王晓，浙江某商贸有限公司IT技术主管。平时，单位里无论哪台电脑出问题，他无不轻松搞定。但最近，公司领导考虑要上一套财务管理系统，这下可正捅在不懂财务知识的王晓的软肋上了。正当王晓不知所措的时候，他的好友某管理咨询公司的倪建峰向他伸出了援助之手。作为公司的大牌财务顾问，倪建峰参与过数十个财务管理项目的实施，经验十分丰富。同时还精通所有主流的财务管理系统，甚至包括">ERP系统的财务模块。系统选型，正是他的长项。
针对王晓的疑问，建峰介绍说：财务管理系统和企业的业务领域、财务管理制度紧密相关，尽管目前的主流产品都很成熟、规范，但在具体应用中（尤其是业务复杂多变，管理模式各具特色的中小企业），还是有很大差别的。根据经验，总统归纳起来，大致有8大方面的内容需要重点考察。
首先，要先说说应收应付帐款方面。应收应付帐款是财务管理软件核算的基础，也是最重要的内容之一。因为应收应付帐款的核算关系到企业资金的安全，企业都会根据自己企业的实际情况作出相关的管理制度。因此企业IT负责人应该结合自己企业的财务管理制度，立足与应付帐款管理流程，来进行财务管理软件的选型。
具体来说，如果从应付帐款控制流程出发进行选型，则需向财务系统的考察提出三大要求：
要求一：要能够灵活选择生成应付帐款的依据
不同的企业生成应付帐款的依据是不同的。有些企业是根据企业收货单来生成应付帐款的，有些则是根据增值税发票来生成应付帐款，还有一些确是根据供应商的不同而选择不同的应付帐款生成依据。在财务软件选型过程中，企业IT负责人应该先了解自己企业的财务管理制度，然后去对症下药选择合适的中小企业财务管理软件。
建峰向王晓介绍了他经手的一个案例。有一家客户，他们要求对供应商进行分类管理。对于一些特殊的供应商，直接可以根据收货单来生成应付帐款，而不需要等到增值税发票到了之后再生成应付帐款。但是对于一些平时送发票不怎么及时的供应商，则要求必须根据增值税发票来结账。即增值税发票不到的话，不允许结账。他们希望在财务管理软件中也能够实现类似的控制。大部分的财务管理软件无法根据供应商的性质来进行类似的控制。也就是说，他们要么只能够实现根据收货单来生成应付帐款，要么只能够根据增值税发票来结账。只能二选一，而不能够进行复合控制。如此一来，如果在选型的时候不提出这个要求，那么就意味着企业以后要通过二次开发来实现这个控制。
接下来建峰开始提问王晓，你们企业生成应付帐款的依据是什么？在选型之前，先要根财务工作人员确认这方面的事情。
要求二：应付帐款生成的来源是什么？
建峰继续提问：你们公司应付帐款生成的来源是什么？不同的企业对此也有不同的要求。如果你们公司没有其他配套的管理系统，那么应付帐款的来源主要有两个。一是财务人员手工输入，二是根据仓库管理员的进货明细表进行导入。如果你们采用的是财务人员手工输入的话，那么没什么问题。但是如果需要根据仓库人员的进货明细表导入生成应付帐款的话，那就需要考虑，你的候选供应商所提供的软件能否支持这方面的功能。
建峰解释道：有些财务管理软件有专门的接口，可以把进货明细表导入到财务管理软件，避免员工手工输入应付帐款。只要财务人员根据系统的格式提供标准化的数据，系统就可以根据预先设置的规则（如付款条件、价格等等）自动把进货明细转换为应付帐款。这不仅可以减少财务部门员工手工输入的麻烦，而且还可以提高数据的准确率。为此，现在越来越多的企业在没有其他配套软件的情况下，希望能够根据进货明细表来自动生成应付帐款单。建峰强调说，这是未来财务管理软件发展的趋势。
“如果你们企业需要这个接口的话，那么就要从如下两个方面去判断这个接口的可行性有多大”。一是软件是否提供了标准化的格式。如果软件支持这个转换，那么财务管理系统必须要能够提供一个标准的Excel格式。用户只需要根据这个格式提供相关的内容，那么系统就可以自动导入数据。你就需要判断系统提供的标准化格式是否满足企业的需求。特别是要注意价格方面的内容。通常情况下，财务管理软件中已经有了价格信息，则进货明细中只需要提供供应商、产品编号、数量等因素就可以转换应付帐款单据。但是有些财务管理软件设计的比较薄弱：他们需要在进货明细表中提供价格信息。但是，大家都知道，大多数情况下采购价格对仓库部门来说是保密的，仓库人员并不知道物料的价格信息。此时要让进货明细单中提供物料的单价，就有点不现实了。二是要考察是否设置了一些财务控制措施，以及控制措施的灵活配置能力。如最常见的就是能否根据供应商的付款条件生成准确的应付帐款日期。有些系统确实可以准确地把进货明细表生成应付帐款，但是在转换的过程中无法关联付款条件的因素。也就是说，系统产生的应付帐款条目，其应付日期很可能就是系统当前的日期或者一个固定的日期，无法根据供应商的付款条件来生成合理的应付帐款日期。这也是在选型中需要考察的一个指标。
要求三：应付帐款金额是否包含税？
在采购管理中，应付帐款往往是包含增值税的，但是在财务核算中通常是把增值税跟采购价格分离开来。此时，企业就可能面临一个问题——财务部门可能会把应付帐款等相关信息与采购部门共享。在共享的过程中，如何保持两个部门核算口径的一致呢？这是中小哦企业IT负责人在选型的过程中需要考虑的内容。
王晓也不知道该如何处理这个问题。为此建峰给王晓提了两个针对这种情况的解决方案。
解决方案一：应付帐款核算时应付帐款与增值税分开核算。然后报表把应付帐款金额与增值税金额合并以来交给采购人员，便于采购人员进行核对、追踪。这是企业中用的最多的解决方案。其不仅操作简单，而且也不怎么容易出错。
解决方案二：通过含税价格来实现。在产品价格定义中，设置为含税价格，然后输入包含增值税的价格。当在系统中输入应付帐款的时候，输入的或者从系统中带出的价格信息是含税的价格。然后在生成“会计分录”的时候，系统会自动把价格与增值税进行分离。这个方法也可行，不过其有个缺陷就是在剥离的过程中，由于小数的影响会有一定的误差。这可能需要手工调整。
以上三点就是应付帐款流程对财务管理软件所提出的要求。建峰力荐王晓要按照这三个要求去考察财务管理软件，能够满足这三个要求的系统，在应付帐款上基本不用再进行二次开发了。（IT专家网）