绿色涌动办公室

越来越多的企业都把“绿色办公”纳入到自己的管理体系中。在追求环保的同时，更实实在在地发现，一直居高不下的办公成本被迅速降了下来。　　编辑/潘灯 文/陈长城　　走进办公室，不再会因空调制造的低温感到不寒而栗；打开邮箱，接收到的E-mail末端有一句温馨的提示：“出于环保的考虑，请谨慎考虑是否打印本邮件”；从网上预订机票，系统自动计算出了这次飞行产生的碳排量??　　绿色风潮正从生产领域和消费领域蔓延到管理领域。绿色办公，不仅仅是企业节约成本的需要，也是生活观念和工作方式的转变。在不同的办公室里，“绿色”正以千姿百态呈现在职场人士面前，让人体会到阵阵凉意。　　壳牌公司的办公室里，有很多非常生动的小贴士：电脑上贴着“辛苦一天了，好累啊，请让我休息休息吧”，提醒员工不用电脑的时候要记得关上，打印机、复印机旁边则贴着“别忘了我的另一面”，提醒人们双面打印。　　惠普公司办公室的电脑里都安装了一个通过第三方认证的安全小插件，通过免费下载并安装这个小插件，可以了解自己关闭电脑的行为所节约的电力，从而调动人们践行节能的积极性。　　英美烟草公司的办公室里活跃着一支由员工组成的志愿者队伍。他们定期给员工做电子版的有关绿色办公的员工内部通讯，告诉大家如何养殖绿色植物，介绍如何降低碳排放，为大家提供环保方面的知识及小窍门。　　2009年7月，位于上海的绿色环保NGO组织“珍古道尔研究会”开始了第七批“根与芽绿色办公室评估”。参与的企业里出现了更多的民营企业和大型国企。此前，他们已经为联邦快递、微软亚洲等120余家跨国公司在中国的办事处进行了绿色评估。　　节约的观念靠公司制度、靠老板要求，员工很容易产生抵触。同样的话从学生和专家嘴里说出来，大家就认同了。再加上一些喜闻乐见的小游戏，员工们很自然地就能参与进来。　　办公室来了绿色志愿者　　高先生是上海一家中小规模物流公司的老板。去年春天，他去一家外企洽谈，因为这家大客户最近的业务量极剧萎缩。客户告诉他，听从了“上海根与芽”的建议，他们现在普遍使用E-mail和MSN传送文件。客户还希望高先生能为他们提供送达周期增加一天，但资费下降一半的市内快递业务。“我们的很多信件并不需要当天就送到，因此你们也没有必要用汽车来送件。”　　降低成本，一直也是困扰高先生的大难题。在利润率极低的快递业，油价的上涨能使得公司的所有收益归零。同行们都在议论，利润只有通过节约来实现了。尽管他在公司的会议上反复强调节约的重要性，也试图身体力行地来给同事们做出榜样，但刚刚走进办公室就听到下属们的议论：“高老板太抠了。”　　“根与芽”能提供降低成本的方案，还是免费服务。高先生邀请他们也到自己的公司来看看。　　去年5月20日，“根与芽”向高先生分布在上海各区域的6个办公室派去了大学生志愿者。仔细地观察了办公室的各项办公设备后，志愿者又找到员工调查。简要的三五个问题，如“是否自带水杯”、“洗手后是否用纸擦手”，只需要回答“是”或者“不是”。 后来几个学生又一起访谈了公司负责行政事务的员工。因为这家公司的能耗主要产生在运输环节，他们还对运送环节进行了了解。　　几天之后“根与芽”的专家就和志愿者们将分析的结果带回到公司。1238平方米的办公区，平均每平方米每月耗电63.6元人民币；50位行政人员，平均每周耗费纸张600张；快递员平均每人每年的碳排量为10253公斤。“根与芽”还肯定了这家公司使用电子办公系统、为员工配备微波炉和电冰箱等做法，同时提出了垃圾分类处理、双面双页省墨打印、厕所安装干手机等建议。　　专家们还为员工们举办了一场小规模的知识讲座，志愿者们和员工们做起了环保小游戏。 “根与芽”还留给公司一张“环保地图”。高先生一边介绍，一边拿出一堆绿色地图图标，不仅有绿色植物、纸杯、水龙头，还有办公用品回收、双面打印、循环使用。员工们需要做的就是每天把这些图标填入地图中的相应位置。这张绿色地图成为持续的环保培训。　　“节约的观念靠公司制度、靠老板要求，员工很容易产生抵触。同样的话从学生和专家嘴里说出来，大家就认同了。再加上一些喜闻乐见的小游戏，员工们很自然地就能参与进来。”高先生对《商界时尚》的记者说，“‘根与芽’的项目很具有吸引力，不用付出任何资金与人力，只需接受几个志愿者的访谈，就可以完成。同时，企业可以拿到一份适合自己机构的节能环保
