随着经济衰退影响逐步显现，成本削减问题比以前变得更让人关注了。近期的一个CIO研讨会上这个问题最受与会者关注和热捧。如何降低和削减高昂的IT成本，而且在削减成本时不能以硬伤为代价,这几乎是所有CIO最关心的问题，也是一直最让CIO伤透脑筋的问题。
很多蹩脚的IT成本削减计划不但无法达到预期效果，反而致使公司效率下降、或导致成本反而增加。当CIO想对业务部门的IT费用逐项进行核算时，换来的往往是愤懑和繁琐的账目，这的确让CIO心有余悸。因此，很多CIO谈“费”色变。
那么，怎样做才是真正有效的削减IT成本呢?我们认为最健康的削减IT成本方式来自于削减冗余的IT成本，将工作重心从削减">IT预算转移到减少冗余的IT成本上，就能节省到更多的资金。也就是说，通过减少冗余IT成本的做法比一分一厘地削减IT预算更为有效、持久和快捷。
一. 什么是冗余的IT成本?
(1)什么是冗余的IT成本?
事实上，企业一直都存在着许多冗余的IT成本，这些冗余的IT成本每天都在我们周围的各个角落，但我们很多人甚至包括CIO在内却一直对身边的冗余IT成本熟视无睹。因此，真的要想降低IT成本，首先要解决的问题就是有效的降低过剩的、冗余的IT成本。一直以来，许多企业由于受到IT技术架构所限或受风险管理影响，用户会针对高峰IT需求以最大经济允许情况来构建IT系统，而实际上在平时却是无法有效地使用这些多余的IT系统的。我们把IT系统中这些过剩的成本因素称之为“冗余成本”。
这些冗余的IT成本包括过剩的IT技术人员、软硬件系统、IT流程和设备占用空间，这些超过必要的IT要素构成了第一层次的冗余IT成本浪费,而针对它们的运维管理成本则构成了第二层次的浪费，有资料统计表明软硬件的前置成本只是成本计算公式中的一部分，维护和管理费用所占的比例通常要高于购置IT资产的费用。如约有25%的冗余IT成本都用于支付维持这些冗余IT所需的基础设施和人员费用。例如冗余人员的培训、冗余系统和设备维护保养、冗余机房空间的保安清洁费用等。作为对IT系统不产生收益的一部分，过剩的IT要素就造成了巨大的冗余IT成本浪费。因此，想要削减IT成本，首先不是先削减IT预算，而是应该先去砍掉的冗余IT成本。也就是说，在削减成本过程中，CIO更应该关注IT成本的“冗余病症”，而非只仅仅关注预算症状。
(2)冗余的IT成本原因分析
为什么会有东西是多余的呢?按存在主义者的说法是但凡存在的东西就一定有其存在的道理。的确在IT建设过程中，也许有种种的原因使到这些冗余的IT因素有一定的存在价值，但实际上这些冗余的IT却会造成大量的冗余IT成本，用一句通俗的话说，就是“得不偿失”。
长期以来，IT厂商都在不断地制造新鲜的IT理论与技术，有的是技术先行于市场，有的是市场呼唤技术与理论，还有的什么都不是，只是拍脑瓜就生产的IT产品。厂商的市场推广宣传，再加上种种机缘凑在一起，就形成了让许多企业有了一个看上去既有逻辑、又有道理的IT投资支出理由。结果在经济繁荣昌盛的时期，我们所用的IT系统经历了一个从稀缺到多余的过程，这不仅是在数量上的过剩，更多的是在功能上的过剩，还有更严重的是过剩的重复建设。这就如同军备竞赛，有虽不一定用，但聊胜于无。然而，许多所购的IT技术和设备并非企业所需，或所购技术虽为企业所需，但其购买价格过高或往往性价比不高，这是造成IT冗余成本最常见的原因，而这一切在经济不景时都需要重新思考和重新评估。
二. 有效削减冗余IT成本的策略
当CIO在面对一个阻力重重的IT成本削减要求时，首先应该做的是要最大程度减轻背负在身上的沉重成本包袱，这样才能轻装上阵。因此，削减IT成本最好的方式是削减冗余IT成本，而不是处处节衣缩食。
(1)立即动手，把手边的冗余IT成本削减
减少冗余的IT成本的第一步当然是要从最容易的方面下手，立即把要和不要的东西分开，因为大量的冗余IT成本往往是隐藏在维护多余的软硬件当中。因此，第一个步骤就是要明确哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的或已经损坏的。把该处理的就地处理，该舍弃的要毫不可惜的舍弃，特别是那些让工作效率大打折扣的冗余IT流程。这听上去很简单，但从我们的经验来看，其实这是需要很仔细、很有耐心的工作，是一件知易行难的工作。
因此，CIO迫切需要理清IT资产管理。例如，清理那些过时的、未使用的或者未经批准的软硬件。查清连接在网络上的计算机设备哪些是有用的、哪些是不太有用的，然后淘汰掉浪费资金的IT设备，如多余的打印机。最后，还要对软件进行清理，因为计算机用了一段时间后会有许多冗余不用的软件，一旦查到了这些方面，就能很快省下钱来，减少无谓的冗余IT成本。
