有一种资源,就在我们身边,我们却不懂得珍惜。直到发现之后才后悔莫及……
巧妙利用Office模板可以大大方便我们的操作。众多模板资源在何方?如何使用?怎样才能有效利用?一起来,加入Office模板总动员!
一、“广谱”模板技巧
1.Office模板成员秀
Office中的模板分为两类:
(1)系统向导和模板。默认安装在C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates…2文件夹中,其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。
(2)用户自定义模板。存放位置由于Windows版本的不同而异。Windows 2000/NT/XP用户,在C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下,如果使用Windows 9x/Me,模板会被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下。
2.现成模板列队待命
Office本身准备了很多精美模板,进入“文件→新建”,窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格,单击“模板”下的“本机上的模板”,丰富的模板已经分门别类放置好了。
比如在Word中,有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类(见图1、图2),单击相应标签打开,旁边还有一些描述信息,能方便地预览。选中需要的模板,确定,即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。
小提示:这些模板不尽如人意?自己动手修改,使它更符合要求!比如选择“信函和传真”类别中的“典雅型信函”,依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息,最后另存为 “文件模板”类型,并默认保存在模板文件夹下,以后这个模板库中就多了这块自己修改的模板了。
3.美丽的客人请你留下来
见到的好模板,赶紧保存。选择“文件→另存为”,在“保存类型”下拉框中选择“文档模板”,输入文件名保存到默认的模板文件夹下吧。以后只要选择“文件→新建”,就可以在“常规”模板标签中看到刚才收藏的这个模板,双击后即可使用。
小提示:Word中和Excel中是另存为“文档模板”,PPT中可将演示文稿另存为 “演示文稿设计模板”,新模板就会在下次打开PPT时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下供使用。
4.右击快速建立个性Word模板
进入C:Documents and Settings用户名Templates文件夹,在空白处右击,选择“新建→Microsoft Word 文档”新建一个Word文件winword8.doc。双击winword.doc,然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置,并保存该文件。以后在“资源管理器”中右击鼠标,选择选择“新建→Microsoft Word 文档”,再双击新建的文档,你就会发现,它已经套用了我们在winword8.doc中的设置了,从而可以使用自己的个性Word了。如果不需要太多模板,或觉得安装了太多模板,可打开“资源管理器”,进入用户自定义模板文件夹,再把相应的模板文件删除掉即可。
小提示:Excel和PPT的方法相似,前者 命名为excel9.xls,后者命名为pwrpnt10.pot。