意见。更让人信服的是，能用数据直观地体现出来。”　　至于运送过程中产生的巨大的碳排量，高先生对几个邮件交换中心的位置进行了调整。原先六个中心之间都由汽车往返运送邮件，而现在除了浦东、浦西以及城际三个中心之间由汽车穿梭，其余的中心之间也改由自行车运送。　　2009年5月13日，高先生和他的公司接受了“根与芽”的回访。1000平方米的办公区，平均每平方米每月耗电30.5元人民币；45位行政人员，平均每周耗费纸张450张；快递员平均每人每年的碳排量为7464.05公斤。　　更多地使用自行车进行运送后，普通邮件的运送周期平均延长了三个小时，但运费降低了20%，承揽的业务有了30%的增加。更重要的是运输成本下降了85%，公司办公成本同期下降了8%左右，“根与芽”为高先生“节约”出了自企业创办以来最高的年利润。　　绿色改造需要持续改进　　不同于办公室经常遇到的事务性工作，绿色办公室的创建没有可操作性的实施细则。每个办公室都是在寻找自己的“绿色办公室”模式。　　在北京的英国使馆文化处，是一个颇具知名度的“绿色办公室”。专家在评估了这里之后，作出了“几乎无可挑剔”的评价，而且还把这里作为在北京的“绿色办公室”的样板。　　文化处对自己的绿色办公室实施计划刚刚进行了升级，其中包括影响公众都参与到这项工作中。记听说本刊记者要介绍这里的经验，文化处行政经理李红利，也是绿色行动的主要实施者，爽快地接受了采访。在公共接待区，她向记者出示了一张用环保纸印制的名片。然后推开了通往办公区的大门。此前，这里从不向媒体开放。　　一排三个灯槽只装上了两盏节能灯，所有的窗帘都拉开尽量采用自然光；尽管使用的是功率强大的中央空调，但屋内温度并不低，所有的员工即便是外交人员也穿着宽松，有的甚至拖着拖鞋；每个人都使用自己购买的水杯，即便是递给记者的凉白开也是用玻璃杯盛放。所有这些看似简单却不易坚持的行为已成为这里的办公时尚。这一切，都源自于英国文化协会一年多前在全球所有分支机构推广的绿色办公项目。　　“当初，总部就是给我来了这样一个指令，但什么是绿色办公室，怎样改造办公室，并没有讲。这好比领导让你完成一件事情，但并不告诉你怎么办，而且还需要100多人一起来办才行。”李红利告诉《商界时尚》，刚刚接到这项任务时，她满脑子都是迷茫。　　好在办事处的负责人，文化参赞白琼娜女士是绿色办公室的积极推动者。在她的鼓励下，全办事处150人按照平时业务的分工成立了六个“绿色小组”，每个月分别提出对绿色办公室的建议。回收电池、少用传真机和打印机、把单面复印纸装订成会议记录本等看似微不足道的建议汇总到李红利这里。　　绿色办公室就是这样一点一点改造来的。为了鼓励大家都参与到环保中来，一个月中的优秀小组或优秀个人都会被评为“绿色大使”，并受到白琼娜的当面嘉奖——一个水杯大小的盆栽。“绿色大使”的喜悦绝不亚于少先队员们得到了“小红花”。　　当然并非所有的好建议都能实施。比如，有同事建议建立中水和饮用水分离制度，但这项举措的实施有赖于整个城市供水体制的改造。有同事建议，在全办公室现有电路的基础上再加装一个总开关，这样最后一个离开办公室的员工能确保全办公区断电；还有同事建议办公室加装隔热墙壁，以减少空调的使用量，但这些工程会影响到正常的办公，工程本身也会造成浪费。这些建议当初都得到了同事们的首肯，但最终只能束之高阁。　　除了要组织小组长们对每项节能措施进行评估，李红利还要对每项措施的实施效果进行跟踪。她的办公桌上有一本节能的台账本，这个账本详细记录了每个措施的效果。去年7月相比前年同期，用电量下降27%，用纸量下降18%。然而，用水量却有了3%的增长。原来办事处曾在洗手间加装过自动感应的水龙头，以减少每次的出水量。但因为预设的出水量无法满足各种需求，多次排水反而造成了更大的浪费。这套系统在两个月后就卸下来了。　　为了持续地降低办公室的能源消耗，李红利和她的同事们像福尔摩斯一样不断地寻找身边浪费的死角，想出各种办法来改进，周而复始。比如尽量使用MSN和E-mail传送文件，少使用快递；多使用钢笔少使用圆珠笔；公务用车尽量安排小排量汽车等等。因为飞机飞行会产生巨量的碳排放，公司员工全年飞机出行的总里程也在控制中。　　一年多下来，同事们都感到了黔驴技穷，台账本上办公室能耗数据也停止了持续下滑的势头。为了找出新点子，李红利甚至找来了《绿色饭店标准》和ISO14000标准，希望能从中获得启发。　　“因为这项工作，我的工作量显然增加了不少。为了不浪费单位的用电，我经常还要把这些工作带回家中。但我们还是很有成就感。我们的很多做法得到了总部的认可，并在全球的其他办公室推广，这对于整个办事处来说都是不小的荣誉。”李红利告诉记者，“绿色环保的观念已经不只是办公室内部的事情了。同事们在家里、在上班的路上，也会注意节能降耗。”北京市政府提出号召“每周少开一天车”，她的同事做到了百分之百响应；后来北京交通实行“限行”，他们很多人就“每周再少开一天”。