信息化项目如雨后春笋般在企业中遍地开花。为了让这些">信息化管理软件在企业中开发结果，CIO必须做一项工作，即制定合适的物料编码。物料编码对于信息化系统来说，就好像一个人的身份证号码一样的重要。其唯一的代表了某一项物料。不过据笔者所知，不少CIO在制定物料编码的时候，仍然会犯一些基本性的错误。或者说，存在一些不合理的地方。
一、编码中有大小写字符。
有不少的CIO有程序员的背景，所以会把程序代码中的那一套搬到物料编码中。在编写程序代码的时候，为了提高代码的可读性，会对某些特殊的字符，如关键字等等待用大写的形式与普通字符进行区别。这在代码阅读的时候，确实可以提高代码的可读性。但是，如果把这套用到物料编码中，是否可行呢?如现在有一个成品物料编码Pfen-001。其中第一个字符表示成品大类;第二位到第5位表示小类;横杆为分隔符;后面三位为流水码。CIO在制定编码原则的时候，把第一位设置为大小，其他字母为小写。这么做可以吗?
可以是可以的，但是不合理。因为在数据库保存时，字符是区分大小写的。一方面，用户在输入的时候，必须严格区分大小写。而对于普通的用户，很难做到这一点。毕竟他们不是老是在跟这个打交道，故在输入的时候，很容易输错，即没有设置为大写。其次，大小写字母在排序的时候也是不同的。如果有用户在输入数据的时候，有少数几个没有改为大写，他们在排序的时候，很很难把同一类产品集中在一起;或者按首字母导出数据的时候，就可能会漏掉;在进行数据汇总的时候，也会分成好几项内容。在查询的时候，要转换大小写也是非常麻烦的一件事情。故笔者认为编程的那一套在物料编码中是行不通的。
个人以为，在定义物料编码原则的时候，要统一大小写。而不要在同一个物料代码中，即有大写又有小写。这无论在输入还是在查询、统计的时候，都不会很方便。违反了物料编码规则便利性的原则。
二、利用汉字作为物料编码。
笔者以前在考察一些企业的信息化管理系统中，发现有些CIO在定义物料编码的时候，喜欢把中文字加进去。如有一家销售办公用品的企业，他们的编码规则如下：铅笔B4-001。这个编码虽然看起来比较直观，但是实际用起来会非常的不舒服。
首先汉字输入的速度要比字符慢的多。无论在系统中定义物料时输入编码，还是在查询时输入编码，速度都会比较慢。特别是对于企业的一些老员工，他们以前可能达半辈子都没接触过电脑，让他们利用电脑打汉字还有一定的困难。直接输入英文字母还可以，让他们打汉字可能就会要他们的老命了。所以，在物料编码加入汉字不但会降低信息输入的效率，而且还可能会导致一些不会打字员工的反感。给信息化项目的部署凭空添不小的阻力。
其次，汉字输入错误的几率会比较高。在输入信息的时候，英文字母输入的准确率要比汉字要高的多。如果企业员工在输入数据物料编码的时候，不小心把“铅笔”写成了“钱币”，那么其他部门的员工就无法在系统中找到这个数据。这家办公用户企业，有专门的信息员去定时整理信息。每个月都会发现一些因为汉字输入错误而造成的编码问题。所以，对于在编码中包含汉字的做法，笔者是反对的。
第三，汉字与字母组合的编码方式，笔者觉得有待商榷。因为输入汉字本身就麻烦，还让员工在输入汉字后再转换为字母格式输入英文字母，都对大部分企业员工来说会很麻烦。笔者认为，在输入编码的时候，应该尽量让员工编码中英文转换。若真的要使用中文来进行编码，那么就最好采用纯中文，而不要再在编码中加入英文字符。这会增加员工物料编码输入的难度。
三、纯流水号使得编码难以理解。