(2)向冗余的IT系统开战
在研讨会上，大家畅所欲言的讨论后发现，对冗余的IT系统进行精简和对IT预算削减相比，前者才是长久之计——连根拔起比修枝剪叶更有效、更明智。所以，CIO不仅要关注哪些IT项目需要进行投入，也要更关注哪些IT系统需要削减。因为目前许多企业把太多的时间、财力和精力投入到了维护一大堆冗余的、非重要的IT系统和应用软件上。所以，想大幅削减IT成本，那么就不是把 IT预算削减10%，而是要把IT系统削减10%。把冗余的IT系统和应用软件当成被管理对象，而不是IT预算，这可以让CIO把注意力放在真正需要注意的地方：关注IT的商业价值，而不是会计成本，这才是明智的做法。
(3)从需求出发，找出真实的IT需求
从实际需求出发，进行IT成本诊断，不但可以找出企业真实的IT需求，而且还可以找出企业IT成本中的“赘肉”。这个步骤的方法是收集有关IT成本的事实数据，以此为基础对真实的IT需求作出IT成本评估，然后再对“得不偿失”的IT需求和成本进行取舍。要做好这一点需要CIO对公司的IT成本结构有清晰的认识。例如，需要将各项IT成本进行细分和重新归类，特别是一些共有成本而又没有被分摊到各业务部门的，或只是随意按照已过时的财务准则分摊的成本。当CIO能计算出维持和满足IT需求所需的真实资源时，在需求列表上就总会显示出一些不必要的项目，如有些IT开发项目可被暂时搁置。当然，这些做起来都比想象的要难。
因此，企业需要根据各种不同的IT类别和需求来寻找节省成本的机会。在这里，有一个常用的重要方法，就是所谓的“效用比模式”，实质上就是“根据性价比来评估是否需要满足使用需求”。由于该模式在调整IT需求方面具有很大的灵活性，因此企业可以减少许多日常IT开支，并提高IT运营效率，有效的减少和改善冗余IT成本。当然，未必所有企业均适合使用“效用比模式”。
(4)选择合适的服务承诺，避免过度服务水准
我们发现许多公司把过多的钱花在过度的IT维护服务承诺上，这就产生了所谓的“IT维护冗余成本”，但事实上这预期需求与他们的实际需求并不相符。例如，如果你问用户或业务部门他们希望的服务水平或承诺时，他们总是会说7x24小时。这时CIO必须坐下来问问他们，如果系统真的在某个星期日的凌晨2点出了问题，业务部门是否真的需要有人来解决它，能不能等到周一上午7点。事实上，合理的IT维护服务水平和服务承诺不但会增强IT员工的积极性，而且还会节省许多不合理的、过度的IT成本。
(5)清除陈旧的应用，撤销用不上的许可证
IT成本削减也会带给企业摆脱掉冗余的或遗留的应用和服务的机会，即使其中有一些用户仍然喜欢，但CIO也不能再继续提供支持了。例如，CIO应该寻找那些不再使用或很少使用的软件，尤其是仍然占用着底层设备、支持人员、许可证和管理费用的服务，然后将它们关闭掉，以释放出占用的硬件和数据中心的位置，收回许可证费用，并将它们从新的预算表中清除;或CIO需要找到那些正在付钱、但是没有真正使用的应用，然后注销掉。比如，公司订购了一个Newsletter发布系统，但在6个月里都没有发布一条消息，那么请取消订购。还有如果为一个软件购买了50份许可证授权，但只有10个正在使用，那么就需要削减冗余的IT授权的数量。
(6)重新检查IT价值链，使IT费用透明化
通过IT价值链分析，CIO可以更清楚地了解IT成本削减的机会。值得注意的是：第一阶段的研究并不追求能彻底发现所有的冗余IT成本，穷尽一切削减成本的机会。这样费时太多，且容易失去方向。为了更有效的鉴别降低冗余IT成本的机会，CIO应该深入了解各个IT因素的“成本-价值创造”的关系。例如，哪些IT成本创造了什么价值，哪些IT成本只是冗余过剩根本没有创造价值的。通过把IT费用透明化，然后分析IT价值链上的每个支出部分，自然就会找到许多IT过剩的根本原因，也就能够更好地削减冗余的IT成本，IT成本自然也就能够得到控制了。
另外，实施标准化也是一种解决和发现冗余IT成本的途径。当然，标准化并不总是受的欢迎，人们喜欢自由的使用技术，但是标准化既可以降低费用，又可以使得IT运行更加简易。总之，通过削减冗余的IT成本，会使到削减IT成本的计划和进程变得更健康，而不仅仅是一刀切的一系列数字的直接裁减。向冗余的IT成本开战的真正旨意是：通过削减冗余的IT成本，但又要避免造成IT成本削减后的硬伤和IT创新能力损失的后遗症。