上。我们宁可自己受到影响，也要让客户满意，所以我们会咬咬牙、承受损失。”