有些企业在物料编码的时候，喜欢采用流水号，如让系统自动根据物料输入的顺序输入流水号。笔者认为这个做法是非常不合适的。因为光凭流水号用户很难跟物料进行对应起来。如果想凭着几个没有实际含义的数字去找某一个物料，没有多少人可以做到。记得笔者刚开始接触信息化系统的时候，也是流水号来对物料进行编码。那时还只是一个物料信息系统。在系统中，所有的物料都是系统自动编码。这虽然可以省去编码的麻烦，但是也会出现许多不利的情况。如建立物料信息的员工，由于并不能够记住所有的品号。故当他们找不到他们所需要的内容(实际上系统中已经存在)，他又会重新建立一个品号。此时，就会物料就会发生重复。还有在平时物料查询的时候，大家基本上通过物料名称来进行查询。因为根据物料编码根本无法查。只有一些老员工才能够记得这些编码的含义。所以此时物料编码已经失去了其存在的部分意义。
故在后来的工作中，笔者是极力排斥全流水号的编码。这不容易记忆，也不容易查询。
对于这个物料编码原则，从便利性、准确性、唯一性等角度出发，笔者有如下几个切实可行的建议。希望能够帮助大家提高物料编码原则的质量。
1、在系统中自动实现大小写转换。笔者在上面的内容中谈到过对于物料编码，大小写要统一。但是，在实际工作中，不少用户由于不熟悉大小写的切换，所以在系统中输入物料编码的时候，难免会把大写字母写成小写字母;或者把小写字母写成大写字母。为了避免这种一时疏忽的情况，最好在系统中进行相关的控制。如通过字符掩码来强制规定，必须输入大写的字符;或者在保存的时候，自动把小写字符转换为大写字母在数据库中保存。这些不起眼的措施，可以提高系统中物料编码的准确性。
2、可以利用某些措施来提高物料编码的准确性。如在某些系统中，可以实现自动编码。即用户只需要选择某个物料的大中小类，然后系统就会自动根据预先定义的规则，产生相应的代码。后面的流水号系统也会随着系统物料的数量而自动增加。如此的话，物料编码的输入就有系统来完成。用户只需要把编码规则定义好，并完成系统的初始化工作。这种方式就可以避免人工输入编码时可能会发生的问题。另外，通过掩码也可以提高编码的准确性。如编码规则中规定，物料编码的长度为十位。其中前6位为大写英文字母，第7位为横杆分隔符;第8位到第10位为数字。此时，就可以通过掩码来控制这些规则。当在英文字符的地方不小心员工输入数字，则系统就会报出错信息。
3、最好在物料编码中包含物料的分类信息。虽然应该让物料编码变得简洁，不应用饱含物料的所有信息。但是，当企业物料比较多的时候，最好能够在物料编码中体现一定的分类信息。如企业在物料的实际管理中，可能会把原材料或者成品分为大小类等等。那么在物料编码中可以不体现产品的规格名称等信息，但是需要体现原材料的大小类信息。如此的话，不仅可以通过系统的预定义过程实现自动编码，而且在原材料查询、统计的时候都会非常的方便。如现在员工需要某个大类产品的信息，则只需要在查询的时候输入大类的编码即可。而且，包含物料大小类信息的编码，也比较容易记忆。即使企业有新员工的加入，他们可能不用一个小时就能够理解大部分物料编码的含义。让他们看着以前员工定义的物料编码，他们也可以说出这个物料大概是什么内容。所以，在物料编码中包含大小类信息，能够提高物料编码的可读性，并且更容易让新员工接受。
4、要有一定的扩展性。如现在有个物料编码规则如下：大类(两个大小英文字母)小类(四个英文字母)分隔符(英文状体下的横杆)流水号(两位数字)。这个物料编码规则是比较理想的。但是，其是否符合扩展性的要求呢?这就要根据企业的实际情况来进行判断了。根据这个编码规则，其流水号只有两位数字，也就是说，其小类产品最多只能够包含99个产品(一般情况下00不会用作编码)。此时，如果企业的物料比较少，预计将来产品小类不会超过100个，那么这种编码是合适的。但是，如果企业物料比较复杂，每个小类的产品很可能超过100个时，则这个编码方案就不符合企业的需求了。企业需要增加流水码的长度。或者增加一个中类，即把产品分为大中小类，以包含更多的物料信息。如果等到物料编码不能够容纳产品信息时，再去调整物料编码规则，那将是工作量非常大的事情。