纸面功夫30%、素材收集30%、软件制作20%,今天这篇是阿里巴巴的资深交互设计师@Heidixie 在内部分享的干货,重在帮你摆脱工具,直击PPT「沟通传达」的本质。
新年除了做工作规划,还做了一些个人2016年学习和提升计划,其中,“聚焦”又是工作中项目的关键词,也是个人提升这块的关键词。
所谓厚积而薄发,在我理解,反而是之前要做大量的积累(所谓厚积),而之后更多的是垂直向下深挖打透,在这个基础上,才能够薄发一些可给别人以启迪的东西。
那么我的2016,想要聚焦于【可视化】话题,以及#狗狗行为心理学#,一个是工作必需加上个人爱好,一个是生活所需加上个人兴趣。所以,也请大家监督我的“聚焦”,可视化沟通是个我关注许久,涉猎些许,略有沉淀,也不断实践和反思的话题,我个人因为可视化沟通而受益良多,我也希望能够通过我的不断的分享,帮助你们体验到可视化那一刻的成就感。
有关开篇的《可视化沟通要诀篇》才写了一半,不过本周先来一篇更接地气的,是来自上周周会上小伙伴们抛给我的快速分享题目:你是怎么快速搞定一份看起来还不错的PPT的?
命题定义
一. 确实是快速
比如,和周边人对比,看起来速度是别人的三分之一或更少,比如一天搞定业务规划PPT。
二. 质量还不错(我在命题里添加的要素)
别人认为还不错:观感思路清晰,视觉美观大方,可做为模版传播,或讲完后,经常有人来索要说要学习观照。
我自己认为也不错,比如我个人非常强调内容的逻辑性,而不是分页视图(每一页看似不错,但是整体没思路),我个人非常不喜欢形式大于内容,比如是否充满了大量无意义的装饰。我个人非常强调PPT的适用性,也就是面向不同的用户的不同的组装
要符合以上前提下,我们来讲讲所谓的“如何提速”,希望对你有所帮助。
我的经验
先看一张图,这是大多数情况下我的PPT创作套路,可能大部分看到的是中间短短的1~2天。
比如,在去年7月份的时候,接到要做两个课件的任务,和我在做的项目有关系,是要做,但是当时一周工作已经排满,且内心有点小抵触(彼时,各种文档已经让我写疯了)。
所以,当发现截止日期是下周二后,我就基本按兵不动。到了本周四,我开始有点压力了,因为我不想把周末两天耗到写PPT上。所以就定了2个小时的大块时间,拿了几张白纸和即时贴,关到一个会议室,密集进行头脑风暴,把围绕目标的各种我能想到的内容、结构的可能性都抛出来,贴到纸面上,然后,进行结构化梳理。当我走出会议室的时候,即便还有一定的不解之处,但是已经没有那么紧张了。
周五,碎片时间开始找素材,搜素材。
周六一天,去公司没人的地方加个班,一天搞出以下两套完整课件。
之后发出来,我的主管还不可思议,因为在上周,她基本上没看我把时间花到这个课件上,好像一下子就变出来了。所以她还忍不住回复邮件说:“我不得不说,这么短的时间,这个课件制作得实在太强悍了!!”。
我内心只有“呵呵”二字。因为只有我知道,这绝对不可能在1天搞定,只是说:80%的功夫在纸面,20%的功夫在工具。
具体指南
阶段一. 纸面功夫( 在整个周期里,大概占比30%)
要点:
(方向)确认演示文档的目标和受众
(发散)可能性探索
(收拢)结构化梳理
(舞台)分页设计
再三强调:关上电脑关上电脑关上电脑。但是,事无绝对,你也可以尝试在开始第2点前,使用和你的主题有关的关键词在网络上进行一些“漫游”,检索,快速阅读,以便于稍后你关上电脑时,脑子已经被激活了很多可能性。但是基本上这几点,都和软件没啥关系。
第1点:毋庸置疑是最关键,有时也会被忽略的,其实这个问题只能时常提醒自己,比如做一份文档前,提醒自己看看以下矩阵图。
第2点,为多谋。
一定先不要迅速制作,而是进行头脑风暴,把各种和这个主题相关的内容,进行一个探索。做这一点时,我会习惯性,用白纸和即时贴、笔三个工具,加一段没人打扰的时间(最少2个小时),把即时通讯工具签名设置成“勿扰”或直接下线,然后告诉你的同事你要闭关一会。然后,把你的主题写到一张白纸上,把你能想到的内容,先不管它们的关系是否重合,是否有层次,或者是否合适,这些“内容”有的是问题、有的是答案,有的只是素材,都无妨,都写到即时贴上,然后贴到白纸上。
之所以用即时贴,是因为方便,可以随时变换位置,如果直接写到白纸上,则调整起来很麻烦了。
尽量不要放过任何一个突然出现的“灵感”,除非你就是想做一份寻常的毫无新意的PPT,否则给自己的探索时间尽量多一些。
然后第3点,则是善断。
发散到一定地步,该收收了。对已有的可能性进行分类、整理,这里包含了合并同类项,去除一些无关紧要的,或者建立逻辑层次关系。之后,形成了一个较为完成的呈现结构的框架了。
从第2点到第3点,体现在纸面上就是一个从无关系发散到有体系梳理的过程。
第4点,很奇怪是不?为软件还对思考有负面的作用,做演示的软件PPT或者Keynote,都是帮你分隔好了有相同地位的一页一页的,而人的思考是连续的,是有逻辑的,每一个页面的地位并一样的,有的是引导页,在汇报时它只是快速掠过,有的页面只是中场互动休息,前提是为下一页的内容做好铺垫。如果你没有一个已经成体系的思路,直接打开PPT去做的话,你的思路也会被打断掉,尤其是又耽于细节,在一个单页上花费太多心思后。所以,试着在一张A4的纸上,画上PPT的格子,一页可以做6格,然后每一格,当成一个演示页面,标明你的主题,甚至勾勒出内容框架。
我之前买过MUJI的一个笔记本,但是后来断货后,就直接打印到A4的白纸上一些格子,也是非常好用。
阶段二. 素材搜集和准备( 在整个周期里,大概占比30%)
要点:
搜集可能用到的素材
素材的优化设计
这个阶段,可以用大量的碎片化时间完成,因为即使被打断也影响不了大局。
此阶段提效的关键之一在于阶段一的限定,使我们不必盲目地去打捞素材而是更加针对寻找。
阶段提效的关键之二在于你平时是否善于搜集、整理常用的配图、故事、数据,如果是,恭喜你,你可以大大减少重复性劳动。而我在这个环节也是比较高效的,如果你看过《高效的信息搜集及整理术》那篇文章后。