现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的 毕业论文。现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文（不论各位用哪个版本，基本功能都是一致 的，以下简称Word）。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时 候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求 抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的 文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、 字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的 内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明 。
笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前 ，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无 穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。
有人说， 硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样，累死累活，写不了多少东西；博士写毕业论文就像生孩 子，挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位论文撰写者能从中有所 收获。如果还有疑问，自己花些时间多看看Word专栏，研究一下Word帮助文档，相信会有事半功倍的效 果。
1、用好样式
编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外， 还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想 想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要 坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整， 只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要 求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写 者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。
如笔者用 Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图：
2、使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后 患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写 “参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当 插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目 录。
3、对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没 有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打 了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间 距。
4、绘图技巧
论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格 ，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强 烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio 对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
5、编辑数学公式
在论 文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装 MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能， 这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距 都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装 了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印论文的时候，要记得 找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。