经济衰退加重IT部门的任务

CIO们的挑战　　当面临金融危机，企业不得不决定关闭工厂、裁减员工或进行其他方面的成本削减时，IT部门必须挺身而出，为企业排忧解难。　　沈建苗 编译　　经济衰退让那些曾经埋头苦干的公司痛苦不堪。美国弗里特伍德产业公司(Fleetwood Enterprises)最近就焦头烂额，公司的度假活动屋和组合式房屋根本就卖不动了。2006年弗里特伍德产业公司的销售额是24亿美元，现在已经暴跌32%，公司一路亏损下来竟高达1.19亿美元。　　从2008年夏天开始，弗里特伍德产业公司就已经缩减了自己的产量，但是效果并不明显，于是它现在力求大幅削减成本。　　弗里特伍德产业公司在2009年2月份申请破产法保护之前，就已计划关掉自己设在美国和墨西哥的27家工厂当中的9家，裁掉5700名员工当中的760人，公司希望这样每年能节省4000万美元的成本。　　综观整个美国，许多愁容满面的公司主管都在发布类似弗里特伍德产业公司的消息，例如办事机构合并、工厂关闭、员工削减等等，这么做的目的就是要节省资金。　　然而，人们低估了这种通过裁员来减少成本的工作的艰巨性。不是说公司新闻稿和解雇通知书下发后，就可以马上源源不断地节省费用了。要获得持久的效果可能需要长达几个月时间的工作，其中IT人员要付出大量的劳动。因为有很多繁杂的事务需要IT人员来处理，例如要禁止离职员工再访问公司网络、重新部署电脑设备等工作。　　Steve Phillips是电子产品经销商安富利公司(Avnet)的CIO，这家公司通过裁员希望将成本削减1.5亿美元。Phillips说： “工厂关闭后，IT部门常常要为还存在的公司办事机构设置新的系统，比如构建一个更大容量的数据网络，以处理过去是由那些已经关闭了的工厂处理的事务。”　　但那些在2000年曾经捱过上一次经济衰退的IT主管们表示，眼下这次经济衰退非同寻常，带来了诸多新的挑战。　　洛克韦尔自动化公司于2008年9月裁掉了21600名员工当中的600人，如今把成本削减了2.4亿美元。公司计划从今年10月份开始再把成本削减5000万美元到1亿美元。公司的CIO Mike Jackson表示，如今，智能电话和U盘比比皆是——很难跟踪
它们的下落，往往它们又可能装有敏感的企业数据。　　此外，《萨班斯-奥克斯利法案》也带来了一些新的头痛问题。比如在弗里特伍德产业公司，由于其他部门致力于整合剩余员工的工作负荷，IT部门必须留意新的工作说明和业务流程是否违反了《萨班斯-奥克斯利法案》在职责分离方面的规定。　　专业服务公司Harvey Nash的技术解决方案副总裁Anna Frazzetto表示，公司关闭分支机构、裁减员工时，IT技术部门绝不能成为实现节省数百万美元承诺的障碍。　　弗里特伍德产业公司IT副总裁Larry Smith提醒同行： 应当明确裁员所涉及IT工作的范围。企业高层管理班子如今比过去更要求用更少的人处理更多的事，这包括IT部门本身。在IT部门，预算已被冻结或被缩减，裁员减少了处理“潮水般涌来的工作”的人手，而整个公司开展削减成本的计划所带来的工作量却只会骤然加大。　　收拾电脑拆除线缆　　虽然聪明的IT主管们知道关闭工厂、裁员并不是那么简单，但只有实际体会过这个过程的主管才知道其中的复杂性和微妙性。CIO应当把实际情况怎么样告诉CEO及同事们。　　年收入30亿美元的Arch 是美国最大的煤炭开采企业之一，它为全美国的电力企业供应燃料。为了一心经营产能最高的煤矿，Arch如今只能出售一部分煤矿的产权，或者干脆剥离一部分资产。2007年年中，Arch就把位于西弗吉尼亚州偏僻地区的一座煤矿以4000万美元的价格卖给了阿尔法自然资源公司(Alpha Natural Resources)。　　Arch公司CIO Michael Abbene将公司IT部门的一名人员(连同本地支持承包商的三名人员)，从位于圣路易的Arch总部派到西弗吉尼亚州，负责把Arch原来在此地的1台服务器和50台个人电脑与Arch企业网络断开。其中19台个人电脑随同Arch的员工转移到了新的工作岗位，剩下31台电脑作为交易的一部分移交给了买家。　　这31台机器上的所有数据，在删除之前转移到了网络共享驱动器，然后备份到USB驱动器上。按照Arch律师的指示，某些地质信息拷贝到了另一个便携式USB驱动器上，交给阿尔法自然资源公司。工作小组为留下来的所有个人电脑重新设置了管理员密码。Arch还派了一个工作人员到这座煤矿，负责检查及收拾Arch公司需要保留的纸质文档。