当要在Word 2007中使用其他程序中的数据时，有两种选择：链接或嵌入。事实上，尽管使用的术语不同，但是含义是相似的。例如，将图片插入到Word2007文档中时可以使用这些选项。定位到图片后，利用“插入”按钮的下拉箭头从“插入”、“链接到文件”和“插入和链接”中进行选择。“链接”的意思很明显，通过它插入的内容仍然以某种方式与原来的应用程序或文件相连。“插入”可能不够明确，可称为嵌入，“插入和链接”则指同时进行链接和嵌入。这种同步与边走边嚼口香糖不太一样。
链接对象时，就是将对象的位置存储在Word2007中。以后，在自己或其他人选择“查看”对象时，Word2007会检查文件系统，确定哪个程序“具有”这种文件。然后使用此程序打开文件。对于某些对象，特别是其他Office程序多具有的对象，Word2007可以正确显示对象的内容，将它作为Word2007文档的一部分。对于其他对象，则打开程序，并在具有对象的程序中打开对象。
对于图片，是嵌入它还是链接它由大小、维护/更新和可用性等因素决定。如果不考虑其他因素，嵌入对象后得到的文件会比链接对象的文件大。这会为发送电子邮件、在小型可移动媒体上传送Word2007文档带来困难，设置对存储文档都有影响。但是，假定这些都可以克服（而且这些问题越来越少，使得存储成本下降，高速Internet的可访问性增加），则嵌入能确保在需要时给出对象的数据。
相反，仅链接的对象只有在给出原始对象，并且原始对象未被重命名时才可用。而且，此对象所在的位置必需与创建包含它的文件的位置一致。例如，如果对象起初与包含它的文件在同一文件夹中，位置就没什么问题。但是，如果对象起初在名为“OfficeBa的媒体”的文件夹中，而此时在名为“Office的媒体”的文件夹中，则链接项将不会正确显示。
另一方面，如果原始源的内容发生更改，但名称和所在文件夹没有变，则到它的链接将反应此更改，在链接更新时，正确显示旧源的新内容。
例如，假设你向与同时共享一些图片，而且图片包含在联机库中，同时你对此库和其他的项目做了更改，还增加了图片本身。这是典型的“正在进行的工作”。如果在发送的文档中嵌入图片本身，则收件人会在打开文档时收到你发送的图片。
但是，如果同时进行修改，收件人不会受到什么影响——他们收到的仍然是原始发送内容。如果是链接库，而且收件人可以访问存储库的位置，则他们就可以查看图片，同时也能看到其他更改。
图标与内容
在将对象插入到当前文件中时，可以选择显示内容或仅显示图标。如果选择“显示为图标”，对象将仍然具有某些功能——可以通过双击它来打开所有者应用程序，但不能查看Word2007文档中的内容。
该选项在Word2007无法正确显示Word2007窗口中的内容时是有意义的。可以使用图标功能告诉文档用户双击对象时将发生的事情。
我们可以不接受默认图标，而是选择“更改图标”，如图所示。单击“浏览”按钮定位到默认所有者应用程序所驻留的位置，通常可以选择存储在特定的.exe文件中的图标。寻找需要的图标后单击“确定”按钮，再回到“对象”对话框后，进行其他选择后单击“确定”按钮。