采购部与采购员">工作流程和管理制度
采购员工作流程
i 进货订单
" 进货订单 " 是进货业务的起点。
在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。
ii 进货开票
当进货业务发生时，需要做一张 " 进货单 " 。
进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。
" 进货单 " 存盘后生成一张 " 未审核进货单 " ；
只 " 保存 " 不 " 审核 " 的 " 进货单 " 不增加商品库存；
只有经过审核的 " 进货单 " 才增加商品库存，同时增加 " 应付账款 " ；
在进货开票时可以选择 " 最近进价 " 或 " 进货价 " 作为缺省进货单价；
在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。
iii 进货审核
进货单保存后生成一张 " 未审核进货单 " 。
" 未审核进货单 " 通过 " 进货审核 " 便成为 " 已审核进货单 " 。
" 进货审核 " 使商品的库存数量增加，同时增加 " 应付账款 " 。
iv 进货退回
本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。
本模块可以处理 " 原单进货退回 " 和 " 非原单进货退回 " 。
" 进货退回 " 将减少库存数量。
v 进货结算
" 进货结算 " 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。
" 进货结算 " 的结果使 " 应付账款 " 减少。
vi 预付款管理
在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。
做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。
当 " 进货结算单 " 上的 " 付款总额 " 大于 " 付款合计 " 时，系统自动将余款转为预付款。
预付款应可输负数。
采购部工作流程与管理制度
1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1)负责组织公司所销售产品的采购。
2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
5)对本部门员工制度执行情况负责。
6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。
3)负责库房日常管理事务。
4)检查库存产品状况。
5)按规定收发物料。
6)物料进库储位的筹划与排放，
7)填写库房相关数字登录到ERP。
8)配合盘点库房产品工作的具体执行。
9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。
11)维护和管理搬运工具。
4、流程：
1)采购流程：
A 收到销售部从ERP发来的订单
B 审批确认
C 询价、比价
D 采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）
E 签订采购合同
F 复印后，将原始合同整理装订年末存档
2)付款流程：
A 在ERP内录入付款申请单
B 采购部经理审核
C 副总经理审批
D 财务部付款。
3)收货流程：
A 直发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货
b.供货方传真提货单
c.通知销售内勤已发货
d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认
e.采购员办理入库手续
f.销售部内勤办理相应的出库手续
B 转发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货
b.供货方传真或邮寄提货单
c.通知办公室相关人员提货
d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续
e.采购员清点货物并办理ERP入库手续
4)收进项发票流程：
a.催供货方开具发票
b.核对开票内容
c.录入ERP
d.将发票交财务部签收。
5)出库流程：
a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请
b.库管员备货并复核
c.交办公室发货
d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度：
1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。
2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。
4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。
5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤
6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。
8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册
9)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度：
1)库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。
2)保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。
3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4)任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。
5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。
6)接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。
7)出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。
8)对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。
9)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。
10)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。