由于阿尔法公司技术能力不强，最终，Arch为阿尔法公司提供IT服务，比如站点到站点的VPN功能，帮助阿尔法公司构建了自己的系统。“对方构建了一整套与我们原来拥有的基础架构几乎如出一辙的架构。”Abbene说。　　Abbene认为，出售生产设施时，每家公司的CIO应当认真考虑交易给IT带来的影响(从设备和数据处置到最后期限)，之后才可以碰任何系统。而且，CIO应当派一名项目经理来负责安排工作。　　Arch每一次关闭或转让煤矿时，都会成立了一个小组，成员可能包括煤矿管理、IT、人力资源、会计、财务、工资管理、市场营销、运营或采购等方面的人员。Abbene说： “每次关闭或转让的情况都不一样，IT部门必须明白公司想干什么。”　　和Arch转让煤矿的案例不同，弗里特伍德产业公司关闭设在佐治亚州威拉库奇的工厂时，IT部门就得拆除基础架构。今年2月，Smith的两名IT人员在佐治亚州的工厂花了一个星期时间，把100台电脑装入箱子、拆除线缆，翻查天花板和布线柜、收集路由器及其他几个网络设备。　　Smith尽量减少收拾残局的IT小组的人员数量，以便不影响总部的日常IT工作。如果遇到需要尽快完成的重大任务，他有时会让外包企业来帮忙。拆除线缆时更是如此，因为这项工作难度大、又费时。他说： “这涉及大量纯粹的体力活。”　　Smith还会对个人电脑和笔记本电脑进行评估，看看能不能重复利用或回收。如果机器配有足够新的处理器，又能装上至少2GB内存，弗里特伍德产业公司就会对机器升级，并利用许可软件对机器重新制作镜像，然后重新分配给在其他工厂一直使用旧系统的员工。　　不过，有时关闭工厂也不是那么简单。比方说，弗里特伍德产业公司在得克萨斯州韦科的一家工厂已停止生产活动房屋，但是几名服务和销售人员仍留在厂里。整个工厂的关闭可能分阶段进行，比如先把产量减少到50%，然后减少到10%或更少，以便用完剩余的原材料。与此同时，Smith的IT部门必须知道员工会在什么时候离开工厂，然后停止其访问权限、维护整个系统。“IT部门还得搞清楚任何网络设备是不是多余并且可以拿掉，还要检查网络设计图，看看防火墙是不是因使用系统的用户减少而需要重新配置。”　　在某些时候，装配线停止运转，那些蓝领工人被解雇了。但行政管理人员会继续工作，只是搬到了另一个办事处。这种情况下，为剩下的这个办事处提供服务的数据网络可能需要更大容量的线路，以处理调过来的人员生成的额外事务。　　Smith说： “这听上去很简单，但我们需要竭力解决的一大问题是，管理层在对工厂做什么？精简员工队伍还是关闭工厂、还是出售？如果出售，所卖的是什么资产？有没有服务团队或销售团队仍留在那里工作？”他表示，准确的信息来自良好的关系。IT经理和项目经理应该多找生产部门的同事谈谈——每周至少数次，以便了解实际时间表与计划时间表。　　员工走人但数据留下　　洛克韦尔公司的CIO Jackson表示，如今技术触及的方面比前几年要多得多，以至于在精简时期理清(就算不是系统性地理清)所有技术让IT部门不堪重负。[page]　　裁员时，最棘手的工作就是取消被裁同事的访问权限。必须禁止他们访问公司网络和本地应用程序，还要收集、清理及重新部署他们使用的计算设备。不但被裁员工情绪冲动，而且如果公司处理不当，潜在的法律后果也很严重。如今智能电话和U盘非常流行，任何人可以把32GB的数据装到“黑莓”手机的存储卡上。收拾桌面系统时，这些设备也很容易与员工的私人物品一同塞入到口袋中，这样公司的专有信息就岌岌可危了。要是收回数据和设备的一套做法有误，公司就有可能面临法律问题。　　Fish &Richardson律师事务所的律师Stephen Fox熟谙劳动用工法，他最近起诉了客户的一名前主管，他离开了这家公司后马上就上任竞争对手的类似岗位。Fox的客户声称，要是不使用属于它的商业机密信息，这名主管就没法开展新工作。　　原来，这名主管走人后，不能再访问原公司的网络，但IT部门忘了禁止电子邮件程序把发给他的邮件转到属于他个人设备的“黑莓”手机。Fox认为，必须迅速、全面地关闭访问公司数据的所有渠道。如果企业要出庭作证、证明自己确实采取了措施来保护机密，那么未禁用账户或忘了采取某一步很容易让企业自己显得被动。　　Jackson表示，洛克韦尔公司对手机定有严格政策。他只发放归公司所有的“黑莓”手机，密切跟踪谁有这种手机。公司数据不得存储在私人手机上。至于便携式驱动器，IT部门和法务部设法向员工告知什么东西可以下载到上面。为了解决移动U盘问题，人力资源部门对离职员工制定了书面规定： 企业数据不得带离公司。　　