由于信息技术和办公业务需求的发展，北京大学原有的办公系统已经不能满足时代需要，急需开发新一代的、以信息/知识共享和协同工作为核心的办公系统。
需求分析
北京大学办公系统建设的基本原则是，采用先进且成熟的技术，建成覆盖全校行政管理要求的、可定制、可扩展、易维护管理的办公系统，促进行政管理水平的提高。系统要特别突出以下几点：
用户要覆盖全校行政管理人员，包括学校和基层单位；系统可升级、可配置、可组装，以便快速适应变革时代需求变化；强大的内容管理能力，支持文档、资料的采集、分类/编目、存储管理、检索和网站发布；集成成熟软件产品，为广大师生提供个人化办公环境；根据需要，将其它信息管理系统与办公自动化系统集成到桌面。
解决方案
针对北京大学的实际需求，我们以方正政通办公应用平台为基础，构建了北京大学网上办公系统。系统包含信息采集、信息发布、内容管理、公文流转、会议管理、日程管理、个人办公、自定义管理功能、校园热线和系统管理等模块。系统的工作流可定制、信息/元数据可定制、用户界面可定制，可扩展新的应用模块。
系统主要模块
应用管理系统
应用管理系统是给系统管理员使用的系统。系统管理员通过应用管理系统完成办公应用系统的界面定制、数据/信息定制、业务流程定制、流程监控、用户/用户组/角色管理、系统参数配置、业务基础信息管理、应用管理模块配置等。
信息发布子系统
多站点、多栏目信息发布，实现向内、向外发布各种公共信息，包括校办和系级办公室的信息、规章制度等。
信息采集子系统
支持XML公文格式；公文模版定义，可以使用已有公文格式和属性定义公文模板，也可以自定义新公文格式和属性；可使用现有Office文档；支持网上信息收集；支持多媒体。
内容管理子系统
统一管理各种多媒体信息，支持分布式存储；支持分级内容管理；灵活的信息分类、编目方式；灵活的信息检索方式，包括全文检索、多媒体数据检索等；访问权限控制。
公文流转子系统
可以完成校内各类文件、简报、信息的收发流程的管理；包括拟文、发文、收文、办文等功能；公文属性可定制；公文流转流程可定制；公文流转用户界面可定制。
档案管理
与档案管理系统连接。已处理完成的文档均要归档至档案库，形成电子文档，由专门的管理员进行相关操作。主要包括存档管理、借阅管理，档案管理符合国家档案管理的相关规定。
公文加密公文加密存储；公文加密传输。
会议管理
实现学校和基层单位会议计划统一安排和管理，提供会议计划，包括人员、时间、场地、会议通知等的管理，还实现会议纪要管理。主要包括：会议计划、会议审批、视频会议管理、会议室管理、会议纪要管理，和日程管理系统无缝连接。会议属性可定制；会议处理流程可定制。
通讯录
支持个人自定义通讯地址库或供大家共享的通讯地址库，存放人员和单位的通讯录，可供发文或传递其他文档资料时用。
日志管理
日志记录了所有用户在办公系统中所做的所有操作。通过日志管理功能，管理员可以浏览或查询日志、删除过期日志等。
统一任务管理/待办事务提醒
对用户的日程和其他待办事宜进行统一管理，及时提醒用户办理有期限要求的事务。
日程管理
个人日程和成组日程的管理，能检查日程冲突，支持日程查询、输出，可以安排周期性日程，和会议管理系统无缝连接，适用于个人日程安排和领导日程安排等。
自定义简单管理系统
通过自定义，实现简单的管理要求，系统自动生成简单的信息录入、查询、统计功能。例如，可以实现名誉教授、办公用品发放、失物招领、派车、网上报修等的管理。
校园热线对学校建设和管理发表意见和建议、反映问题等。
体系结构
北大网上办公系统基于J2EE技术框架，是B/S结构的应用系统，不需要安装客户端，维护简便。
办公应用平台由应用管理系统和办公应用系统两部分组成。
应用管理系统是给系统管理员使用的系统。系统管理员通过应用管理系统完成办公应用系统的界面定制、数据/信息定制、业务流程定制、流程监控、用户/用户组/角色管理、系统参数配置、业务基础信息管理、应用管理模块配置等。
办公应用系统是给办公业务人员使用的系统。办公业务人员通过办公应用系统完成办公业务。
小结
北京大学网上办公系统是基于方正政通办公应用平台构建的办公应用系统。系统是采用J2EE技术框架，是B/S结构的应用。办公系统包含了办公应用的基本模块，同时又具有良好的可定制和可扩展性，所以可以适应业务流程、业务数据/信息、组织结构和角色等的变化。系统具有强大的内容管理功能，实现了大量文档资料（包括数字多媒体资料）的采集、分类、检索、访问权限控制等。信息发布模块实现了多站点、多栏目信息授权发布。北京大学网上办公系统的开通运行，促进了信息/知识共享和协同办公，提高了行政管理效率和行政管理水平。