去年秋天洛克韦尔公司解雇大约600人时，IT部门设立了一个指挥中心，以确保数据不被外泄。Jackson表示，人力资源部门与IT部门进行协调，在经理发布解雇消息后的第一时间内禁用离职员工的网络访问权。针对被解雇的每位员工，IT部门核对来自三个资产管理系统的报告，确信归公司所有的所有手机、便携式电脑及其他设备都还给了公司。他表示，如果公司只用一个资产管理套件，管理起来也许会更顺畅。　　Frazzetto表示，资产管理系统对确保IT部门在收集应有的每项资产很重要。她认为，设备本身价值有限，但里面的资料可能要值钱得多。　　在Arch公司，从事重要岗位的离职员工的账户不会立即被删除。事实上，当经理与该员工坐下来，告诉对方被公司解雇时，IT部门会更改他的系统密码。Abbene表示，这样一来，电子邮件不会退回到发件人，这样经理以后可以对收到的邮件进行分类; 需要的话，指派被裁员工的同事跟进工作。监管员(通常是离职员工的经理或人力资源部门的人员)负责监管被认为从事“敏感”岗位的个人如何进行收拾，帮助确保他们离开时没有带走便携式驱动器。Abbene手下的一名员工专门与人力资源部门进行员工解雇方面的合作，他说： “大多数时候，员工比我更早从人力资源获得消息。” 安富利公司的CIO Phillips认为，谨慎行事很重要，IT部门在取消离职员工的用户访问权限时，应当别让其他员工知道此事。这种工作的最后期限很紧迫，以便最大限度地减小干扰。“从公司和人性化的角度来看，最好是速战速决。”　　绝不允许数据外泄　　由于裁员关厂，弗里特伍德产业公司的IT部门为此忙得团团转，什么都要干，关闭工厂、整合办事处、把少数员工移到新地方，还要解雇在两个国家的数百名蓝领和白领员工。　　为了应付这些事，弗里特伍德公司IT部门把每个事件当成一个独立的项目，用甲骨文公司的Siebel客户关系管理软件发出服务请求。每个事件模板都有Smith认为很重要的六大类： 总体时间表、网络硬件、个人电脑硬件、应用程序、安全和《萨班斯-奥克斯利法案》分析。他每周都会给业务部门经理发去每个项目的报告，包括每个类别已完成工作的百分比。　　Smith强调，《萨班斯-奥克斯利法案》让他颇为头痛。人员被精简，留下来的员工被分派更多的任务，有时这样做很危险。例如，应付账款部门的文员可能接手设立供应商账户的任务，过去这项工作由其同事处理，但一人身兼两职违反了职责分离规定。法律规定，一个人不得全面控制业务流程。　　在弗里特伍德产业公司，由于其他经理可能更加专注于整合工作，因此IT部门留意这些风险。Smith说： “我告诉从程序设计员到业务分析员的所有下属，要提防控制方面的问题。如果你看到某个问题，就要及时汇报。”　　在弗里特伍德产业公司，一旦人员被更换、工作得到明确，Swith或另外的IT人员就会详细讨论相关的流程和系统，看看有没有异常问题出现。如果出现异常，有时略微调整技术就能解决问题——可能是改变一下事务的运行次序。如果这一招不管用，IT部门就会将问题反映给业务部门，想想如何改动流程。　　Jackson在洛克韦尔公司的部门利用微软Project和Excel跟踪整合工作，记录谁在什么时候完成了每一步： 收集硬件、卸载软件、清除驱动器，以及重新部署、出售或回收机器。他说： “从事这类工作的人与我们派去负责并购的人往往是同一些人，只是他们的工作正好倒过来。”　　为形势好转做准备　　如果精简工作按计划顺利进行，就能切实节省成本。安富利公司在去年秋天裁员后，多出了不少还能用一段时间的个人电脑和笔记本电脑。Phillips说： “这样我们2009年第一季度的个人电脑开支就可以大幅减少。”　　弗里特伍德产业公司在危机之前，每年用于更新个人电脑的开支通常大约为100万美元。Smith表示，由于工厂关闭和人员裁减腾出了不少电脑，该公司在今后三年的更新开支只有这个数额的“一小部分”。　　另外，Smith期望把一个关键的生产系统从原来的VMS软件平台更换成甲骨文公司的JDEdwards和Siebel平台。他说：“进行重大更换的最佳时机其实是经济衰退时期，这时候什么生意都很清淡。所以成本比较低，要更换系统的工厂也比较少。”　　不过，即使IT部门的精简工作做得无懈可击，也切实节省了预计的成本，但这可能还不够。　　不过，Smith依然显得很乐观。他说： “我的整个事业生涯都是在制造公司度过的，前后长达35年。我之前经历过几次严重的经济衰退。作为IT人员一定要保持乐观、专注。这时可以证明自己确实有没有能力来应对挑战。只要你没有掉入经济衰退这个黑洞，就能学到很多东西。”